採用担当者に好印象を与える履歴書送付メールの書き方
履歴書・職務経歴書の送付
件名：[大学名] [氏名] [応募職種] 応募書類送付のご連絡
株式会社[会社名]
人事部 [採用担当者名]様お世話になっております。[大学名]の[氏名]と申します。
この度は、貴社の[募集職種]の募集を拝見し、ぜひ貴社で活躍したいと考え、応募させて頂きたくご連絡いたしました。
つきましては、履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご査収いただけますようお願い申し上げます。
貴社の[事業内容]に大変興味があり、これまでの[経験やスキル]を活かし、貴社に貢献したいと考えております。
お忙しいところ大変恐縮ですが、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
就職活動、ドキドキしますよね。
企業への応募書類、特に履歴書や職務経歴書をメールで送る時、一番最初に人事担当者の目に留まるのがメールの件名です。
ここで「おっ。」と思わせることができれば、あなたの熱意が伝わる第一歩になります。
逆に、件名で失敗してしまうと、せっかく書いた履歴書を見てもらえない可能性も…。
この記事では、人事担当者が「これは開封しなきゃ。」と思うようなメール件名の作り方から、本文の書き方、添付ファイルのマナーまで、就活メールの全てを徹底解説します。
あなたのメールが人事担当者の心を掴み、書類選考突破、そして内定へと繋がるはず。
一緒に、採用担当者に響くメールを作成しましょう。
まずは、メールの顔とも言える件名について見ていきましょう。
人事担当者が開封したくなるメール件名の作り方
メールの件名は、人事担当者が最初に目にするあなたの顔です。
ここで印象を良くすることで、メールを開封してもらいやすくなります。
では、具体的にどのような点に注意すれば良いのでしょうか？
3つのポイントに絞って解説していきます。
件名に大学名と氏名を記載する
まず、件名には必ず大学名と氏名を記載しましょう。
これは、人事担当者が「誰からのメールか」を瞬時に判断できるようにするためです。
多くのメールが届く中で、件名に大学名と氏名があるだけで、担当者はあなたのメールを埋もれさせることなく、確実に開封してくれるでしょう。
例文：大学名と氏名を記載した件名
件名：[大学名] [氏名] 応募書類送付のご連絡
株式会社[企業名]
人事部 [担当者名]様いつもお世話になっております。
[大学名]の[氏名]です。この度は、貴社の[募集職種]の募集を拝見し、ぜひ貴社で活躍したいと考え、応募させていただきたくご連絡いたしました。
添付ファイルにて、履歴書と職務経歴書を送信いたします。
ご査収いただけますようお願い申し上げます。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
この例文のように、大学名と氏名を記載することで、人事担当者はメールの送り主をすぐに特定できます。
これにより、メールが未開封のまま埋もれてしまうリスクを減らすことができます。
応募書類の種類を明記する
次に、件名には応募書類の種類を明記しましょう。
履歴書なのか、職務経歴書なのか、または両方なのかを具体的に記載することで、人事担当者はメールの内容を一目で把握できます。
これにより、担当者はメールを開封する前に「どのような書類が送られてきたのか」を理解でき、スムーズな対応が可能になります。
例文：応募書類の種類を明記した件名
件名：[大学名] [氏名] 履歴書・職務経歴書送付のご連絡
株式会社[企業名]
人事部 [担当者名]様いつもお世話になっております。
[大学名]の[氏名]です。この度は、貴社の[募集職種]の募集を拝見し、ぜひ貴社で活躍したいと考え、応募させていただきたくご連絡いたしました。
添付ファイルにて、履歴書と職務経歴書を送信いたします。
ご査収いただけますようお願い申し上げます。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
このように、「履歴書・職務経歴書」と明記することで、人事担当者はメールを開封する前から内容を理解できます。
応募書類の種類が明確であるほど、人事担当者はスムーズに作業を進めることができます。
一目で内容を理解できる簡潔な件名にする
最後に、件名は一目で内容を理解できる簡潔なものにしましょう。
長すぎる件名は人事担当者に読んでもらえない可能性があり、短すぎる件名は内容が伝わらない可能性があります。
要点を絞り、20文字程度でまとめるのが理想的です。
簡潔な件名は、人事担当者にとって非常に読みやすく、メールの開封率を上げることに繋がります。
例文：簡潔な件名
件名：[大学名] [氏名] 応募書類送付
株式会社[企業名]
人事部 [担当者名]様いつもお世話になっております。
[大学名]の[氏名]です。この度は、貴社の[募集職種]の募集を拝見し、ぜひ貴社で活躍したいと考え、応募させていただきたくご連絡いたしました。
添付ファイルにて、履歴書と職務経歴書を送信いたします。
ご査収いただけますようお願い申し上げます。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
この例のように、件名を簡潔にすることで、人事担当者は内容を瞬時に把握できます。
これにより、他のメールに埋もれることなく、あなたのメールがしっかりと読まれる可能性が高まります。
次のセクションでは、採用担当者に失礼のないメール本文の書き方について解説していきます。
採用担当者に失礼のないメール本文の書き方
採用担当者は、毎日たくさんのメールを受け取っています。
その中で、あなたのメールを丁寧に読んでもらい、好印象を与えるためには、失礼のないメール本文を作成することが重要です。
ここでは、具体的なポイントを解説していきます。
丁寧な言葉遣いを心がける
丁寧な言葉遣いは、社会人としての基本的なマナーです。
尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使い分け、相手に失礼のない文章を作成しましょう。
例えば、「～してください」を「～していただけますでしょうか」に、「～します」を「～いたします」のように変更するだけでも、丁寧な印象を与えることができます。
挨拶と自己紹介を明確に記載する
メールの冒頭には、必ず宛先と自分の名前を記載します。
採用担当者は、誰からのメールかを把握するために、この情報を重視しています。
大学名、学部名、氏名を名乗り、失礼のない丁寧な挨拶を心がけましょう。
例文：自己紹介と挨拶
株式会社[会社名]
人事部 [担当者名]様
お世話になっております。[大学名]の[氏名]と申します。
この度は、貴社の[職種]の募集を拝見し、ぜひとも応募させていただきたく、ご連絡いたしました。
この例文では、まず宛先を明記し、次に自分の所属と氏名を述べています。
その後、応募の意思を伝えることで、採用担当者にメールの目的を理解してもらうことができます。
応募書類の内容と送付の目的を簡潔に説明する
自己紹介に続けて、送付する書類の内容と、送付の目的を明確に記載します。
どの書類を、なぜ送付するのかを簡潔に説明することで、採用担当者はメールの意図をスムーズに理解できます。
例文：書類の内容と目的の説明
つきましては、履歴書と職務経歴書を添付いたしましたので、ご査収いただけますようお願い申し上げます。
貴社の[事業内容]に大変興味があり、これまでの[経験やスキル]を活かし、貴社に貢献したいと考えております。
この例文では、送付する書類を具体的に示し、その目的を明確に説明しています。
また、企業の事業内容に興味があることや、自分のスキルを活かしたいという意欲を伝えることで、採用担当者に好印象を与えることができます。
締めの言葉で熱意を伝える
メールの最後には、採用選考への意欲を伝えるとともに、面接の機会をいただけるようにお願いする言葉を添えましょう。
丁寧で前向きな言葉で締めくくることで、採用担当者に良い印象を残すことができます。
例文：締めの言葉
ご多忙の折、大変恐縮ですが、面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
この例文では、面接の機会を希望する旨を伝えつつ、相手への配慮も示しています。
謙虚な姿勢でメールを締めくくることが、好印象につながります。
メール添付時の注意点｜採用担当者が見やすい添付ファイルとは
採用担当者へ送るメールでは、添付ファイルにも配慮が必要です。
ファイル形式やファイル名、パスワード設定など、細かい点に注意することで、採用担当者へスムーズに書類を確認してもらうことができます。
ここでは、採用担当者が見やすい添付ファイルを作成するためのポイントを解説します。
ファイル形式はPDF形式が基本
履歴書や職務経歴書などの応募書類は、PDF形式で送付するのが基本です。
WordやExcelなどの編集可能な形式で送ると、採用担当者の環境によってはレイアウトが崩れてしまう可能性があります。
PDF形式であれば、どのような環境でも同じように表示されるため、レイアウト崩れを防ぎ、正確に情報を伝えることができます。
ファイル名は具体的に記載する
添付ファイルのファイル名は、採用担当者が一目で内容を理解できるように具体的に記載しましょう。
例えば、「履歴書_〇〇大学_氏名.pdf」のように、書類の種類、大学名、氏名をファイル名に入れると、採用担当者がファイルを整理しやすくなります。
ファイル名が適切でないと、採用担当者がどの書類なのかを判断するのに時間がかかり、あなたの印象を下げてしまうかもしれません。
ファイル名の例
- 履歴書_〇〇大学_山田太郎.pdf
- 職務経歴書_〇〇大学_山田太郎.pdf
- エントリーシート_〇〇大学_山田太郎.pdf
上記の例のように、ファイル名に「履歴書」「職務経歴書」「エントリーシート」といった書類の種類を明記し、大学名と氏名を加えることで、採用担当者はどの応募者のどの書類であるかをすぐに判断できます。
パスワードを設定する場合は別途連絡する
セキュリティ上の理由から、添付ファイルにパスワードを設定する場合があります。
その際は、メール本文にパスワードを記載するのではなく、別途メールでパスワードを連絡するようにしましょう。
最初に送るメールにパスワードを記載してしまうと、情報漏洩のリスクが高まります。
パスワードを記載したメールを送る際は、「先程お送りした添付ファイルのパスワードは以下の通りです」といったように、件名でパスワードに関するメールであることを明記しましょう。
例文：パスワード通知メール
件名：【パスワード通知】〇〇大学_山田太郎_応募書類
株式会社[会社名]
[部署名] [担当者名]様先程お送りいたしました、[大学名]の[氏名]です。
添付いたしました応募書類のパスワードをお知らせいたします。パスワード：[パスワード]
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
[氏名]
[大学名]
[学部・学科名]
[電話番号]
[メールアドレス]
パスワードを設定する場合は、上記のようにパスワード通知メールを別途送りましょう。
これにより、セキュリティを確保しながら、採用担当者にスムーズに書類を確認してもらえます。
就活メールのマナー｜送信前に必ず確認すること
メールを作成し終えて、いよいよ送信。
…の前に、ちょっと待ってください。
送信ボタンを押す前に、最終確認をすることで、あなたの印象をさらに良くすることができます。
ここでは、送信前に必ず確認すべき3つのポイントをご紹介します。
誤字脱字がないか丁寧に確認する
メールを送信する前に、必ず文章を読み返しましょう。
誤字脱字は、採用担当者に「注意力が足りない」「熱意が低い」という印象を与えてしまう可能性があります。
特に企業名や担当者名、数字などの間違いは厳禁です。
送信前に、第三者に読んでもらうのも良いでしょう。
誤字脱字チェックポイント
- 誤字脱字がないか、声に出して読んでみましょう。
- 変換ミスがないか、漢字だけでなくひらがなやカタカナの表記も確認しましょう。
- 数字や日付に誤りがないか、再度確認しましょう。
送信前に宛先を再確認する
宛先を間違えてメールを送ってしまうのは、大変失礼な行為です。
特に複数の企業に応募している場合は、送信前に宛先を必ず確認するようにしましょう。
メールソフトによっては、宛先を間違えると警告が表示される機能があるものもありますので、活用すると良いでしょう。
宛先確認のチェックポイント
- 宛先企業名、部署名、担当者名が正しいか確認しましょう。
- 過去のメール履歴から宛先をコピーする場合は、コピーミスがないか確認しましょう。
- CCやBCCを使用する場合は、宛先を間違えないように注意しましょう。
署名を正しく記載する
メールの最後には、必ず署名を記載しましょう。
署名は、採用担当者にあなたの情報を伝える大切な要素です。
氏名、大学名、学部学科、電話番号、メールアドレスなど、必要な情報を漏れなく記載しましょう。
また、企業によっては、大学のメールアドレスではなく、個人のメールアドレスの使用を推奨している場合があるので、企業の指示に従いましょう。
署名の例
[氏名]
[大学名] [学部] [学科] [年次]
電話番号：[電話番号]
メールアドレス：[メールアドレス]
送信前のこれらの確認を怠らないようにすることで、採用担当者からの印象をさらに高めることができます。
次は、履歴書送付メールに関するよくある質問について見ていきましょう。
履歴書送付メールに関するよくある質問
就職活動では、履歴書を送付した後、企業からの返信を待つ時間や、複数の企業に応募する際など、様々な疑問が生じます。
ここでは、履歴書送付メールに関して、よくある質問とその回答をまとめました。
企業からの返信がない場合は？
履歴書を送付後、企業からの返信がない場合、まずは企業の採用スケジュールを確認しましょう。
企業によっては、書類選考の結果が出るまで時間がかかる場合があります。
もし、企業の採用スケジュールに記載された期間を過ぎても連絡がない場合は、メールで問い合わせることも可能です。
ただし、問い合わせの際には、丁寧な言葉遣いを心がけ、企業の担当者に失礼のないように注意しましょう。
問い合わせメール例文
件名：【[大学名] [氏名]】[応募職種]応募書類送付後のご連絡について
[企業名]
採用ご担当者様お世話になります。[大学名]の[氏名]と申します。
先日は、貴社[応募職種]の募集に際し、応募書類をお送りいたしました。その後の選考状況について、ご連絡を頂戴できますでしょうか。
ご多忙の折、大変恐縮ではございますが、
ご確認いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
[氏名]
[大学名] [学部・学科]
[電話番号]
[メールアドレス]
この例文は、企業に問い合わせる際の基本的な構成を示しています。
件名には、大学名と氏名を記載し、応募書類送付後の連絡であることを明確にしましょう。
本文では、自己紹介と問い合わせ内容を簡潔に伝え、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
複数の企業に送る際の注意点は？
複数の企業に履歴書を送る際、メールの使い回しは避けるべきです。
企業ごとに、メールの宛名や企業名を正しく記載しましょう。
また、添付ファイルのファイル名も、企業名や応募職種を記載するなど、送付先を間違えないように工夫しましょう。
メールを送る時間帯は？
メールを送る時間帯は、企業の営業時間内が基本です。
早朝や深夜など、企業が対応できない時間帯の送信は避けるようにしましょう。
また、メールを送る際には、企業の担当者が確認しやすい時間帯、例えば午前中や午後早めの時間帯を心がけると良いでしょう。
次は最後に、ここまでの内容をまとめ、採用担当者に響く履歴書送付メールを作成するためのポイントを解説します。
まとめ｜採用担当者に響く履歴書送付メールのポイント
ここまでの内容を振り返り、採用担当者の心に響くメールを作成するための重要なポイントをまとめました。
- 件名で大学名と氏名を明記し、応募書類の種類を記載する
- 丁寧な言葉遣いを心がけ、自己紹介と応募書類の内容を簡潔に伝える
- 添付ファイルはPDF形式で、ファイル名も具体的に記載する
これらのポイントを意識することで、採用担当者に好印象を与え、あなたの熱意を効果的に伝えることができるはずです。
メールを作成する際には、まず深呼吸をして、落ち着いて一つずつ確認することをおすすめします。
焦らず、丁寧に作成することで、必ずあなたの想いは伝わるでしょう。
自信を持って、あなたの言葉で、未来を切り開いてください。
