Teams参加URLをメールで案内する3つの手順

Microsoft Teams参加URL案内

代筆さん

09 2月 2025 — 10 min read

件名：【[イベント名]】[日付] [開始時間]～ Teams参加のご案内

[会社名]
[部署名] [役職] [宛名]様

お世話になっております。[会社名]、[部署名]の[名前]です。

この度は、[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございます。

下記URLよりTeams会議にご参加ください。

[Teams会議URL]

開始時間になりましたら、上記URLをクリックしてご参加ください。

なお、ご参加にあたりましては、事前にTeamsアプリのインストールをお願いいたします。

イベント中は、マイクをミュートに設定していただきますようお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお気軽にお問い合わせください。

何卒よろしくお願いいたします。

Teamsでのイベント開催を参加者の方々にもスムーズに伝えるには、案内メールがとても大切です。

この記事では、Teamsイベントの参加URLをメールで案内する手順を、分かりやすく解説します。

参加者の方を迷わせない、親切な案内メールを作成して、イベントをさらに盛り上げましょう。

まずは、Teamsイベント案内メール作成の基本から見ていきましょう。

Teamsイベント案内メール作成の基本

参加者の情報とイベント詳細を明確にする

まずは、誰に、何のイベントの案内を送るのかをはっきりさせることが大切です。

参加者の名前や役職、イベント名、日時、目的などを明確に記載しましょう。

これにより、参加者は「これは自分に関係のあるイベントだ」と認識しやすくなります。

例えば、以下のように考えると良いでしょう。

「〇〇部の皆さんへ」
「[イベント名]のご案内」
「[日付] [時間] から開催」
「[イベントの目的]について」

これらの情報をメールに入れることで、参加者はイベントへの期待感を高め、スムーズに参加準備をすることができます。

Teams会議URLの取得方法

次に、Teams会議のURLをどうやって取得するかを説明します。

Teamsで会議をスケジュールする際、会議の詳細画面に表示される「参加リンクをコピー」というボタンをクリックします。

すると、会議への参加に必要なURLがコピーされます。

このURLをメールに貼り付けて参加者に送ることで、参加者はワンクリックで会議に参加できるようになります。

Teamsの会議URLは、参加者が迷わずイベントに参加するための重要なポイントです。

次のステップでは、このURLを使って、実際に参加者へ送るメールの具体的な書き方を見ていきましょう。

Teams参加URLメールの具体的な書き方

件名でイベント内容を簡潔に伝える

メールの件名は、参加者がイベントの内容をすぐに把握できるように、簡潔かつ具体的に記述することが重要です。

長すぎる件名は途中で切れてしまい、内容が伝わりにくくなる可能性があります。

そのため、イベント名、日時、Teams会議への参加リンクである旨を明記すると良いでしょう。

件名例1：イベント名と日時を記載した件名

件名：[イベント名]：[日付] [開始時間]～ Teams参加のご案内

このように、件名にイベント名、日時を記載することで、参加者はメールを開封する前にイベントの概要を把握できます。

これにより、メールの開封率を高める効果が期待できます。

件名例2：参加リンクである旨を明記した件名

件名：【[イベント名]】Teams参加リンクのご案内

件名に「Teams参加リンク」と明記することで、参加者はメールがTeams会議への参加に関するものであることをすぐに理解できます。

特に、複数のメールが届く参加者にとっては、件名で内容を判断できることは非常に重要です。

本文で参加URLと注意事項を記載する

メール本文では、まず宛先と挨拶から始め、イベントの詳細、Teams会議への参加URLを記載します。

参加URLはクリックしやすいように、改行して目立つように記載すると親切です。

また、参加にあたっての注意事項や、事前に準備しておいてほしい事項があれば、この箇所で伝えておきましょう。

例文 Teams会議の参加URLを記載したメール本文

件名：[イベント名] Teams参加のご案内

[宛先]様

いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。

この度は、[イベント名]にご参加いただき、誠にありがとうございます。

下記URLよりTeams会議にご参加ください。

[Teams会議URL]

開始時間になりましたら、上記URLをクリックしてご参加ください。

なお、ご参加にあたりましては、事前にTeamsアプリのインストールをお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

[署名]

この例文では、参加URLを改行して記載し、参加者がクリックしやすいように配慮しています。

また、事前にTeamsアプリのインストールが必要である旨を記載することで、参加者がスムーズに参加できるようにサポートしています。

例文注意事項を記載したメール本文

件名：[イベント名] Teams参加のご案内

[宛先]様

いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。

[イベント名]のTeams会議URLをお知らせいたします。

[Teams会議URL]

開始時間になりましたら、上記URLをクリックしてご参加ください。

イベント中は、マイクをミュートに設定していただきますようお願いいたします。

ご不明な点がございましたら、[問い合わせ先]までお問い合わせください。

[署名]

この例文では、イベント中にマイクをミュートにするよう注意事項を記載しています。

これにより、参加者全員が快適にイベントに参加できるよう促しています。

また、問い合わせ先を明記することで、参加者が疑問点をすぐに解決できるように配慮しています。

Teams招待メールでよくある質問と注意点

参加URLが機能しない場合の確認ポイント

Teamsの参加URLが機能しない場合、参加者側でいくつかの原因が考えられます。

まず、URLが正しくコピーされているか、再度確認してもらいましょう。

手入力の場合、タイプミスが起こりやすいので注意が必要です。

次に、Teamsアプリが最新バージョンにアップデートされているか確認が必要です。

古いバージョンの場合、正常に動作しないことがあります。

また、ブラウザから参加を試みている場合は、使用しているブラウザがTeamsに対応しているか、確認を促しましょう。

参加URLが機能しない場合の確認ポイントを伝える例文

件名：Teams会議参加URLに関するご案内

[参加者名] 様

先日は、Teams会議へのご参加のご登録ありがとうございました。

もし、会議への参加URLが機能しない場合は、以下の点をご確認ください。
・URLのコピーミスがないか
・Teamsアプリが最新バージョンであるか
・使用しているブラウザがTeamsに対応しているか

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。

よろしくお願いいたします。

この例文は、参加URLが機能しない場合の確認ポイントを参加者に伝えるメールです。

URLのコピーミス、アプリのバージョン、ブラウザの互換性について、具体的に確認を促すことで、参加者がスムーズに会議に参加できるようにサポートします。

参加者への事前準備を促す方法

Teams会議をスムーズに進めるためには、参加者にあらかじめ必要な準備を促すことが重要です。

例えば、Teamsアプリのインストールや、イヤホンやマイクなどの周辺機器の動作確認を事前に依頼しましょう。

また、会議資料を事前に共有することで、参加者は会議内容を把握しやすくなり、より有意義な議論ができます。

参加者への事前準備のお願いは、メールだけでなく、イベントの告知ページなど、複数のチャネルで伝えると効果的です。

参加者への事前準備を促す例文

件名：【重要】Teams会議参加前の準備のお願い

[参加者名] 様

Teams会議へのご参加ありがとうございます。

会議を円滑に進めるため、以下の事前準備をお願いいたします。
・Teamsアプリのインストール（PCまたはスマートフォン）
・イヤホンやマイクなど周辺機器の動作確認
・事前に共有した会議資料の確認

ご協力をお願いいたします。

よろしくお願いいたします。

この例文は、参加者に対してTeams会議参加前の準備を促すためのメールです。

Teamsアプリのインストール、周辺機器の動作確認、会議資料の確認といった具体的な項目を挙げることで、参加者がスムーズに会議に臨めるように促します。

Teams参加URL案内メールを効果的に活用する方法

リマインダーメールを送信するタイミング

Teamsの参加URLを案内した後、イベントやセミナーの直前にリマインダーメールを送ることは、参加率を高めるために非常に効果的です。

リマインダーメールを送る最適なタイミングは、イベント開始の24時間前、数時間前、そして直前の3回に分けるのがおすすめです。

最初のメールはイベントの24時間前に送信し、参加者にイベントの再確認と準備を促します。

次に、イベントの数時間前に送信することで、予定の再確認を促し、参加忘れを防ぎます。

そして最後に、イベント直前に送信することで、滑り込みでの参加を促すことができます。

これらのリマインダーメールには、参加URLを再掲し、必要に応じて簡単な参加手順や注意事項を再度記載すると良いでしょう。

24時間前リマインダーメール

件名：【[イベント名]】明日開催！参加URLのご案内

[参加者名] 様

いつも大変お世話になっております。
明日開催の【[イベント名]】のリマインダーをお送りします。

まだご参加登録がお済みでない場合は、下記URLよりご参加ください。
[Teams参加URL]

ご多忙中とは存じますが、皆様のご参加を心よりお待ちしております。

[署名]

こちらはイベント開催の24時間前に送るリマインダーメールの例です。

イベント名と参加URLを明記し、参加を促す文面を心がけましょう。

数時間前リマインダーメール

件名：【[イベント名]】まもなく開始！参加URLのご案内

[参加者名] 様

いつも大変お世話になっております。
【[イベント名]】の開催時間が近づいてきました。

下記URLからご参加いただけます。
[Teams参加URL]

開始時間までにご準備をお願いいたします。

[署名]

イベント開始数時間前に送るリマインダーメールの例です。

イベントが近づいていることを伝え、参加URLを再度案内することで参加を促します。

直前リマインダーメール

件名：【[イベント名]】間もなく開始！最後の参加URLのお知らせ

[参加者名] 様

いつも大変お世話になっております。
【[イベント名]】が間もなく開始いたします。

こちらからご参加ください。
[Teams参加URL]

皆様のご参加を心よりお待ちしております。

[署名]

こちらはイベント開始直前に送るリマインダーメールの例です。

最後の参加チャンスを促すことで、参加率向上を目指します。

参加状況を確認する方法

Teamsのイベント後には、参加状況を確認することも重要です。

Teamsには参加者の情報を確認できる機能があります。

会議中に参加者が誰か、いつ入室し、いつ退室したかの詳細な情報を確認できます。

これらの情報は、今後のイベントの改善や参加者へのフォローアップに活用できます。

参加状況の確認には、Teamsの会議レポート機能を利用します。

このレポートでは、参加者の名前、参加時間、退出時間などが一覧で表示されます。

この情報を分析することで、参加者の関心度やイベントのどの部分が最も注目されたかを把握することができます。

また、参加者数が少なかった場合は、その原因を分析し、次回イベントの改善に繋げることができます。

参加状況の確認は、イベントの成功を測る上で不可欠な要素です。

参加者のデータを分析し、より効果的なイベント運営を目指しましょう。