ビジネスメール返信率を劇的に上げる件名の書き方7つのコツ
返信率を上げる件名の付け方
日々、大量のビジネスメールが行き交う現代。
あなたも、送ったメールが埋もれてしまったり、なかなか返信がもらえなかったり、といった経験はありませんか？
もしかしたら、その原因は「件名」にあるかもしれません。
本記事では、ビジネスメールの返信率を劇的に上げる件名の書き方について、初心者の方にも分かりやすく解説します。
なぜ件名が重要なのか、その理由を理解し、具体的な7つの鉄則とシーン別の例文を参考に、今日から実践できるテクニックを身につけましょう。
記事の後半では、避けるべきNG件名や、開封率をチェックする方法についてもご紹介します。
なぜ重要？ビジネスメールの件名が返信率を左右する理由
件名が第一印象を決める
ビジネスメールにおいて、件名は最初に目に触れる、いわば「メールの顔」です。
人は、件名を見て、そのメールを開封するかどうか、重要かどうかを瞬時に判断します。
例えば、あなたが採用担当者だとします。
悪い例
件名：こんにちは
〇〇です
良い例
件名：〇〇職への応募（氏名：〇〇 〇〇）
〇〇株式会社人事部 採用ご担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
〇〇と申します。
貴社ホームページの採用情報を拝見し、〇〇職へ応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
どちらのメールを開封したくなるか、一目瞭然ですよね。
良い例のように、具体的で丁寧な件名は、相手に「きちんと対応しなければ」という意識を持たせ、開封率、ひいては返信率を高めます。
忙しい相手に開封してもらうために
ビジネスパーソンは、日々多くのメールを受信します。
その中には、重要度の低いものや、迷惑メールも含まれています。
忙しい相手に、あなたのメールを「重要」だと認識してもらい、開封してもらうためには、件名で簡潔かつ具体的に内容を伝える必要があります。
例えば、会議日程の調整を依頼するメールの場合。
悪い例
件名：打ち合わせについて
〇〇様いつもお世話になっております。
先日はありがとうございました。
さて、〇〇の件ですが…
良い例
件名：【ご回答期限：〇月〇日】〇〇会議日程調整のお願い
〇〇株式会社〇〇様
いつもお世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇です。
先日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
さて、〇〇会議の日程調整につきまして、ご相談がございます。
悪い例では、件名から内容を推測できず、後回しにされてしまう可能性があります。
良い例のように、具体的な内容と期限を明記することで、相手に「すぐに対応しなければ」と思わせることができます。
迷惑メールと誤認されないために
近年、迷惑メールの件数は増加傾向にあり、多くの企業や個人が迷惑メール対策を強化しています。
そのため、件名が不適切だと、せっかく送ったメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまい、相手に読まれない可能性があります。
例えば、以下のような件名は、迷惑メールと誤認される可能性が高いです。
悪い例
件名：Re:Re:Re:
〇〇様先日はどうも。
例の件ですが…
悪い例
件名：緊急！！！！！
〇〇様至急ご確認ください！
〇〇の件で…
件名が空欄だったり、「Re:」が連続していたり、不必要な記号が多用されていたりするメールは、機械的に迷惑メールと判断される可能性が高まります。
また、「緊急」などの言葉を安易に使うと、相手に不快感を与え、逆効果になることもあります。
返信率が向上するビジネスメール件名7つの鉄則
ビジネスメールの件名が、なぜ返信率を左右するのか、その理由をご理解いただけたでしょうか？
第一印象を良くし、相手に開封してもらい、迷惑メールと誤解されないためには、件名に工夫が必要です。
ここからは、具体的な件名の書き方について解説していきます。
すぐに実践できる7つの鉄則をマスターして、返信率アップを目指しましょう。
次の章では、コピペで使えるシーン別の例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてくださいね。
簡潔かつ具体的に内容を伝える
件名を見ただけで、メールの内容をある程度把握できるように、簡潔かつ具体的に記述することが重要です。
長すぎる件名は途中で途切れてしまい、内容が伝わりにくくなります。
20文字程度を目安に、要点を絞って表現しましょう。
例文：〇〇に関するお問い合わせ
件名：〇〇に関するお問い合わせ
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
「〇〇」の部分には、具体的な商品名やサービス名、プロジェクト名などを入れます。
漠然とした表現ではなく、具体的な言葉を使うことで、相手に内容を伝えやすくなります。
【緊急】【重要】などの記号を効果的に使う
緊急度の高い要件や、必ず目を通してほしいメールには、【緊急】や【重要】といった記号を件名の冒頭に付けると効果的です。
ただし、多用すると逆効果になるため、本当に重要な場合にのみ使用しましょう。
例文：【重要】〇〇に関するお願い
件名：【重要】〇〇に関するお願い
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
【重要】と記載することで、相手に「すぐに確認しなければならない」という意識を持たせることができます。
相手の名前や会社名を挿入する
相手の名前や会社名を件名に入れることで、パーソナルな印象を与え、開封率を高める効果が期待できます。
[会社名]様、[担当者名]様、と呼びかけることで、より丁寧な印象になります。
例文：[会社名]様 〇〇に関するご提案
件名：[会社名]様 〇〇に関するご提案
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
相手に「自分宛てのメールだ」と認識してもらいやすくなり、開封率アップに繋がります。
数字を使って具体性を持たせる
数字を使うと、件名に具体性を持たせることができます。
「〇〇に関する3つのお願い」や「〇〇の費用を50%削減する方法」など、数字を入れることで、相手はメールの内容をイメージしやすくなります。
例文：〇〇に関する3つのお願い
件名：〇〇に関する3つのお願い
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
数字は、相手の注意を引き、内容を具体的に伝える効果があります。
行動を促す言葉を入れる
「ご確認ください」「ご回答ください」「ご参加ください」など、相手に具体的な行動を促す言葉を件名に入れると、返信率を高める効果が期待できます。
例文：〇〇についてご回答ください
件名：〇〇についてご回答ください
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
相手に「何をすべきか」を明確に伝えることで、返信を促すことができます。
失礼のない丁寧な言葉遣いを心がける
ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いが基本です。
件名も例外ではありません。
失礼な印象を与える言葉や、馴れ馴れしい表現は避けましょう。
例文：〇〇に関するお願い（丁寧な表現）
件名：〇〇に関するお願い
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
誰が見ても不快にならない、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
定期的なメールは件名を統一する
定期的に送信するメールは、件名を統一することで、相手に認識してもらいやすくなります。
例えば、「〇〇会議議事録」「〇〇週報」など、毎回同じ件名にすることで、相手はメールを見つけやすくなります。
例文：〇〇会議議事録（日付）
件名：〇〇会議議事録（[日付]）
[宛先]様
[書き出し]
[本文1]
[本文2]
[結び]
定期的なメールは、件名を統一することで、相手のメールボックス内で整理しやすくなります。
これらの7つの鉄則を意識して件名を作成することで、ビジネスメールの返信率は格段に向上するはずです。
次章では、これらの鉄則を踏まえた、具体的なシーン別の件名例をご紹介します。
ぜひ、あなたのビジネスシーンに合わせて活用してみてください。
コピペOK。シーン別ビジネスメール件名具体例
さて、ここからは、ビジネスシーンでそのまま使える具体的な件名例を見ていきましょう。
7つの鉄則を踏まえつつ、様々な状況を想定した例文を用意しました。
コピペOKなので、ぜひ活用してくださいね。
初めての相手への挨拶メール
初めての相手にメールを送る際は、特に件名に気を遣いますよね。
「誰から」「何についてのメールか」を明確に伝えることが重要です。
例文：新規取引のご挨拶
件名：新規お取引のご挨拶【[会社名] [氏名]】
[会社名] [部署名] [役職名]様
初めてご連絡させていただきます。[会社名]の[氏名]と申します。
この度は、[商品/サービス名]についてご紹介させていただきたく、ご連絡いたしました。
[簡単な紹介文]
ぜひ一度、[お打ち合わせ/ご説明]の機会をいただけないでしょうか。
この例文では、件名に会社名と氏名を入れることで、相手に安心感を与え、開封率を高めます。
「ご挨拶」という言葉で、丁寧な印象も与えられますね。
例文：自己紹介とご挨拶
件名：[会社名] [氏名]と申します（[用件]について）
[会社名] [部署名] [役職名]様
初めてメールをお送りいたします。[会社名]の[氏名]と申します。
[用件]について、[ご相談/情報提供]させていただきたく、ご連絡いたしました。
[簡単な説明]
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
こちらの例文は、より簡潔に用件を伝えるパターンです。
「〇〇について」と加えることで、相手はメールの内容を予測しやすくなります。
アポイントメントのお願いメール
アポイントメントを依頼する際は、相手に「会うメリット」を感じてもらうことが大切です。
具体的な日程や目的を件名に含めることで、返信率アップに繋がります。
例文：打ち合わせのお願い
件名：[商品/サービス名]に関するお打ち合わせのお願い（[会社名] [氏名]）
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[商品/サービス名]について、[具体的な課題/目的]を詳しくご説明させていただきたく、お打ち合わせのお願いでご連絡いたしました。
つきましては、[候補日時1]、[候補日時2]、[候補日時3] のいずれかでご都合のよろしい日時をご教示いただけますでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
件名に「お打ち合わせのお願い」と明記し、さらに会社名と氏名を入れることで、信頼性を高めています。
具体的な候補日時を提示することで、相手も返信しやすくなりますね。
例文：面談希望
件名：[氏名]様との面談希望 [会社名] [氏名]
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[氏名]様に、[相談内容/提案内容]についてご相談させていただきたく、面談の機会をいただきたくご連絡いたしました。
[候補日時]にご都合はいかがでしょうか。
ご多忙中とは存じますが、ご検討いただけますと幸いです。
相手の名前を件名に入れることで、パーソナルな印象を与え、開封率を高める効果が期待できます。
お礼メール
お礼メールは、感謝の気持ちを伝える大切なコミュニケーションです。
「何に対するお礼か」を明確にすることで、相手に気持ちが伝わりやすくなります。
例文：打ち合わせのお礼
件名：【御礼】[日付]のお打ち合わせについて
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
昨日は、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
[打ち合わせ内容]について、大変参考になるお話を伺うことができ、感謝申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
「【御礼】」という記号を使うことで、他のメールに埋もれず、目立たせることができます。
日付を入れることで、いつの件かすぐに思い出せるのもポイントです。
例文：情報提供のお礼
件名：[情報]ありがとうございました
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[情報]についてご教示いただき、誠にありがとうございました。
大変参考になり、[具体的な活用例]に役立てることができました。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
簡潔に「〇〇ありがとうございました」と件名に書くことで、相手に負担をかけずに感謝の気持ちを伝えられます。
質問・問い合わせメール
質問や問い合わせメールは、簡潔かつ具体的に内容を伝えることが重要です。
「何について知りたいのか」を明確にすることで、相手も回答しやすくなります。
例文：製品に関する質問
件名：[製品名]の[機能]について質問がございます
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[製品名]の[機能]について、いくつか質問があり、ご連絡いたしました。
[質問1]
[質問2]
お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。
具体的な製品名や機能名を件名に入れることで、担当者にスムーズにメールが届き、回答を得やすくなります。
例文：サービスに関する問い合わせ
件名：[サービス名]の[料金プラン]について問い合わせ
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[サービス名]の[料金プラン]について、詳細を教えていただきたく、ご連絡いたしました。
[具体的な質問内容]
お手数をおかけしますが、ご回答いただけますと幸いです。
問い合わせ内容を具体的に書くことで、相手も回答を準備しやすくなります。
催促メール
催促メールは、相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
「〇〇のお願い」と柔らかい表現を使うことで、角が立つのを防ぎます。
例文：見積もりの催促
件名：【再送】[案件名]のお見積もりにつきまして
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[日付]に[案件名]のお見積もりをお願いしておりましたが、その後いかがでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、[期日]までにご回答いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
「【再送】」と件名に入れることで、以前にもメールを送っていることを伝え、相手に気づいてもらいやすくします。
例文：回答の催促
件名：[案件名]のご回答のお願い
[会社名] [部署名] [役職名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[日付]にお送りいたしました[案件名]について、ご回答をお待ちしております。
ご多忙のところ恐縮ですが、[期日]までにご連絡いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
「〇〇のお願い」という表現を使うことで、柔らかい印象を与え、相手にプレッシャーをかけすぎないように配慮しています。
これらの例文はあくまで一例です。
状況に合わせて、件名や本文を自由にカスタマイズしてくださいね。
でも、どんな件名がNGなのか、気になりませんか？
次は、返信率を下げてしまう、避けるべきNG件名について解説します。
避けるべきNG件名とは？返信率を下げる落とし穴
ここまでは、返信率を向上させるための具体的な件名の付け方について解説してきました。
しかし、せっかく良い件名を付けても、ちょっとしたミスで相手に読んでもらえない、あるいは不快感を与えてしまうことがあります。
ここでは、避けるべきNGな件名と、その落とし穴について見ていきましょう。
件名が空欄または「無題」
これは最も避けたいNG例です。
件名がないメールは、迷惑メールと間違われたり、後回しにされたりする可能性が非常に高くなります。
最悪の場合、開封すらされないこともあります。
例文：空欄
件名：
[宛先]様
[本文]
件名がないため、内容が全く伝わりません。
例文：無題
件名：無題
[宛先]様
[本文]
「無題」と記載されていても、内容の予測が難しく、開封をためらう要因になります。
抽象的すぎる件名
具体的でない件名も、相手に内容が伝わりにくいため、避けるべきです。
「〇〇について」や「お願い」だけでは、何についてのメールなのか、緊急度が高いのか低いのかが判断できません。
例文：抽象的すぎる件名
件名：〇〇について
[宛先]様
[本文]
何についてのメールなのか不明瞭で、重要度が判断できません。
例文：抽象的すぎる件名
件名：お願い
[宛先]様
[本文]
「お願い」の内容が具体的に示されていないため、相手に緊急度や重要性が伝わりません。
長すぎる件名
件名が長すぎると、メールソフトやデバイスによっては途中で途切れて表示されてしまい、内容が正確に伝わらないことがあります。
簡潔に要点をまとめることを心がけましょう。
例文：長すぎる件名
件名：[プロジェクト名]に関する進捗状況のご報告と、次回の定例会議の日程調整、並びに[課題]に関するご相談
[宛先]様
[本文]
伝えたい内容が多すぎて、件名が長くなりすぎています。
重要な情報が途切れてしまう可能性があります。
記号や特殊文字の多用
【】や。などの記号は、適切に使えば効果的ですが、多用すると、かえって読みにくくなったり、スパムメールのように見えたりすることがあります。
例文：記号や特殊文字の多用
件名：★★★緊急！！！【重要】[プロジェクト名]に関するお知らせ★★☆彡
[宛先]様
[本文]
記号が多すぎて、かえって内容が把握しづらく、スパムメールのような印象を与えます。
緊急性や重要性を偽る
「緊急」や「重要」といった言葉は、本当に緊急性や重要性がある場合にのみ使用しましょう。
虚偽の情報を記載すると、相手からの信頼を失うことになります。
例文：緊急性を偽る
件名：【緊急】ご確認ください
[宛先]様
[本文]
実際には緊急性のない内容であるにも関わらず、「緊急」と記載するのは避けましょう。
これらのNG例を参考に、相手に失礼なく、かつ内容が正確に伝わる件名を心がけましょう。
次は、さらに一歩進んで、メールの開封率をチェックし、件名を改善していく方法について解説します。
開封率もチェック。効果測定で件名を改善
せっかく件名にこだわっても、相手にメールを開封してもらえなければ意味がありませんよね？
ここでは、効果測定を通じて、さらに開封率・返信率を高める方法を解説します。
メール配信ツールの活用
もしあなたが、メルマガ配信や顧客への一斉送信など、大量のメールを送信する業務に携わっているなら、メール配信ツールの活用は必須です。
メール配信ツールには、主に以下のような機能が備わっています。
- 開封率の測定: 送信したメールのうち、どれだけの割合が開封されたかを確認できます。
- クリック率の測定: メール内のリンクがどれだけクリックされたかを確認できます。
- A/Bテスト: 異なる件名のメールを複数パターン用意し、効果を比較できます。
これらの機能を活用することで、より効果的な件名を見つけ、改善していくことができます。
A/Bテストで効果的な件名を見つける
A/Bテストは、件名改善に非常に有効な手法です。
例えば…
- パターンA: 【新商品発売】〇〇キャンペーンのお知らせ
- パターンB: 〇〇様限定。新商品発売キャンペーン
上記のように、少しだけ件名を変えた2つのパターンを用意して、どちらの開封率が高いかを比較します。
A/Bテスト実施のポイント
- 件名以外の要素は統一する: 差出人名、本文、配信時間などは同じ条件にする
- 十分なサンプル数でテストする: 少数のサンプルでは、結果に偏りが出てしまう可能性がある
- 結果を分析し、改善を繰り返す: より効果的な件名を見つけるために、PDCAサイクルを回す
反応を見ながら件名を微調整
A/Bテストの結果や、普段のメールの反応を見ながら、件名を少しずつ調整していくことも重要です。
例えば…
- 開封率が低い場合は、件名が魅力的でない、または内容と合っていない可能性がある
- 返信率が低い場合は、件名だけでなく、本文の内容やCTA（行動喚起）に問題があるかもしれない
反応を分析し、仮説を立て、改善を繰り返すことで、あなたのメールはどんどん「読まれるメール」に進化していきます。
さて、ここまでで効果的な件名の付け方、そして改善方法について解説してきました。
次の章では、これまでの内容を総まとめし、今日から実践できる具体的なアクションプランを提示します。
開封率もチェック。効果測定で件名を改善
ビジネスメールの件名は、送信したら終わりではありません。
効果測定と改善を繰り返すことで、より高い返信率を目指せます。
メール配信ツールの活用
メール配信ツールには、開封率やクリック率などを測定する機能が備わっています。
これらのデータを分析することで、どの件名が効果的だったのか、あるいは改善の余地があるのかを把握できます。
多くのツールでは、開封率（メールが開封された割合）やクリック率（メール内のリンクがクリックされた割合）を確認できます。
これらの指標を参考に、件名の効果を評価しましょう。
A/Bテストで効果的な件名を見つける
A/Bテストは、異なる件名を複数のグループに送信し、どちらの反応が良いかを比較する方法です。
例えば、件名Aと件名Bを用意し、それぞれをランダムに選ばれた受信者に送信します。
そして、開封率や返信率を比較することで、より効果的な件名を特定できます。
例文A
件名：【ご協力のお願い】〇〇に関するアンケート
〇〇様
いつもお世話になっております。
この度、〇〇に関するアンケートを実施することになりました。
つきましては、ぜひご協力いただきたく、ご連絡いたしました。
ご回答いただいた方には、抽選で〇〇をプレゼントいたします。
例文B
件名：〇〇様へ【抽選で〇〇プレゼント】アンケートご協力のお願い
〇〇様
いつもお世話になっております。
この度、〇〇に関するアンケートを実施することになりました。
つきましては、ぜひご協力いただきたく、ご連絡いたしました。
ご回答いただいた方には、抽選で〇〇をプレゼントいたします。
上記のように、件名以外の内容は全く同じにして、件名だけを微妙に変えてテストします。
反応を見ながら件名を微調整
効果測定の結果やA/Bテストの結果をもとに、件名を微調整しましょう。
反応が良くなかった件名は、何が問題だったのかを分析し、改善策を考えます。
例えば、「【ご協力のお願い】」というフレーズが堅苦しい印象を与えている可能性がある場合は、「〇〇様へ」と相手の名前を件名に入れるなどの工夫を試します。
一度のテストで完璧な件名を見つけるのは難しいかもしれません。
しかし、継続的に改善を繰り返すことで、徐々に返信率を向上させることができます。
ビジネスメールの件名で返信率アップ。今日から実践
ビジネスメールの件名で返信率を高めるために、ぜひ押さえておきたいポイントは次の3つです。
- 簡潔で具体的な件名で、内容を明確に伝える。
- 【】や数字を効果的に使い、相手の目を引く。
- 定期的な効果測定と改善で、より良い件名を探す。
まずは、これまでに紹介した具体例を参考に、ご自身のメールの件名を見直してみてはいかがでしょうか。
少しの工夫で、返信率が大きく変わることもあります。
ビジネスメールのコミュニケーションが、よりスムーズで実りあるものになることを願っています。
きっと、あなたのメールはもっと相手に届くようになりますよ。
