講演会案内メール作成 5つのコツと効果的な告知文例
講演会開催のお知らせ
件名：【[テーマ]】に関する講演会のご案内
株式会社[会社名]
[宛名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[名前]です。この度、[テーマ]に関する講演会を下記の通り開催することになりましたので、ご案内申し上げます。
本講演会では、[講師名]様を講師にお迎えし、[講演内容のポイント]について、具体的な事例を交えながら解説いただきます。
[ターゲット層]の皆様にとって、今後の業務やキャリアアップに必ず役立つ内容となっております。ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。
日時：[年]年[月]月[日]日（[曜日]）[時間]時〜[時間]時
場所：[会場名]（[住所]）
オンライン開催の場合は、以下URLからご参加ください
[URL]お申し込みは、以下のいずれかの方法でお願いいたします。
オンラインフォーム
[オンラインフォームのURL]メール
[メールアドレス]宛に「[講演会名]参加希望」と明記の上、お名前、ご所属、ご連絡先をお知らせください。電話
[電話番号]までご連絡ください。担当者が対応いたします。参加申し込み締め切り：[締め切り日] [時間]
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
ビジネスの場で、講演会やセミナーの告知は、参加者の知識欲やキャリアアップの意欲を刺激する絶好の機会です。
しかし、せっかく魅力的な講演会を企画しても、案内メールが参加者の心に響かなければ、その魅力は十分に伝わりません。
今回は、そんな悩みを解決するために、講演会案内メールの基本構成から、参加者の心に響く告知文例、さらには参加率を上げる秘訣まで、余すところなくご紹介します。
この記事を読めば、講演会がより多くの参加者にとって有益な時間となることでしょう。
まずは、メールの基本構成と重要ポイントから見ていきましょう。
講演会案内メールの基本構成と重要ポイント
講演会案内メールは、ただ情報を伝えるだけでなく、参加者の興味を引きつけ、行動を促すための重要なツールです。
効果的なメールを作成するためには、基本的な構成要素と、それぞれのポイントをしっかりと押さえておく必要があります。
ここでは、メールの各要素が持つ役割と、具体的な書き方のコツを解説します。
件名で興味を引く 参加を促す書き方
メールを開封してもらうためには、まず件名で興味を引くことが重要です。
件名は、メールの第一印象を決める顔のようなもの。
魅力的な件名をつけることで、開封率を高め、講演会への参加を促すことができます。
具体的には、講演会のテーマや講師の専門性、参加することで得られるメリットなどを盛り込むと効果的です。
ただし、件名が長すぎると、途中で切れて表示されてしまう可能性があるので、簡潔にまとめることを心がけましょう。
例えば、
- 【最新トレンド】[テーマ]に関する講演会のご案内
- [講師名]氏による[テーマ]セミナー開催のお知らせ
- [テーマ]で成果を出す！無料講演会のご案内
のような件名が考えられます。
重要なのは、メールを開封したくなるような「何か」を件名に含めることです。
本文冒頭で講演会の目的を明示する
本文の冒頭部分では、講演会の目的を明確に伝えることが重要です。
参加者は、なぜその講演会に参加するのか、参加することで何が得られるのかを知りたいと思っています。
そのため、講演会のテーマや目的、ターゲットとなる参加者層などを具体的に記載し、参加者の期待感を高めるようにしましょう。
また、挨拶や自己紹介を入れることで、丁寧な印象を与えることも大切です。
例えば、
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
この度、[テーマ]に関する講演会を下記の通り開催することになりました。
本講演会では、[テーマ]の最前線で活躍されている[講師名]氏をお招きし、最新の知見や実践的なノウハウを学ぶことができます。
[ターゲット層]の皆様にとって、今後の業務やキャリアアップに必ず役立つ内容となっております。
このように、講演会の目的と参加するメリットを冒頭で明確にすることで、読者の関心を惹きつけ、参加への意欲を高めることができます。
日時と場所の詳細を分かりやすく記載する
講演会に参加する上で、日時と場所は最も重要な情報の一つです。
これらの情報は、参加者がスケジュールを調整し、会場にスムーズに到着するために必要不可欠です。
日時や場所を記載する際は、誤解がないように具体的に記載しましょう。
特に、オンライン開催の場合は、URLや参加方法などを丁寧に記載することが重要です。
例えば、
日時：[年]年[月]月[日]日（[曜日]）[時間]時〜[時間]時
場所：[会場名]（[住所]）
オンライン開催の場合は、以下URLからご参加ください
[URL]
このように、日時、場所、オンライン開催の場合はURLなどを明確に記載することで、参加者の混乱を防ぎ、スムーズな参加を促すことができます。
セミナー告知文例集 参加者の心に響くフレーズ
このセクションでは、講演会への参加を促すための具体的な文例を紹介します。
著名な講師の魅力を最大限に引き出す表現、講演内容への関心を高める言葉、そして参加することで得られる具体的なメリットを示すフレーズを、状況に合わせて使い分けられるようにまとめました。
これらの文例を参考に、参加者の心に響く告知文を作成しましょう。
著名な講師をアピールする文例
著名な講師を招く講演会では、その講師の知名度や実績を効果的にアピールすることが重要です。
参加者は、講師の専門知識や経験に魅力を感じ、参加を検討する可能性が高まります。
ここでは、講師の魅力を最大限に引き出すための文例をいくつかご紹介します。
例文：著名な講師の紹介
件名：[講師名]氏 特別講演会のご案内
[宛先]様
平素より大変お世話になっております。
この度、[業界・分野]でご活躍の[講師名]氏を講師にお迎えし、特別講演会を開催する運びとなりました。
[講師名]氏は、[実績・肩書]としてご高名で、[専門分野]における第一人者でいらっしゃいます。[講師名]氏の貴重なご講演を、ぜひこの機会にご聴講ください。
敬具
この例文は、講師の肩書や実績を具体的に示し、その専門性の高さを強調しています。
参加者は、講師の専門知識に触れることで、講演会への期待感を高めることができます。
例文：講師の経験を強調
件名：[講師名]氏による実践的[テーマ]講演会
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。
この度、[業界・分野]で豊富なご経験をお持ちの[講師名]氏を迎え、[テーマ]に関する講演会を開催いたします。
[講師名]氏は、[具体的な経験]のご経験から得られた知見を基に、実践的な内容をお話しくださいます。[講師名]氏の貴重な経験談は、必ずや皆様の業務にお役立ていただけると確信しております。
敬具
この例文では、講師の経験に焦点を当て、実践的な知識が得られることをアピールしています。
参加者は、具体的な経験談から実務に役立つヒントを得られることを期待できます。
講演内容の魅力を伝える文例
講演会のテーマや内容を具体的に伝えることは、参加者の関心を引く上で非常に重要です。
単にテーマを述べるだけでなく、講演内容のポイントや、参加者がどのような知識や情報が得られるかを明確にすることで、参加意欲を高めることができます。
例文：講演テーマの概要説明
件名：[テーマ]に関する最新動向を学ぶ講演会
[宛先]様
いつも格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。
今回、[テーマ]に関する最新動向をテーマに講演会を開催することになりました。
本講演では、[講演内容のポイント1]や、[講演内容のポイント2]など、[テーマ]に関する最先端の情報をお届けいたします。この機会にぜひご参加いただき、今後のビジネスにお役立ていただければ幸いです。
敬具
この例文は、講演テーマを具体的に説明し、参加者がどのような情報を得られるかを明確にしています。
これにより、参加者は講演内容への期待感を持つことができます。
例文：具体的な事例を紹介する
件名：[テーマ]成功事例から学ぶ講演会のご案内
[宛先]様
平素は格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。
この度、[テーマ]の成功事例を基にした講演会を開催いたします。
講演では、[具体的な事例1]や、[具体的な事例2]といった、実践的な事例を基に解説いたします。[テーマ]に関する理解を深め、皆様のビジネスに新たな視点を取り入れる絶好の機会です。
敬具
この例文では、具体的な事例を紹介することで、講演内容への興味を引いています。
参加者は、具体的な成功事例から、自身の業務に活かせるヒントを得られることを期待できます。
参加メリットを具体的に示す文例
参加者が講演会に参加することで得られる具体的なメリットを示すことは、参加意欲を高める上で不可欠です。
単に「ためになる」といった抽象的な表現ではなく、具体的な成果や学びを提示することで、参加を後押しすることができます。
例文：スキルアップに繋がることを示唆
件名：[テーマ]に関するスキルアップ講演会のご案内
[宛先]様
いつも弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
今回、[テーマ]に関するスキルアップを目的とした講演会を開催いたします。
本講演にご参加いただくことで、[スキルアップの具体的な内容1]や、[スキルアップの具体的な内容2]といった、実践的なスキルを習得いただけます。この機会にぜひご参加いただき、皆様のスキルアップにお役立てください。
敬具
この例文では、講演会がスキルアップに繋がることを具体的に示しています。
参加者は、講演会に参加することで、自身のスキル向上を期待することができます。
例文：人脈形成の機会をアピール
件名：[テーマ]に関する交流の場を提供する講演会
[宛先]様
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
今回、[テーマ]に関する知見を深めるとともに、参加者同士の交流を目的とした講演会を開催いたします。
講演会後には、参加者同士の交流会も予定しており、[交流会でのメリット]といった、人脈形成の機会を提供いたします。この機会にぜひご参加いただき、新たなビジネスチャンスを広げてください。
敬具
この例文では、人脈形成の機会をアピールしています。
参加者は、講演会を通じて、新たな人脈を築くことができると期待できます。
これらの文例を参考に、講演会の内容や対象者に合わせて調整し、より効果的な告知文を作成してください。
イベント招待メールで参加率を上げる秘訣
申し込み方法を分かりやすく案内
イベントへの参加を促すには、申し込み方法を明確に伝えることが重要です。
参加者が迷うことなくスムーズに申し込めるように、具体的な手順を記載しましょう。
オンラインフォーム、メール、電話など、複数の申し込み方法がある場合は、それぞれを分かりやすく説明します。
申し込み方法案内の例文
件名：【[講演会名]】参加申し込みのご案内
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
この度は、[講演会名]にご興味をお持ちいただき、誠にありがとうございます。
お申し込みは、以下のいずれかの方法でお願いいたします。
オンラインフォーム
[オンラインフォームのURL]メール
[メールアドレス]宛に「[講演会名]参加希望」と明記の上、お名前、ご所属、ご連絡先をお知らせください。電話
[電話番号]までご連絡ください。担当者が対応いたします。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
上記例文のように、申し込み方法を具体的に記述することで、参加者は安心して手続きを進めることができます。
複数の方法を用意することで、参加者の利便性を高めることも可能です。
参加締切日を明記し行動を促す
参加を促すためには、申し込みの締め切り日を明記し、早めの行動を促すことが効果的です。
締め切り日を設定することで、「後で申し込もう」と思っている参加者に、具体的な行動を促すことができます。
締め切り日が近づいていることをリマインダーメールで再度通知することも有効です。
参加締切日明記の例文
件名：【[講演会名]】参加申し込み締め切りのお知らせ
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は【[講演会名]】のご案内をお送りいたしました。
参加申し込みの締め切り日が迫ってまいりましたので、改めてご案内させていただきます。
締め切り日時：[締め切り日] [時間]
まだお申し込みがお済みでない方は、お早めにお手続きいただきますようお願いいたします。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
締め切り日を記載する際は、具体的な日時を明記することが重要です。
また、締め切り間近であることを強調することで、参加者の行動を促す効果を高めることができます。
ビジネスメールテンプレート 状況に応じた使い分け
ビジネスシーンでは、講演会案内メールを社内向けと社外向けで使い分けることが重要です。
それぞれの状況に適したテンプレートを用意することで、より効果的に情報を伝え、参加を促すことができます。
社内向け講演会開催通知のテンプレート
社内向けのメールでは、親しみやすさを意識しつつも、必要な情報を明確に伝えることが大切です。
従業員の参加を促すため、講演会の目的や参加のメリットを具体的に記述しましょう。
社内向け講演会開催通知テンプレート
件名：【社内向け】[講演会名]開催のご案内
社員各位
いつも業務にご尽力いただき、誠にありがとうございます。
この度、社員の皆様のスキルアップを目的とした講演会を下記の通り開催いたします。
講師には、[講師名]様をお迎えし、[講演テーマ]についてご講演いただきます。
ご多忙中とは存じますが、皆様のエントリーを心よりお待ちしております。
詳細は以下をご確認ください。
【日時】[日時]
【場所】[場所]
【参加申込締切】[締切日]
【申込方法】[申込方法]ご不明な点がございましたら、[担当部署]までお気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
[署名]
このテンプレートは、社内向けに講演会を告知する際に使用します。
件名には【社内向け】と明記し、誰に向けたメールかを明確にしましょう。
本文では、開催目的、講師、講演テーマ、日時、場所、申し込み方法などを具体的に記載します。
社外向けイベント招待メールのテンプレート
社外向けのメールでは、企業のブランドイメージを損なわないよう、丁寧で格式高い表現を心がけましょう。
講演会の内容に加えて、参加者にとってのメリットを強調することが重要です。
社外向けイベント招待メールテンプレート
件名：【ご招待】[講演会名]開催のご案内
[会社名] [役職] [氏名]様
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、この度、[講演会名]を下記の通り開催する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。
本講演会では、[講師名]様を講師にお招きし、[講演テーマ]についてご講演いただきます。
皆様のご参加を心よりお待ちしております。
【日時】[日時]
【場所】[場所]
【参加申込締切】[締切日]
【申込方法】[申込方法]ご多忙中とは存じますが、ぜひご参加賜りますようお願い申し上げます。
敬具
[署名]
このテンプレートは、社外の顧客やビジネスパートナーを講演会に招待する際に使用します。
件名には【ご招待】と明記し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
本文では、講演会の詳細と共に、参加することのメリットを具体的に記載します。
また、企業の信頼性を高めるため、フォーマルな表現を使用しましょう。
講演会開催通知後のフォローアップと情報伝達手段
リマインダーメールで参加を促す
講演会開催の通知メールを送った後、参加を促すためのフォローアップは非常に重要です。
特に、締切日が近づいている場合や、まだ申し込みをしていない方に対して、リマインダーメールを送ることは参加率向上に繋がります。
リマインダーメールでは、再度講演会の魅力を伝え、参加を後押しするメッセージを心がけましょう。
また、申し込みがまだ済んでいない場合は、申し込み方法を再度案内することで、スムーズな参加を促すことができます。
リマインダーメールの例
件名：【[講演会名]】開催まであと[日数]日！お申込みはお済みですか？
[宛先]様
先日は【[講演会名]】のご案内をお送りいたしましたが、お申込みはお済みでしょうか。
開催まで残り[日数]日となりました。
まだお席に余裕がございますので、ご都合よろしければ、ぜひご参加ください。今回の講演会では、[講演内容の概要]について詳しく解説いたします。
また、[講師名]様をお招きし、[講師の専門分野]に関する貴重なお話をお伺いできる機会となります。お申込みがまだの方は、以下のURLよりお早めにお申込みください。
[申し込みURL]皆様のご参加を心よりお待ちしております。
この例文は、締切日が近づいていることを伝え、参加を促す内容となっています。
講演内容や講師の情報を再度提示することで、参加者の関心を引くように工夫されています。
質疑応答の機会や連絡先を明記する
講演会に関する問い合わせや疑問に対応するための連絡先を明記することは、参加者の満足度を高める上で欠かせません。
特に、質疑応答の機会を設ける場合は、その旨を事前に告知することで、参加者の期待感を高めることができます。
また、講演会後にも、参加者からの質問を受け付けるための連絡先を提示することで、より丁寧なフォローアップが可能になります。
参加者とのコミュニケーションを円滑に進めるために、メールアドレスだけでなく、電話番号や問い合わせフォームなど、複数の連絡手段を提供することも有効です。
質疑応答の機会を告知する例
件名：【[講演会名]】質疑応答についてのご案内
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。
先日は【[講演会名]】へのご参加お申込み、誠にありがとうございました。講演会当日は、参加者の皆様からの質疑応答のお時間を設けております。
講演内容に関する疑問や、ご不明な点などございましたら、ぜひご質問ください。また、講演会に関するご質問やお問い合わせは、下記までご連絡ください。
[メールアドレス]
[電話番号]皆様のご参加を心よりお待ちしております。
この例文は、講演会当日に質疑応答の機会があることを告知し、参加者からの質問を受け付けるための連絡先を明示しています。
事前に質疑応答の機会を伝えることで、参加者の疑問解消を促進し、講演会への満足度を高める効果が期待できます。
まとめ 講演会案内メール成功の鍵
ここまでの内容を振り返り、講演会案内メールを成功させるための重要なポイントを3つに絞ってまとめました。
- 件名で興味を引き、本文冒頭で目的を明確に示す
- 講演内容の魅力や参加メリットを具体的に伝える
- 申し込み方法や締切日を明記し、リマインダーで参加を促す
これらのポイントを踏まえ、メールを作成することで、参加者の心に響く効果的な案内メールを作成できます。
さらに、講演会開催後も、参加者とのコミュニケーションを継続することが大切です。
質疑応答の機会を設けたり、連絡先を明記したりすることで、参加者との信頼関係を深め、次回のイベントへの期待感へと繋げましょう。
読者の皆様が、これらの情報を活用し、素晴らしい講演会を開催し、成功を収めることを心から願っています。
