忘年会・新年会 案内メール 5つのポイントと例文
忘年会・新年会の案内
件名：【ご案内】[年号]年度 忘年会のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [役職名] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[名前]です。今年も残すところあとわずかとなりました。
皆様、いかがお過ごしでしょうか。さて、この度、下記の通り[年号]年度の忘年会を開催することになりました。
つきましては、ご多忙中とは存じますが、万障お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。日時：[開催日時]
場所：[会場名]
[会場住所]
[地図アプリへのリンク]
会費：お一人様 [金額]円出欠のご連絡につきましては、誠に恐縮ですが、[期日]までに、本メールにご返信する形でお知らせいただけますでしょうか。
一年の締めくくりとして、皆様と楽しい時間を共有できれば幸いです。
皆様のエントリーを心よりお待ちしております。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
今年も残すところあとわずか。
そろそろ忘年会や新年会の計画を始める時期ですね。
幹事の皆さん、準備は大変ですが、社員みんなが楽しめる素敵な会にしましょう。
この記事では、忘年会・新年会の案内メールの書き方について、基本構成から具体的な例文、注意点までを詳しく解説していきます。
案内メールで参加をスムーズに促し、社内イベントを盛り上げましょう。
まずは、案内メールの基本構成と必須項目から見ていきましょう。
忘年会・新年会案内の基本構成と必須項目
案内メールを作成する上で、まず大切なのは「誰に」「何を」「いつまでに」伝えるかを明確にすることです。
基本構成をしっかり押さえて、参加者にとって分かりやすい案内メールを作成しましょう。
案内メールの必須項目
案内メールには、主に以下の要素を含める必要があります。
1. 件名
一目で内容が分かるように簡潔に記載しましょう。
2. 宛名
社内向けか社外向けかで書き方が異なります。
参加者全員に送る場合は部署名などを記載します。
役職者を送る場合は役職名と氏名を記載します。
3. 挨拶
時候の挨拶や日頃の感謝の言葉を添えましょう。
忘年会であれば、一年を振り返る言葉、新年会であれば新年の抱負などを加えると良いでしょう。
4. 開催概要
日時、場所、会費などの詳細を記載します。
参加者が予定を立てやすいように、正確な情報を記載しましょう。
5. 出欠確認
出欠の締め切り日と回答方法を明記します。
回答方法が複数ある場合は、どの方法でも回答できるように記載しましょう。
6. 参加を促すメッセージ
イベントの目的や魅力を伝え、参加を促しましょう。
7. 結びの言葉
参加への感謝やイベントへの期待を込めた言葉で締めくくりましょう。
8. 署名
誰からのメールかを明確にするために署名を入れましょう。
これらの要素を盛り込むことで、参加者は安心してイベントに参加することができます。
次は、これらの要素をさらに具体的に見ていきましょう。
件名の書き方：一目で内容がわかるように
案内メールの件名は、参加者が最初に目にする部分です。
一目で「何についてのメールか」を理解できるように、簡潔かつ具体的な件名を心がけましょう。
件名を見ただけで、参加者がメールの内容を想像できるのが理想です。
例えば
- 【忘年会のご案内】
- 【新年会のお知らせ】
など、イベント名と案内であることを明記しましょう。
参加を促すために「年に一度の懇親会」や「社員一同で盛り上がりましょう。」といったフレーズを加えても良いでしょう。
ただし、長すぎる件名は逆効果になるので、20文字程度でまとめるのがおすすめです。
宛名の書き方：社内向けと社外向けの違い
メールの宛名は、誰に送るのかを明確にする重要な要素です。
社内向けと社外向けでは、書き方が異なります。
社内向けの場合は、部署名や役職名を記載し、参加者全員に送る場合は「社員一同」としても良いでしょう。
役職者を送る場合は「[役職名][氏名]様」のように記載します。
社外向けの場合は、会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載しましょう。
誤字脱字がないか、送信前に必ず確認することが大切です。
複数の宛先に送る場合は、「〇〇部各位」のように記載することで、誰宛のメールか分かりやすくできます。
忘年会案内メールの書き方と例文
忘年会は、一年の労をねぎらい、社員間の親睦を深める大切な機会です。
案内メールでは、参加を促すだけでなく、必要な情報を正確に伝えることが重要です。
ここでは、忘年会案内メールの具体的な書き方と例文を、3つのポイントに分けて解説します。
開催日時、場所、会費の明記
まず、忘年会の日時、場所、会費は、参加を検討する上で最も重要な情報です。
これらの情報を明確に記載することで、参加者はスムーズに予定を立てることができます。
特に場所は、地図アプリへのリンクや、最寄りの交通機関を記載すると親切です。
会費については、支払方法（当日現金払い、事前振込など）も明記すると、より丁寧な印象を与えます。
例文：基本情報記載
件名：【ご案内】2024年度 忘年会開催のお知らせ
社員各位
2024年度の忘年会を下記の通り開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、奮ってご参加ください。
日時：2024年12月20日（金）19:00～21:00
場所：[会場名] [会場住所] [地図アプリへのリンク]
会費：お一人様 [金額]円詳細は、後日改めてご案内いたします。
幹事 [幹事名]
この例文では、忘年会の日時、場所、会費といった基本情報を明記しています。
場所については、具体的な会場名、住所に加えて、地図アプリへのリンクを記載することで、参加者がスムーズに場所を把握できるように工夫しています。
また、会費については、金額を具体的に記載することで、参加者は予算を立てやすくなります。
出欠確認の期限と回答方法
出欠確認の期限と回答方法は、忘年会の準備を円滑に進めるために非常に重要です。
期限を設けることで、参加人数の確定が早まり、会場の予約や食事の手配をスムーズに行えます。
また、回答方法についても、メールでの返信、専用のフォーム、社内システムなど、具体的な方法を指示することで、回答漏れを防ぐことができます。
例文：出欠確認と期限
件名：【出欠確認】2024年度 忘年会のご出欠について
社員各位
先日は忘年会開催のご案内をさせて頂きましたが、皆様のご都合はいかがでしょうか。
誠に恐縮ですが、準備の都合上、[期限日]までにご出欠のご連絡をお願いいたします。
ご出欠の回答は、本メールへのご返信にてお願いいたします。
幹事 [幹事名]
この例文では、出欠確認の期限を明記し、回答方法をメールでの返信と指定しています。
回答期限を設けることで、参加人数の確定を早め、準備をスムーズに進めることができます。
回答方法を明確にすることで、参加者は迷うことなく回答できます。
参加を促すメッセージの書き方
参加を促すメッセージは、忘年会の案内メールを単なる事務連絡で終わらせないための重要な要素です。
参加を促すメッセージを加えることで、社員のモチベーションを高め、一体感を醸成することができます。
例えば、一年の労をねぎらう言葉や、社員同士の交流を深める機会であることを伝えるメッセージは、参加意欲を高める効果があります。
例文：参加を促すメッセージ
件名：【ご案内】2024年度 忘年会で一年を締めくくりましょう！
社員各位
いよいよ今年も残すところあとわずかとなりました。
2024年の締めくくりとして、また日頃の感謝を込めて、忘年会を開催いたします。
美味しい料理と楽しい企画をご用意して、皆様のご参加を心よりお待ちしております。
幹事 [幹事名]
この例文では、忘年会が単なる飲み会ではなく、一年の労をねぎらい、社員同士の親睦を深める大切な機会であることを伝えています。
参加を促す言葉を添えることで、社員のモチベーションを高め、一体感を醸成することができます。
新年会案内メールの書き方と例文
開催目的と新年の挨拶を含める
新年会は、新しい年を迎えたお祝いと、社員一同の親睦を深める大切な機会です。
案内メールには、開催の目的と新年の挨拶を盛り込み、参加を促しましょう。
新年の抱負や目標などを共有する場になることもあります。
新年会を開催する目的を伝えることで、参加者はイベントの意義を理解し、積極的に参加しやすくなります。
また、新年の挨拶を添えることで、より丁寧な印象を与え、参加者も気持ちよく新年を迎えられます。
例文 新年の挨拶と開催目的を記載した案内メール
件名：新年会開催のご案内
社員各位
新年あけましておめでとうございます。
昨年は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、新年の幕開けを祝し、社員一同の親睦を深めるため、下記の通り新年会を開催いたします。
皆様お誘いあわせの上、ぜひご参加ください。
[部署名] [氏名]
締切日と出欠の返信方法を明示
出欠確認の締切日と返信方法を明記することは、参加人数を正確に把握し、スムーズなイベント運営に不可欠です。
締切日は、参加者が回答を準備する時間を考慮し、余裕を持った期日を設定しましょう。
返信方法は、メール、社内システム、フォームなど、参加者が回答しやすい方法を選択します。
締切日と返信方法を明確に記載することで、回答漏れを防ぎ、担当者の負担を軽減できます。
例文 出欠確認の締切日と返信方法を記載した案内メール
件名：【出欠確認】新年会開催のご案内
社員各位
新年あけましておめでとうございます。
さて、下記の通り新年会を開催いたします。
ご多忙中とは存じますが、皆様お誘い合わせの上、ぜひご参加ください。
つきましては、誠にお手数ですが、[締切日] までに、ご出欠を [返信方法] にてご回答いただけますようお願い申し上げます。
[部署名] [氏名]
新年会ならではのメッセージ構成
新年会ならではのメッセージ構成で、参加者の期待感を高めましょう。
例えば、新年の抱負を共有する場であることを伝えたり、新年会ならではの企画や催し物を紹介したりするのも効果的です。
新年会は、単なる親睦会ではなく、新たな気持ちで一年をスタートするための機会です。
案内メールで新年の抱負を共有する場であることを伝えれば、参加者はより前向きな気持ちで参加できるでしょう。
また、新年会ならではの企画や催し物を紹介することで、参加意欲を高められます。
例文 新年会ならではのメッセージを記載した案内メール
件名：新年会開催と新年の抱負共有のお願い
社員各位
新年あけましておめでとうございます。
新しい年を迎え、社員一同で新年の抱負を共有し、親睦を深めるため、下記の通り新年会を開催いたします。
当日は、皆様の[抱負に関するイベント内容]を企画しております。
ぜひ、皆様お誘い合わせの上、ご参加ください。
[部署名] [氏名]
社内イベントメールで使える便利なテンプレート
続いては、忘年会や新年会の案内メールを簡単に作成できるテンプレートを紹介します。
これらのテンプレートを使えば、毎回メールの文章を考える手間を省けます。
必要に応じて、内容を調整して活用してください。
忘年会案内メールテンプレート
忘年会の案内メールは、参加者に必要事項を正確に伝えることが重要です。
以下のテンプレートを参考に、詳細を埋めて送付しましょう。
忘年会案内メールテンプレート1
件名：【忘年会】[部署名]忘年会のご案内
社員の皆様
毎年恒例の忘年会を、今年は下記の通り開催いたします。
皆様お誘いあわせの上、ぜひご参加ください。
日時：[開催日時]
場所：[開催場所]
会費：[会費]
締切：[出欠確認締切日]ご多忙の折とは存じますが、皆様のエントリーをお待ちしております。
幹事：[幹事名]
このテンプレートは、日時、場所、会費、出欠確認の締切日といった基本情報を明確に伝えることを目的としています。
簡潔な文章で、忙しい社員にも内容が伝わりやすいように工夫しました。
忘年会案内メールテンプレート2
件名：【[部署名]】年末忘年会のお知らせ
[部署名]の皆様
今年も残すところあとわずかとなりました。
つきましては、皆様への感謝を込めて、忘年会を開催することになりました。
美味しい料理とお酒を囲み、楽しいひとときを過ごしましょう。
日時：[開催日時]
場所：[開催場所]
会費：[会費]
出欠確認：[出欠確認締切日]までに[返信方法]にてご連絡ください。皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
幹事：[幹事名]
こちらのテンプレートは、少し丁寧な表現を加えています。
参加への呼びかけを強め、より多くの社員に興味を持ってもらうことを意識しました。
新年会案内メールテンプレート
新年会は、新しい年の始まりを祝う大切なイベントです。
参加を促し、新年の抱負を共有する場となるような案内メールを心がけましょう。
新年会案内メールテンプレート1
件名：【新年会】[部署名]新年会のご案内
社員各位
新年あけましておめでとうございます。
新年を祝し、下記の通り新年会を開催いたします。
日時：[開催日時]
場所：[開催場所]
会費：[会費]
締切：[出欠確認締切日]新しい年の始まりを皆様と共に祝いたいと思います。
多数のエントリーをお待ちしております。
幹事：[幹事名]
このテンプレートは、新年のお祝いの言葉と、新年会の基本情報を記載しています。
簡潔で分かりやすく、参加を促す文章を心掛けました。
新年会案内メールテンプレート2
件名：【[部署名]】新年会開催のお知らせ
[部署名]の皆様
新年明けましておめでとうございます。
旧年中は大変お世話になりました。
つきましては、皆様と新年の喜びを分かち合うため、新年会を企画いたしました。
美味しい料理と楽しい企画をご用意しております。
日時：[開催日時]
場所：[開催場所]
会費：[会費]
出欠締切：[出欠確認締切日]
返信方法：[返信方法]皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
幹事：[幹事名]
このテンプレートは、より丁寧な表現で新年の挨拶と開催のお知らせを伝えています。
参加者への配慮を加え、より多くの方に参加してもらえるように工夫しました。
これらのテンプレートを参考に、貴社のイベントに合った案内メールを作成してください。
次は、案内メール作成時の注意点とマナーについて解説します。
案内メール作成時の注意点とマナー
誤字脱字チェックと送信前の確認
案内メールは、社内外問わず多くの人が目にするものです。
そのため、誤字脱字は会社の印象を損ねるだけでなく、情報伝達の誤りにもつながる可能性があります。
送信前には必ず複数人でチェックを行い、丁寧で正確なメール作成を心がけましょう。
特に、日時や場所、金額などの数字に関わる情報は、間違いがないか慎重に確認することが重要です。
返信期限を設定する際の注意点
出欠確認の返信期限を設定する際には、参加者の都合を考慮し、適切な期間を設けることが大切です。
短すぎる期限は、参加を希望する人が回答を出す余裕をなくし、参加率の低下につながる可能性があります。
また、長すぎる期限は、返信忘れを招き、結果的に出欠確認の作業を遅らせる要因となります。
期限設定の際は、参加者の事情と、イベント準備に必要な期間を考慮し、バランスの良い設定を心がけましょう。
参加状況の把握と連絡
出欠確認の返信期限後には、速やかに参加状況を把握し、必要に応じて参加者への連絡を行いましょう。
参加人数が確定したら、会場や料理の手配をスムーズに進めることができます。
また、参加者の中で、返信がまだの人がいれば、個別に連絡を取り、出欠の意思を確認しましょう。
参加者への丁寧な対応は、イベントの成功につながるだけでなく、参加者の満足度向上にも繋がります。
まとめ：スムーズな社内イベント開催のために
ここまでの内容を振り返り、スムーズな社内イベントを実現するためのポイントをまとめます。
- イベントの基本情報の明確化
- 出欠確認と期限の設定
- 丁寧な言葉遣いとマナー
上記の3点を意識することで、参加者にとって親切で、主催者にとっても管理しやすい案内メールを作成できます。
さらに、イベントの案内メールを作成する際には、送信前に必ず複数人で内容を確認することを推奨します。
これにより、誤字脱字や情報の間違いを防ぎ、参加者からの信頼を得られます。
これらのポイントを踏まえ、万全の準備で社内イベントを成功させてください。
皆様のイベントが、参加者全員にとって記憶に残る、素晴らしい時間となることを心から願っています。
