領収書発行のお知らせメール作成 3つの基本と例文・注意点
領収書発行のお知らせ
件名：【[会社名]】[日付] 領収書発行のお知らせ
株式会社[会社名]
[部署名] [氏名]様お世話になっております。
[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。この度は、弊社[商品・サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
[商品・サービス名]のご利用料金につきまして、下記の通り領収書を発行いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。
領収書は、本メールにPDF形式で添付いたしました。[ファイル名]をご確認ください。
万が一、ファイルが開けないなどの不具合がございましたら、お手数ですがご返信にてご連絡ください。
今後とも弊社サービスをご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
領収書発行のお知らせメール、ちゃんと書けていますか？
ビジネスの現場では、お金のやり取りを明確にするために、領収書の発行はとっても大切です。
でも、いざメールを書くとなると「何を書けばいいんだっけ？」と迷ってしまうこと、ありますよね。
この記事では、そんな悩みを解決。
領収書発行メールで絶対に外せない基本情報から、ビジネスシーンで役立つ例文、さらに注意点まで、まるっと解説します。
この記事を読めば、もう領収書メールで困ることはありません。
さあ、一緒に見ていきましょう。
領収書発行メールで伝えるべき3つの基本情報
領収書発行のメールでまず大切なのは、相手に「何のメールか」をハッキリ伝えること。
ここでは、絶対に押さえておきたい3つの基本情報をお伝えします。
これらの情報をきちんと記載することで、相手に安心感を与え、スムーズなやり取りにつながりますよ。
件名で領収書発行の通知を明確にする
メールの件名は、いわばメールの顔。
ここで「領収書発行のお知らせ」だとハッキリと伝えましょう。
件名を見ただけで「何のメールだろう？」と相手を悩ませるようなことは避けたいですね。
具体的に「〇月〇日 領収書発行のお知らせ」のように、日付を入れるのもおすすめです。
こうすることで、相手はメールを整理しやすくなります。
宛名で相手の名前や会社名を正確に記載する
宛名も大切なポイントです。
個人名の場合は「〇〇様」、会社名の場合は「〇〇株式会社 御中」のように、相手に失礼のないように正確に記載しましょう。
もし、担当者名がわかっている場合は、「〇〇株式会社 〇〇様」のように、会社名と担当者名の両方を記載すると、より丁寧な印象になります。
本文で領収書発行日と金額を明記する
メール本文では、領収書の発行日と金額を必ず明記しましょう。
「いつ、いくらの領収書か」を明確にすることで、相手は領収書の内容をすぐに確認できます。
もし、複数の商品やサービスを購入している場合は、それぞれの項目と金額を記載すると、さらに親切ですね。
領収書送付メールの書き方と丁寧な表現
感謝の言葉を添えて丁寧な印象を与える
領収書を送付するメールでは、まず感謝の言葉を述べることが重要です。
これにより、受け取った側は「きちんと対応してくれた」という印象を持ち、その後の関係も円滑に進みやすくなります。
具体的な表現としては「いつもお世話になっております」や「この度はご購入いただき、誠にありがとうございます」などが使えます。
これらの言葉は、相手への敬意を示すとともに、メール全体のトーンを柔らかくする効果があります。
感謝の言葉を添えた例文
件名：領収書送付のご連絡
[会社名] [部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、弊社[商品・サービス名]をご購入いただき、誠にありがとうございました。
ご注文いただきました[商品・サービス名]の領収書を発行いたしましたので、ご確認いただけましたら幸いです。
今後とも、弊社サービスをよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文では、冒頭で感謝の意を述べ、その後に領収書を送付する旨を伝えています。
このように、感謝の言葉を添えることで、ビジネスメールでありながらも温かみのある印象を与えることができます。
領収書送付方法を具体的に記載する
領収書をどのように送付したのかを明確に記載することは、相手への親切な配慮です。
電子メールにPDF形式で添付した場合や、郵送で送った場合など、状況に合わせて具体的な送付方法を記載しましょう。
例えば、
- 領収書をPDF形式で添付いたしましたのでご確認ください
- 領収書は本日郵送いたしました
といった表現が使えます。
これにより、相手はどのように領収書を受け取れば良いのか迷うことなく、スムーズに確認できます。
送付方法を記載した例文
件名：領収書送付のご連絡
[会社名] [部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、弊社[商品・サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございました。
領収書につきましては、PDF形式で本メールに添付いたしましたので、ご確認ください。
添付ファイルが開けないなどの不具合がございましたら、お手数ですがご連絡いただけますようお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文では、領収書をPDFで添付したことを明確に伝え、もし添付ファイルが開けない場合の対応についても触れています。
このように、具体的な送付方法を記載することで、相手に安心感を与えることができます。
控えが必要な場合の対応方法を明記する
領収書の控えが必要な場合に、どのように対応すれば良いかを明記することも重要です。
例えば、電子領収書の場合は、ダウンロード方法や印刷方法を記載し、紙の領収書の場合は、必要に応じて再発行の手続きを案内しましょう。
これにより、相手はスムーズに控えを入手でき、無駄な問い合わせを減らすことができます。
控えが必要な場合の対応を記載した例文
件名：領収書送付のご連絡
[会社名] [部署名] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、弊社[商品・サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございました。
領収書をPDFファイルにて添付いたしました。
恐れ入りますが、[PDFファイル名]をダウンロードいただき、印刷してご利用ください。
もし、印刷環境がないなどの理由で紙の領収書が必要な場合は、お手数ですが、その旨をご返信ください。改めて郵送にてお送りいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文では、PDFで送付した領収書の印刷方法を案内し、紙の領収書が必要な場合の対応についても説明しています。
このように、様々な状況を想定して対応方法を明記することで、相手への丁寧な配慮を示すことができます。
ビジネスシーンで役立つ領収書メール例文集
ここでは、ビジネスシーンで役立つ領収書メールの例文を3つのケースに分けてご紹介します。
商品購入時、サービス利用時、そして請求書と併せて送る場合の例文です。
それぞれの状況に合わせて、適切な表現を使い分けられるように、ぜひ参考にしてください。
商品購入時の領収書発行メール例文
商品を購入していただいたお客様へ、領収書を送付する際のメール例文です。
購入への感謝の気持ちを伝えつつ、領収書の内容を丁寧に記載することを心がけましょう。
商品購入時の領収書発行メール例文
件名：領収書発行のお知らせ【[会社名]】
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
先日は、[商品名]をご購入いただき、ありがとうございました。
ご購入いただきました商品の領収書を発行いたしましたので、ご確認くださいますようお願いいたします。
領収書は下記URLよりダウンロードいただけます。
[領収書ダウンロードURL]今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。
[会社名]
[担当者名]
サービス利用時の領収書発行メール例文
サービスを利用していただいたお客様へ、領収書を送付する際のメール例文です。
サービス利用への感謝とともに、領収書の内容を明確に伝え、丁寧な印象を与えることを意識しましょう。
サービス利用時の領収書発行メール例文
件名：[サービス名]ご利用の領収書発行のお知らせ
[顧客名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日は、[サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございました。
ご利用料金の領収書を発行いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
領収書は下記URLにてご確認いただけます。
[領収書ダウンロードURL]今後とも、弊社サービスをご愛顧賜りますようお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
請求書と併せて送る領収書メール例文
請求書を送付する際に、領収書も併せて送付するメール例文です。
請求金額と領収金額が一致していることを明示し、お客様に安心感を与えることが大切です。
請求書と併せて送る領収書メール例文
件名：【[会社名]】請求書および領収書送付のご案内
[顧客名]様
いつも[会社名]をご利用いただき、誠にありがとうございます。
先日は、[商品/サービス名]をご利用いただき、ありがとうございました。
ご請求金額の[金額]円につきまして、領収書を発行いたしました。
請求書と併せて下記URLよりご確認いただけます。
[請求書・領収書ダウンロードURL]何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも[会社名]をよろしくお願いいたします。
[会社名]
[担当者名]
領収書発行メールで注意すべき点
電子領収書を送付する際の注意点
電子領収書を送付する際は、いくつかの注意点があります。
まず、PDF形式など、改ざんが難しいファイル形式で送付しましょう。
また、ファイルにはパスワードを設定するなど、セキュリティ対策を施すことも重要です。
受信側が問題なく開けるか、事前に確認しておくと親切です。
再発行依頼時の丁寧な対応
領収書の再発行を依頼された場合は、まずお詫びの言葉を述べましょう。
再発行には手間がかかるため、相手に不快な思いをさせないよう丁寧な対応を心がけてください。
再発行の理由を確認し、今後の業務改善につなげることも大切です。
再発行した領収書を送る際は、再発行である旨を明記しましょう。
宛名が会社名の場合の記載方法
領収書の宛名が会社名の場合、株式会社などの法人格を省略せずに正式名称で記載する必要があります。
担当者の部署名や役職名は、必要に応じて記載しましょう。
会社名のみを宛名とする場合は、「〇〇株式会社 御中」と記載するのが一般的です。
会社宛の領収書送付メール例文
件名：領収書送付のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日は、弊社商品をご購入いただき、誠にありがとうございました。
つきましては、下記のとおり領収書を発行いたしましたので、ご査収ください。
領収書発行日：[日付]
領収金額：[金額]領収書は、本メールにPDF形式で添付しております。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも弊社サービスをご愛顧賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
[会社名]
[担当者名]
[連絡先]
会社宛に領収書を送る際の基本的な例文です。
宛名は会社名と担当者名を記載し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
領収書発行メール作成のまとめ
ここまでの内容を振り返り、領収書発行メール作成の重要なポイントをまとめます。
- 件名、宛名、本文で必要な情報を明確に記載する
- 感謝の気持ちを伝え、丁寧な言葉遣いを心がける
- 電子領収書の送付方法や再発行時の対応を明確にする
これらのポイントを踏まえ、日々の業務で領収書発行メールを作成する際には、ぜひ一度、作成したメールを見直してみてください。
そうすることで、より正確で丁寧なコミュニケーションが実現し、取引先や顧客との良好な関係を築くことができるでしょう。
あなたのビジネスがさらにスムーズに進むことを心から応援しています。
