経費精算書提出依頼をスムーズにする3つのコツ
経費精算書の提出依頼
件名：【[年月]分】経費精算書のご提出のお願い（[提出期限]まで）
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[自分の名前]です。[年月]分の経費精算書の提出期限が近づいてまいりました。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、[提出期限]までにご提出いただきますようお願いいたします。
提出方法につきましては、社内規定をご確認ください。
ご不明な点がございましたら、経理部までお気軽にお問い合わせください。お忙しいところ大変恐縮ですが、ご協力のほどよろしくお願いいたします。
経費精算は会社のお財布をきちんと管理する上で、とても大切な業務です。
この記事では、そんな経費精算をスムーズに進めるための、提出依頼メールの書き方から、リマインダー、さらには社内ルールまで、詳しく解説します。
まずは、基本の「経費精算書提出依頼メールの基本構成」から見ていきましょう。
経費精算書提出依頼メールの基本構成
経費精算書をスムーズに提出してもらうためには、まず依頼メールの構成が大切です。
きちんとポイントを押さえたメールを作成することで、担当者も「何をすれば良いか」が明確になり、提出漏れや遅延を防ぐことができます。
ここでは、メールの基本構成について解説します。
件名で目的を明確にする
メールの件名は、受け取った人が「何のメールだろう？」と一瞬で理解できるように、目的をはっきりと記載しましょう。
例えば、「【〇月分】経費精算書のご提出のお願い」のように、件名を見ただけで「経費精算に関するメールだ」とわかるようにすることが重要です。
また、件名に期日を記載するのも、提出を促す上で効果的です。
例文1：基本的な件名
件名：【[年月]分】経費精算書のご提出のお願い
上記の件名では、どの月の経費精算なのかが一目でわかります。
例文2：期日を明記した件名
件名：【[年月]分】経費精算書のご提出のお願い（[提出期限]まで）
提出期限を件名に入れることで、より提出を促す効果が期待できます。
宛名と挨拶で丁寧な印象を
メールの書き出しは、宛名と丁寧な挨拶から始めましょう。
誰に宛てたメールなのかを明確にし、相手への配慮を示すことで、よりスムーズなコミュニケーションにつながります。
宛名を書く際は、役職名や部署名を正確に記載しましょう。
挨拶は、状況に応じて使い分けることが大切です。
例文3：丁寧な宛名と挨拶
件名：【[年月]分】経費精算書のご提出のお願い
[部署名] [役職] [氏名]様
いつも大変お世話になっております。
[あなたの名前]でございます。
上記は、ビジネスシーンでよく使われる丁寧な挨拶です。
例文4：少しカジュアルな宛名と挨拶
件名：【[年月]分】経費精算書のご提出のお願い
[氏名]様
お疲れ様です！[あなたの名前]です。
社内間のやり取りなど、少しカジュアルなコミュニケーションが許容される場合は、このように少し柔らかい表現を使っても良いでしょう。
期日を守らせる効果的なリマインダー方法
提出期限を明示する
経費精算書を期日内に提出してもらうためには、まず提出期限を明確に伝えることが重要です。
口頭で伝えるだけでなく、メールやチャットなど、記録に残る形で期限を伝えましょう。
具体的な日付を記載し、午前・午後などの時間まで指定すると、より正確に伝わります。
リマインドメールを送信するタイミング
提出期限を伝えただけでは、提出忘れが発生する可能性があります。
そこで、リマインドメールを効果的に活用しましょう。
リマインドメールを送るタイミングは、提出期限の数日前と、提出期限当日がおすすめです。
期限の数日前のリマインドメールは、従業員に提出準備を促す効果があります。
提出期限当日には、最終確認としてリマインドメールを送り、提出漏れを防ぎましょう。
例文 リマインドメール（期限数日前）
件名：【リマインド】[月]分の経費精算書提出について
[従業員名]様
いつも経費精算にご協力いただきありがとうございます。
[月]分の経費精算書の提出期限が[期限日]に迫っております。
お忙しいところ恐縮ですが、期日までのご提出をお願いいたします。
経費精算に関するご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
この例文は、提出期限の数日前に送るリマインドメールです。
提出期限と提出を促す文言を記載し、従業員に提出準備を促します。
例文 リマインドメール（期限当日）
件名：【本日締切】[月]分の経費精算書提出のお願い
[従業員名]様
いつも経費精算にご協力いただきありがとうございます。
本日[月]分の経費精算書の提出期限日です。
まだご提出がお済みでない場合は、本日中にご提出をお願いいたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
よろしくお願いいたします。
この例文は、提出期限当日に送るリマインドメールです。
提出期限日であることと、提出を促す文言を記載し、提出漏れを防ぎます。
経費精算メールテンプレートの活用法
状況別のテンプレート例
経費精算のメールを作成する際、毎回同じ内容を書くのは手間がかかります。
そこで便利なのがメールテンプレートです。
状況に応じたテンプレートを用意しておけば、メール作成時間を大幅に短縮できます。
また、記載漏れやミスも防ぐことが可能です。
以下に状況別のテンプレート例を紹介します。
【通常】経費精算書提出依頼メール
件名：【[部署名]】[月]分の経費精算書ご提出のお願い
[社員名]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
さて、[月]分の経費精算書の提出期限が近づいてまいりました。つきましては、お忙しいところ恐縮ですが、[提出期限日]までに経費精算書のご提出をお願いいたします。
提出方法につきましては、社内規定をご確認ください。ご不明な点がございましたら、経理部までお気軽にお問合せください。
何卒よろしくお願いいたします。
このテンプレートは、毎月の経費精算書提出を依頼する際の基本的なものです。
提出期限や提出方法など、必要な情報を過不足なく記載しています。
【期限間近】経費精算書提出リマインドメール
件名：【[部署名]】[月]分の経費精算書ご提出のお願い（期限間近）
[社員名]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
先日は、[月]分の経費精算書のご提出についてご案内いたしましたが、まだ未提出の方がいらっしゃいます。つきましては、大変恐縮ですが、[提出期限日]までに経費精算書のご提出をお願いいたします。
提出期限を過ぎますと、経費の精算が遅れる場合がございますので、ご協力をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、経理部までお気軽にお問合せください。
よろしくお願いいたします。
このテンプレートは、提出期限が迫っている従業員へのリマインドとして活用できます。
「期限間近」という文言を入れることで、緊急度を伝えられます。
【提出遅延】経費精算書提出催促メール
件名：【[部署名]】[月]分の経費精算書ご提出のお願い（未提出）
[社員名]様
いつも業務にご協力いただき、ありがとうございます。
先日は、[月]分の経費精算書のご提出についてご案内いたしましたが、未だご提出いただけておりません。つきましては、大変恐縮ですが、至急経費精算書のご提出をお願いいたします。
経費の精算処理を進めるため、ご協力をお願いいたします。ご不明な点がございましたら、経理部までお気軽にお問合せください。
よろしくお願いいたします。
このテンプレートは、提出期限を過ぎても提出がない従業員への催促メールとして活用します。
提出期限を過ぎていることを明確に伝え、早急な対応を促すことが重要です。
テンプレートをカスタマイズする際の注意点
テンプレートは便利ですが、そのまま使うのではなく、自社の状況に合わせてカスタマイズすることが大切です。
例えば、提出方法がオンラインシステムの場合、その旨を記載するなど、具体的な情報を加えるようにしましょう。
また、担当部署名や担当者名を明記することで、より丁寧な印象を与えることができます。
テンプレートを使うことで、効率的に経費精算書の提出依頼が行えるようになります。
スムーズな経費精算のための社内ルール徹底
経費精算をスムーズに進めるためには、単にメールでのリマインドやテンプレートの活用だけでなく、社内全体でのルール徹底が不可欠です。
従業員全員が同じ認識を持ち、ルールに従って行動することで、経費精算業務はより効率的になります。
ここでは、社内ルールを徹底するための具体的な方法を解説します。
経費精算フローの周知
経費精算のルールを徹底する上で、まず重要なのが経費精算フローの周知です。
従業員がどのように経費を申請し、どのような手順で精算が行われるのかを明確に理解している必要があります。
具体的には、以下のような方法で周知を行います。
- 社内ポータルサイトやイントラネットでの情報公開
- 新入社員研修や定期的な社員研修での説明
- 経費精算に関するマニュアルの作成と配布
これらの方法を通じて、従業員がいつでも経費精算のフローを確認できるようにします。
また、フローに変更があった場合は、速やかに全従業員に周知することが重要です。
経費申請に関するFAQの作成
経費精算に関する疑問や質問は、従業員によって様々です。
これらの疑問に一つ一つ対応していると、担当者の負担が大きくなってしまいます。
そこで、経費申請に関するFAQ（よくある質問）を作成し、従業員が自分で解決できるようにすることが有効です。
FAQには、以下のような項目を含めるとよいでしょう。
- どのような経費が精算対象となるのか
- 領収書の添付方法や保管方法
- 交通費や出張費の申請方法
- 経費精算書の提出期限
- 経費精算に関する問い合わせ先
FAQを作成することで、従業員は疑問点をすぐに解決でき、経費精算のプロセスがスムーズに進みます。
また、経理担当者の問い合わせ対応の負担も軽減できます。
定期的にFAQを見直し、最新の情報に更新することも大切です。
経費精算書提出依頼のポイントまとめ
経費精算をスムーズに進めるためのポイントを振り返ってみましょう。
- 提出依頼メールでは、件名で目的を明確に示しましょう。
- リマインドメールは、提出期限を明記して送信しましょう。
- 社内ルールを徹底し、経費精算フローを周知しましょう。
これらのポイントを意識して、まずは経費精算メールテンプレートを見直してみてはいかがでしょうか。
自社の状況に合わせてカスタマイズすることで、より使いやすいものになるはずです。
そして、経費精算に関するFAQを作成することで、従業員からの問い合わせ対応にかかる時間を削減できるでしょう。
これらの取り組みが、あなたのチームの経費精算業務をよりスムーズにし、皆さんの業務効率アップに繋がることを願っています。
