請求書添付メールで失敗しない！送付のコツと注意点
請求書添付のお知らせ
件名：【[会社名]】[請求年月]分 [商品・サービス名]に関する請求書送付のご案内
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、[請求年月]分の[商品・サービス名]のご利用料金に関する請求書を添付いたしましたので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
請求金額は[金額]円でございます。
お支払期日は[日付]までとなっておりますので、期日までにお振り込みいただけますようお願い申し上げます。
振込先は請求書に記載しておりますのでご確認ください。ご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、弊社サービスをよろしくお願い申し上げます。
請求書を送る時、メールの書き方で悩むこと、ありますよね。
「件名は何を書けばいいの？」「本文はどう書けば失礼がない？」
そんなお悩みを解決する記事、始めます。
この記事を読めば、請求書送付メールで失敗することはもうありません。
今回は、基本の書き方から、送付時の注意点、便利なテンプレートまで、請求書メールのすべてを解説します。
まず、請求書送付のお知らせメールの基本の書き方から見ていきましょう。
件名で確実に伝えるポイントや、本文で丁寧かつ簡潔に伝えるコツをしっかり押さえて、スマートに請求書を送りましょう。
請求書送付のお知らせメール 基本の書き方
件名で確実に伝える3つのポイント
請求書を送るメールの件名って、実はすごく大切なんです。
なぜなら、件名を見ただけで「何のメールか」「誰からのメールか」を判断する人が多いから。
ここでは、件名で確実に伝えるための3つのポイントを紹介します。
1. 「請求書」という言葉を入れる
件名には必ず「請求書」という言葉を入れましょう。
これにより、メールを受け取った人が「これは請求に関するメールだ」とすぐに理解できます。
2. 請求書の発行日または請求期間を入れる
請求書の発行日や請求期間を入れると、さらに分かりやすくなります。
「〇月分の請求書」などと具体的に書くことで、相手がどの請求書のことか迷わずに済みます。
3. 会社名または個人名を入れる
誰からのメールか分かるように、会社名や個人名を入れましょう。
これにより、相手は安心してメールを開封できます。
これらのポイントを押さえることで、請求書メールの件名がグッと分かりやすくなりますよ。
本文で丁寧かつ簡潔に伝えるコツ
件名でメールの内容が伝わったら、次は本文です。
本文では、相手に失礼のないように、かつ簡潔に用件を伝えることが大切です。
ここでは、丁寧かつ簡潔に伝えるコツを3つ紹介します。
1. 宛名は必ず入れる
メールの冒頭には、必ず宛名を入れましょう。
「[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様」のように、会社名、部署名、役職、氏名を記載すると丁寧です。
2. 請求書を添付したことを明記する
「請求書を添付いたしましたので、ご確認ください」のように、請求書を添付したことを明記しましょう。
これにより、相手は請求書が添付されていることを忘れずに確認できます。
3. 支払期日と振込先を記載する
支払期日や振込先を記載すると、相手はスムーズに支払い手続きができます。
特に初めて取引をする相手には、振込先情報を丁寧に記載しましょう。
これらのポイントを踏まえて、丁寧で分かりやすい請求書メールを作成しましょう。
例文 請求書送付のお知らせメール
件名：【[会社名]】[日付]発行 [請求内容]に関する請求書送付のご案内
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は[商品・サービス名]をご利用いただき、誠にありがとうございました。
つきましては、[日付]付で[請求内容]に関する請求書を添付いたしましたので、ご査収ください。
請求金額は[金額]円でございます。
支払期日は[日付]までとなっております。
恐れ入りますが、期日までにお支払いいただきますようお願いいたします。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
[あなたの連絡先]
この例文は、取引先へ請求書を送る際に使用できます。
件名には会社名と請求書の発行日、請求内容を記載し、相手がすぐに何の請求書か理解できるようにしています。
本文では、宛名、感謝の言葉、請求書を添付した旨、請求金額、支払期日を明記し、丁寧かつ簡潔に情報を伝えています。
次の章では、請求書添付メールを送る際の注意点について詳しく解説します。
請求書添付メール 送付時の注意点5選
請求書をメールで送る際には、いくつかの注意点があります。
これらの点に留意することで、よりスムーズなやり取りが可能になります。
ここでは、請求書添付メールを送る際の5つの注意点について解説します。
添付ファイル形式の選び方
請求書の添付ファイル形式は、PDF形式が最も推奨されます。
PDFは、異なる環境でもレイアウトが崩れる心配がなく、改ざん防止にも有効です。
また、多くの人がPDFを閲覧できる環境を持っているため、相手に余計な手間をかけさせません。
もし、先方から指定されたファイル形式がある場合は、そちらに従いましょう。
ファイル名とパスワード設定
添付するファイル名には、請求書であることが明確にわかるように記載しましょう。
例えば、「[会社名]請求書[請求年月].pdf」のように、会社名、請求書、請求年月をファイル名に入れると良いでしょう。
また、機密情報を含む請求書をメールで送る際は、パスワードを設定することが重要です。
パスワードは、メール本文とは別の手段で伝えるようにしましょう。
これにより、セキュリティリスクを低減できます。
送信前の確認を徹底する
送信前に、添付ファイルが正しいか、宛先が間違っていないか、などを必ず確認しましょう。
特に、複数の請求書を同時に送る場合は、ファイルの間違いが起こりやすいため注意が必要です。
送信ボタンを押す前に、もう一度見直す習慣をつけましょう。
これにより、誤送信のリスクを大幅に減らすことができます。
送信時間帯を考慮する
請求書を送る時間帯も重要です。
相手の業務時間外に送ると、確認が遅れる可能性があります。
一般的には、午前中の早い時間帯か、午後の比較的早い時間帯に送るのが良いでしょう。
また、月末や月初は業務が立て込んでいる場合が多いため、避けるなどの配慮も必要です。
相手の状況を考慮し、適切なタイミングで送るようにしましょう。
再送時のマナーを守る
もし、請求書を再送する必要がある場合は、必ずその旨をメールで伝えましょう。
例えば、「先日は失礼いたしました。
請求書を再送させていただきます」のように、丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。
また、再送の理由を簡単に説明することで、相手に安心感を与えることができます。
再送は、相手に手間をかけさせてしまう可能性があるため、丁寧な対応を心がけましょう。
請求書添付メール テンプレートで業務効率化
請求書添付メールの作成は、毎回同じような内容になりがちです。
テンプレートを活用することで、業務を効率化し、人的ミスを減らすことができます。
ここでは、状況に応じたメール文例と、テンプレートを利用するメリットについて解説します。
状況別メール文例集
請求書送付のメールは、状況によって適切な表現が異なります。
ここでは、一般的な請求書送付、再送、支払期日のお知らせなど、様々なケースに対応できるメール文例を紹介します。
請求書送付のお知らせ（初回）
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書送付のご案内
[顧客名]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[年月]分の請求書を発行いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。
内容をご確認いただき、期日までにお支払いくださいますようお願い申し上げます。
今後とも、弊社サービスをよろしくお願いいたします。
この例文は、初めて請求書を送付する際に使用します。
件名で請求書送付であることが明確に伝わるようにし、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
請求書再送のお知らせ
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書再送のご連絡
[顧客名]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日お送りいたしました請求書について、念のため再送させていただきます。
ご確認いただければ幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
請求書を再送する際には、件名に「再送」と明記することで、相手に誤解を与えないようにします。
また、再送理由を簡潔に記載すると、より丁寧な印象になります。
支払期日のお知らせ
件名：【[会社名]】[年月]分 請求書 支払期日のお知らせ
[顧客名]様
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日お送りいたしました[年月]分の請求書につきまして、お支払期日が近づいてまいりました。
まだお支払いがお済みでない場合は、ご確認いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
支払期日が近づいていることを知らせるメールです。
相手に期日を再確認してもらうことで、未払いを防ぐ効果が期待できます。
テンプレート利用のメリット
メールテンプレートを利用することで、請求書送付業務の効率化と品質向上が期待できます。
テンプレート利用の主なメリットは以下の通りです。
業務効率化
毎回メールを作成する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。
特に、複数の取引先とやり取りがある場合、テンプレートは非常に有効です。
人的ミスの削減
テンプレートを使用することで、記載漏れや誤字脱字などの人的ミスを減らすことができます。
特に、金額や期日などの重要な情報は、テンプレート化することで正確性を保てます。
表現の統一
担当者によって表現が異なることを防ぎ、企業として統一感のあるコミュニケーションが実現できます。
これにより、取引先からの信頼感向上にもつながります。
担当者不在時の対応
担当者が不在の場合でも、テンプレートがあれば誰でも対応可能です。
業務が滞るリスクを減らし、スムーズな業務遂行をサポートします。
テンプレートは、一度作成すれば繰り返し利用できるため、長期的に見ると大きな業務効率化につながります。
状況に合わせて適切なテンプレートを使い分けることで、よりスムーズな請求書送付業務を実現しましょう。
請求書メールのよくある疑問と解決策
請求書をメールで送付する際、様々な疑問が生じることがあります。
ここでは、請求書メールに関するよくある疑問とその解決策を解説します。
請求書が届かない場合の対処法
請求書を送ったにも関わらず、相手に届いていないというケースがあります。
まず確認すべきは、メールアドレスの入力ミスです。
送信履歴を確認し、正しいメールアドレスに送付したか確認しましょう。
次に、相手側の迷惑メールフォルダに振り分けられていないか確認を促します。
メールソフトの設定によっては、自動的に迷惑メールとして処理される場合があります。
それでも解決しない場合は、別のメールアドレスに再送を試みるか、電話連絡をして状況を確認しましょう。
電話連絡の際は、メールが届いていない旨を伝え、再送の必要があるか確認してください。
例文：請求書が届かない場合の確認依頼メール
件名：【[会社名]】請求書送付のご確認
[担当者名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日、[日付]付で請求書をメールにて送付いたしましたが、ご確認いただけておりますでしょうか。
もし、お手元に届いていないようでしたら、迷惑メールフォルダをご確認いただくか、恐れ入りますが、ご一報いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
[署名]
この例文は、請求書が届いているか確認するためのメールです。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しましょう。
添付ファイルが開けない場合
請求書を添付したメールを送った際、相手がファイルを開けないというトラブルも発生します。
主な原因は、ファイル形式が対応していない、パスワードが間違っている、ファイルが破損しているなどが考えられます。
まず、ファイル形式が相手の環境に対応しているかを確認しましょう。
一般的にはPDF形式で送付するのが推奨されます。
もしPDF形式以外で送付した場合は、PDF形式での再送を検討しましょう。
パスワードを設定している場合は、パスワードが間違っていないか、再度相手に確認しましょう。
ファイルが破損している場合は、再度ファイルを準備し、再送する必要があります。
例文：添付ファイルが開けない場合の対応依頼メール
件名：【[会社名]】請求書添付ファイルについて
[担当者名]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日お送りいたしました請求書の添付ファイルについてですが、開封できないというご連絡をいただきました。
お手数をおかけいたしますが、以下の点をご確認いただけますでしょうか。
・ファイル形式がPDF形式になっているか
・パスワード入力に誤りがないか上記をご確認いただいた上で、開封できない場合は、再度ファイルを送付いたしますので、お手数ですがご連絡いただけますようお願いいたします。
[署名]
この例文は、添付ファイルが開けない場合に、相手に確認を依頼するメールです。
相手に手間をかけさせてしまうため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
請求書送付メール作成 まとめ
請求書送付メール作成における重要なポイントを振り返りましょう。
- 件名で内容を明確に伝える
- 添付ファイル形式とパスワード設定に注意する
- 送信前の確認を徹底する
これらのポイントを意識することで、請求書送付メールでのミスを減らすことができます。
メールを送る前には、もう一度内容を見直す習慣をつけましょう。
そうすることで、よりスムーズな取引につながるはずです。
請求業務は正確さが求められるからこそ、少しの工夫で大きな改善が期待できます。
この記事が、あなたの業務効率化に役立つことを願っています。
