請求書発行のお知らせメール 3つの注意点と書き方
請求書発行のお知らせ
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書発行のご案内
株式会社[取引先会社名]
[担当者名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。さて、[年月]分の請求書を発行いたしましたので、ご案内申し上げます。
請求金額は、合計[金額]円（税込）でございます。
支払い期日は、[日付]までとなっております。詳細は添付の請求書をご確認ください。
添付ファイル：[ファイル名]恐れ入りますが、請求書の内容をご確認いただき、期日までにお支払いくださいますようお願いいたします。
万が一、請求内容にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願いいたします。
請求書発行のお知らせメール、作成は意外と手間取るものですよね。
「ちゃんと送ったはずなのに、伝わってない？」
そんな経験、ありませんか？
この記事では、請求書発行のお知らせメールで絶対に外せない、基本構成とスムーズなやり取りをするためのポイントを、分かりやすく解説していきます。
この記事を読めば、もうメールの作成で悩むことはありません。
請求書発行のお知らせメール 件名の基本
件名で請求書送付メールと明記する
まず、メールの顔とも言える件名で、「請求書送付」であることを明確に伝えましょう。
件名を見ただけで、相手がメールの内容をすぐに把握できるようにすることが大切です。
これにより、相手はメールを見落とすことなく、スムーズに対応できます。
例えば、件名に
【〇〇株式会社】[日付] 請求書送付のご案内
のように、会社名と日付を記載すると、より丁寧で親切な印象を与えられます。
請求書送付メールの件名例
件名：【[会社名]】[日付] 請求書送付のご案内
この例では、会社名と日付を明記することで、請求書メールであることが一目でわかるよう工夫しています。
また、日付を入れることで、複数の請求書が送られている場合でも、どの請求書についてのお知らせなのかを、すぐに判別できます。
件名で請求書送付を明記することで、メールの開封率を高め、相手に迅速な対応を促す効果が期待できます。
件名で内容が分かれば、相手も安心してメールを開封できますね。
ビジネスメールで請求書発行をお知らせする際の注意点
請求書発行のお知らせメールを作成する際、いくつかの注意点があります。
これらの点に留意することで、より丁寧で正確なコミュニケーションが可能になり、請求に関するトラブルを未然に防ぐことができます。
以下に、特に重要な3つの注意点について説明します。
請求金額と期日を明確に記載する
請求書発行のお知らせメールでは、請求金額と支払い期日を明確に記載することが非常に重要です。
これにより、受取側はいつまでに、いくら支払う必要があるのかを正確に把握できます。
金額や期日の記載漏れ、誤りは、支払い遅延やトラブルの原因となるため、必ず確認しましょう。
請求金額と期日を記載したメールの例文
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書発行のご案内
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
さて、[年月]分の請求書を発行いたしましたので、ご案内申し上げます。
請求金額は、合計[金額]円（税込）でございます。
支払い期日は、[日付]までとなっております。
詳細は添付の請求書をご確認ください。
何卒よろしくお願いいたします。
上記例文のように、請求金額と期日を本文中に明記することで、受取側は添付ファイルを開封する前に、請求の概要を把握することができます。
請求書送付メールに添付ファイル名を記載する
請求書をメールで送付する際は、添付ファイル名をメール本文に記載しましょう。
これにより、受取側はどのファイルが請求書であるかをすぐに判断でき、開封ミスを防ぐことができます。
また、ファイル名に請求年月や顧客名を記載することで、ファイル管理も容易になります。
添付ファイル名を記載したメールの例文
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書発行のご案内
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
さて、[年月]分の請求書を発行いたしましたので、ご案内申し上げます。
添付ファイル：[ファイル名]
請求金額は、合計[金額]円（税込）でございます。
支払い期日は、[日付]までとなっております。
詳細は添付の請求書をご確認ください。
何卒よろしくお願いいたします。
上記例文のように、ファイル名を明記することで、受取側は請求書をスムーズに確認できます。
請求書発行通知と併せて確認のお願いを記載する
請求書を発行したことを通知するだけでなく、請求内容の確認を促す一文を添えることが重要です。
これにより、受取側は請求内容に誤りがないかを確認する機会を得られ、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。
確認を促すことで、支払い遅延のリスクを減らすことにも繋がります。
確認のお願いを記載したメールの例文
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書発行のご案内
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[担当者名]です。
さて、[年月]分の請求書を発行いたしましたので、ご案内申し上げます。
添付ファイル：[ファイル名]
請求金額は、合計[金額]円（税込）でございます。
支払い期日は、[日付]までとなっております。
恐れ入りますが、請求書の内容をご確認いただき、期日までにお支払いくださいますようお願いいたします。
万が一、請求内容にご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願いいたします。
上記例文のように、確認のお願いを添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
請求書発行のお知らせメールでよくある質問
請求書発行のお知らせメールを送る際、ビジネスシーンでは様々な疑問が生じることがあります。
ここでは、請求書送付メールに関してよくある質問とその回答をまとめました。
請求書送付メールの返信が必要な場合
請求書送付メールに対して、必ずしも返信が必要というわけではありません。
しかし、以下のような状況では返信を求めると丁寧な印象を与えられます。
- 請求内容に不明点がある場合
- 請求金額や期日について確認が必要な場合
- 送付した請求書が確かに届いたか確認したい場合
例文：返信を求める場合の請求書送付メール
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書送付のご連絡
[取引先会社名]
[担当者名]様いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[商品・サービス名]のご利用ありがとうございました。
さて、[年月]分の請求書を発行いたしましたので、ご査収ください。
請求書の内容をご確認いただき、ご不明な点がございましたら、お手数ですがご返信いただけますようお願いいたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
[署名]
上記の例文のように、請求書の内容に不明点がある場合に返信をお願いする旨を記載しましょう。
返信期限を設ける場合は、具体的な日付を明記するとより丁寧です。
請求書メールが届かない場合の対応
請求書メールが届かないという問い合わせは、意外と多く発生します。
メールが届かない原因は様々ですが、主な原因と対応策を以下に示します。
- 迷惑メールフォルダに振り分けられている: まずは、迷惑メールフォルダを確認してもらいましょう。
- メールアドレスの入力ミス: 相手のメールアドレスが間違っている可能性があります。
- システムの不具合: 送信側のシステムに問題が発生している場合もあります。
例文：請求書メールが届かない場合の確認メール
件名：【[会社名]】請求書メール未着のご連絡
[取引先会社名]
[担当者名]様いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日、[年月]分の請求書をメールにて送付いたしましたが、届いていないとのことで大変申し訳ございません。
お手数ですが、迷惑メールフォルダをご確認いただけますでしょうか。
それでも見当たらない場合は、大変お手数ですが、メールアドレスに間違いがないかご確認をお願いいたします。
念のため、請求書を再度送付いたします。
引き続き、よろしくお願いいたします。
[署名]
メールが届かない場合は、まず相手に迷惑メールフォルダの確認を促しましょう。
それでも解決しない場合は、メールアドレスの再確認と請求書の再送を検討しましょう。
請求書発行通知を複数回送る場合
請求書の送付後、期日を過ぎても入金がない場合、再度請求書発行のお知らせメールを送る必要が出てきます。
この際、初回とは異なる文面で、相手に不快感を与えないように配慮することが大切です。
例文：再送付の場合の請求書送付メール
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書再送付のご連絡
[取引先会社名]
[担当者名]様いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日ご送付いたしました[年月]分の請求書について、お支払いの確認ができておりません。
大変恐縮ですが、再度請求書を送付いたしますので、ご確認いただけますでしょうか。
もし既にお支払い済みでしたら、行き違いとなり申し訳ございません。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続き、よろしくお願いいたします。
[署名]
再送付の際は、催促のニュアンスを強く出しすぎないように注意が必要です。
まずは「お支払いの確認ができていない」という事実を伝え、状況によっては「行き違いの可能性」を考慮する文章を入れると、より丁寧な印象を与えられます。
請求書発行のお知らせメール作成のまとめ
請求書発行のお知らせメールを作成する上で、特に重要なポイントをまとめると以下のようになります。
- 件名に「請求書送付」と明記すること
- 請求金額と期日を明確に記載すること
- 添付ファイル名を記載し、確認を促すこと
これらのポイントを意識することで、取引先との間でスムーズなコミュニケーションと、請求業務の効率化につながります。
メールを作成する際には、まずテンプレートを用意し、必要に応じて調整していくのがおすすめです。
毎回ゼロから作成する手間を省き、記載漏れやミスを減らすことができます。
ぜひ、この記事で紹介した内容を参考に、自社に合った請求書送付メールを作成してみてください。
請求業務は、ビジネスにおいて非常に重要な役割を担っています。
正確で丁寧な対応を心がけることで、取引先からの信頼を得て、より良い関係を築くことができるでしょう。
