見積書修正メールの基本 5つのステップと例文
見積書修正
件名：【再送】[製品名] 見積書（[見積書番号]）
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様お世話になっております。
株式会社[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。先日ご提示いたしました[製品名]の見積書（[見積書番号]）の内容に一部誤りがございましたため、修正したものを改めてお送りさせていただきます。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
修正箇所は[変更箇所]でございます。
[変更理由]により修正いたしました。大変恐縮ですが、添付の見積書（[見積書番号]、発行日：[発行日]）をご確認いただけますようお願いいたします。
ご多忙のところ大変恐縮ですが、[返信期限]までにご返信いただけると幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
[あなたの電話番号]
[あなたのメールアドレス][あなたの名前]
見積書を送った後で、内容に間違いが見つかったり、変更が必要になったりすること、ありますよね。
そんな時、どうすれば失礼なく、スムーズに修正版を送れるのか、頭を悩ませる方も多いのではないでしょうか？
実は、ちょっとしたコツとマナーを知っていれば、修正メールも怖くありません。
この記事では、見積書修正メールの基本構成から、具体的な書き方、お詫びの仕方まで、あなたの「困った」を「できた。」に変えるためのノウハウをぎゅっと詰め込みました。
それでは、早速見ていきましょう。
見積書修正メールの書き方 基本構成
件名で修正内容を明確に伝える
見積書修正メールで最も重要なことの一つは、件名で修正内容を明確に伝えることです。
これにより、相手はメールを開封する前に、内容を把握しやすくなります。
例えば
【見積書No.[見積書番号]】内容修正のご連絡
のように、具体的な修正内容を件名に入れることで、相手に迅速かつ正確に情報を伝えることができます。
宛名と挨拶は丁寧に行う
ビジネスメールの基本ですが、宛名と挨拶は丁寧に行いましょう。
宛名には、会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。
挨拶は、「いつもお世話になっております」や「先日はいろいろとありがとうございました」など、状況に応じた適切な言葉を選びましょう。
丁寧な言葉遣いは、相手に良い印象を与え、その後のコミュニケーションを円滑にするために重要です。
見積書再送メールで必須の4項目
見積書を再送するメールでは、相手に失礼なく、かつスムーズに内容を理解してもらうために、以下の4つの項目を必ず含めるようにしましょう。
これらの項目をしっかり記載することで、トラブルを防ぎ、よりスムーズな取引につながります。
修正箇所と変更理由を簡潔に説明
まず、見積書のどの部分を修正したのか、そしてなぜ修正が必要だったのかを明確に伝える必要があります。
具体的に変更点を挙げることで、相手は修正内容をすぐに把握できます。
修正箇所説明の例文
件名：【再送】[製品名] 見積書
[会社名] [部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日ご提示させていただきました[製品名]の見積書の内容に一部誤りがございましたので、修正したものを再送させていただきます。
変更箇所は、[変更箇所]でございます。[変更理由]
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますようお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文では、具体的な変更箇所と理由を明確に伝えることで、相手に誤解を与えないように配慮しています。
お詫びの言葉を添える
見積書の修正は、相手に手間をかける行為です。
そのため、再送する際には、必ずお詫びの言葉を添えましょう。
丁寧な謝罪は、相手の不快感を和らげ、今後の良好な関係を築く上で重要です。
お詫びの言葉の例文
件名：【再送】[製品名] 見積書
[会社名] [部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日お送りしました[製品名]の見積書に誤りがございました。大変申し訳ございません。
つきましては、修正した見積書を改めてお送りさせていただきます。
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますようお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文では、冒頭で謝罪の言葉を述べています。
このように、最初に謝罪することで、相手に誠意が伝わりやすくなります。
再送した見積書情報を記載
再送した見積書が、どの見積書を修正したものなのかを明確にするために、再送した見積書情報を記載しましょう。
具体的には、見積書番号や発行日を記載することで、相手はどの見積書が最新のものか混乱せずに把握できます。
再送見積書情報記載の例文
件名：【再送】[製品名] 見積書
[会社名] [部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
誤りのあった[製品名]の見積書を修正し、改めてお送りいたします。
見積書番号：[見積書番号]
発行日：[発行日]
お手数をおかけいたしますが、ご確認いただけますようお願いいたします。
[あなたの名前]
この例文では、見積書番号と発行日を明記することで、相手がどの見積書を参考にすれば良いか一目でわかるようにしています。
返信期限と連絡先を明記
最後に、いつまでに返信がほしいのか、そして連絡先を明記することで、相手はスムーズに対応できます。
返信期限を設けることで、見積もりの検討を促し、ビジネスの機会を逃さないようにすることが重要です。
返信期限と連絡先明記の例文
件名：【再送】[製品名] 見積書
[会社名] [部署名] [担当者名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
[製品名]の見積書を修正し再送いたします。
ご多忙のところ恐縮ですが、[返信期限]までにご返信いただけますと幸いです。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
[あなたの電話番号]
[あなたのメールアドレス]
[あなたの名前]
この例文では、返信期限と連絡先を明記することで、相手がスムーズに対応できるようにしています。
見積書変更依頼メールの注意点
変更の必要性を丁寧に説明する
見積書の内容に変更が必要になった場合、まず大切なのは、なぜ変更が必要なのかを相手に丁寧に説明することです。
先日は誠にありがとうございました
といった感謝の言葉から始めると、相手に与える印象が良くなります。
次に、変更が必要になった理由を具体的に伝えましょう。
例えば、当初の見積もりから仕様が変更になった、数量が変わった、などの理由が考えられます。
この時、変更理由を曖昧にせず、具体的な背景を伝えることで、相手の理解と納得を得やすくなります。
変更の理由が、自社のミスによるものであれば、その点についても正直に伝え、誠意ある対応を心がけましょう。
これにより、その後の取引を円滑に進めるための信頼関係を築くことができます。
具体的な変更内容を記載する
変更理由を説明したら、次は具体的な変更内容を伝えましょう。
- 〇〇の価格を〇〇円に変更しました
- 〇〇の数量を〇個に変更しました
のように、どこが、どのように変わったのかを明確に記載することが大切です。
この時、変更前と変更後の数値を並べて示すと、相手にとって非常に分かりやすくなります。
また、変更箇所が複数ある場合は、箇条書きにするなどして、情報を整理しましょう。
変更内容を伝える際は、専門用語を避け、誰にでも理解できる言葉を使うように心がけてください。
さらに、変更後の見積書を添付する際は、ファイル名に「修正版」や「変更後」などの文言を加えることで、相手がどのファイルが最新のものかすぐに判断できるように工夫しましょう。
これにより、相手は混乱することなく、スムーズに見積書の内容を確認することができます。
見積書訂正メールで避けるべきこと
曖昧な表現や言い訳を使わない
見積書を訂正する際、最も避けたいのは曖昧な表現や言い訳です。
修正理由をはっきりさせない、責任の所在を不明確にするような言葉は、取引先からの信頼を損なう可能性があります。
例えば、「たぶん」「おそらく」といった言葉は避け、「確認不足により」「私のミスで」など、具体的な理由を述べることが大切です。
また、「～のせい」といった他責にするような言い訳も、相手に不快感を与えるため避けましょう。
訂正の理由を明確に伝えることで、相手に誠意が伝わり、スムーズなコミュニケーションにつながります。
常に正確で明確な言葉を選ぶように心がけましょう。
焦って誤字脱字をしない
見積書を修正する際は、迅速な対応が求められますが、焦ってメールを作成すると、誤字脱字が発生しやすくなります。
誤字脱字が多いメールは、相手に「いい加減な仕事をしている」という印象を与え、ビジネス上の信頼を損なう可能性があります。
修正した見積書を送る前に、必ず内容を再度確認しましょう。
可能であれば、他の担当者にもチェックしてもらうと、よりミスを防ぐことができます。
また、送信前にプレビュー機能を利用して、体裁が整っているかを確認することも重要です。
焦らず、丁寧な作業を心がけることで、より質の高いメールを作成できます。
見積書修正メール お詫びの伝え方
修正の理由を丁寧に伝える
見積書を修正して再送する場合、まず大切なのは、なぜ修正が必要になったのか、その理由を丁寧に伝えることです。
単に「間違っていました」と伝えるだけでなく、具体的な状況や原因を説明することで、相手の理解と信頼を得ることができます。
例えば、「先日の見積もりでは、システムの設定ミスにより一部価格が誤っておりました」のように、具体的に説明しましょう。
迷惑をかけたことに対して誠意ある謝罪をする
修正の理由を伝えたら、次にお詫びの言葉を述べましょう。
見積書の誤りによって、相手に手間や迷惑をかけた可能性を考慮し、誠意ある謝罪をすることが重要です。
「ご迷惑をおかけし、大変申し訳ございません」といった言葉とともに、再発防止に努める姿勢を示すと、より丁寧な印象になります。
例文1：修正理由と謝罪を伝えるメール
件名：【お詫び】お見積書No.[見積書番号]の修正について
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
先日ご送付いたしましたお見積書No.[見積書番号]につきまして、記載内容に一部誤りがございました。
原因は、[原因]によるものでございます。
ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。つきましては、修正したお見積書を改めてお送りいたしますので、ご確認いただけますと幸いです。
今後このようなことがないよう、十分に注意してまいります。
引き続き、ご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。[署名]
この例文では、見積書に誤りがあったことに対する謝罪と、具体的な原因を伝えています。
また、修正した見積書を再送すること、そして今後の注意についても述べています。
例文2：簡潔に謝罪を伝えるメール
件名：お見積書No.[見積書番号]再送のご案内
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日お送りいたしましたお見積書No.[見積書番号]に一部誤りがございました。
大変申し訳ございませんが、修正したお見積書を添付いたしましたので、ご確認をお願いいたします。
ご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
[署名]
この例文は、より簡潔にお詫びを伝える場合のものです。
ビジネスシーンにおいては、状況に応じて使い分けることができるでしょう。
見積書修正メール まとめ
見積書修正メールを送る際のポイントをまとめると、以下の3点になります。
- 件名で修正内容を明確に伝え、丁寧な言葉遣いを心がける
- 修正箇所や理由を具体的に説明し、お詫びの言葉を添える
- 再送した見積書の情報と返信期限、連絡先を明記する
これらのポイントを踏まえ、常に相手への配慮を忘れないことが大切です。
もし、修正が必要になった場合は、今回の記事を参考にしながら、誠意をもって対応することで、きっと相手にも気持ちが伝わるはずです。
