展示会出展のお知らせメール 顧客に響く告知の書き方
展示会出展のお知らせ
件名：【新製品発表！】[展示会名] 出展のお知らせ
株式会社[会社名]
[顧客名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[担当者名]です。この度、弊社は[展示会名]に出展する運びとなりました。
つきましては、[展示会名]の開催概要と、弊社ブースの見どころについてご案内させていただきます。
■展示会名：[展示会名]
■会期：[開始日]～[終了日]
■会場：[会場名]
■弊社ブース：[ブース番号]今回の展示会では、新製品である[新製品名]を初公開いたします。[新製品名]は、[製品の特長やメリット]といった点で、[顧客名]様にご満足いただけるものと確信しております。
また、弊社ブースでは、[展示内容の詳細]もご覧いただけます。
専門スタッフが皆様の疑問にお答えいたしますので、お気軽にお立ち寄りください。ご来場いただいた方には、[来場者特典]をご用意しております。
ぜひこの機会にご来場いただき、弊社製品の魅力を直接ご体験ください。会場へのアクセスは[最寄駅]から徒歩[所要時間]です。
詳細は[地図へのリンク]をご覧ください。ご多忙の折とは存じますが、皆様のご来場を心よりお待ちしております。
[署名]
展示会出展のメールの書き方を悩んでいませんか？
せっかく出展するなら、多くの人に来てもらいたいですよね。
この記事では、展示会出展メールの基本構成から、顧客に響く告知の書き方まで詳しく解説していきます。
メールの構成要素や、開封率を上げるためのコツ、具体的な例文まで、あなたの悩みを解決する情報が満載です。
この記事を読めば、展示会への集客アップ間違いなし。
効果的なメールを作成していきましょう。
展示会出展メールの基本構成と3つの重要ポイント
展示会出展メールは、ただ情報を伝えるだけでなく、お客様に「行ってみようかな」と思わせるような、魅力的な内容にする必要があります。
そのためには、基本構成をしっかり押さえ、3つの重要なポイントを意識することが大切です。
まず、メールの基本構成は、件名、宛名、挨拶、出展概要、来場のお願い、締めの言葉、署名となります。
この基本構成をベースに、これから説明する3つのポイントを意識して作成することで、より効果的なメールを作成できます。
件名で興味を引く。開封率を上げるコツ
メールの開封率を大きく左右するのが件名です。
どんなに素晴らしい内容のメールでも、開封されなければ意味がありません。
そのため、件名でいかに読者の興味を引くかが重要になります。
件名を作成する際のポイントは、まず「展示会に出展すること」を明確に伝えることです。
例えば、「〇〇展示会出展のお知らせ」のように、一目で内容がわかるようにします。
次に、読者のメリットを提示すると、さらに開封率アップにつながります。
新製品を初公開。
限定特典をご用意。
など、読者が「これは見逃せない」と感じるような言葉を使いましょう。
さらに、緊急性や限定性を加えるのも効果的です。
〇月〇日まで
先着〇名様限定
などの言葉を使うことで、読者の行動を促すことができます。
ただし、過剰な表現や嘘は信頼を損なうため、注意が必要です。
簡潔かつ魅力的な件名で、読者の心を掴みましょう。
本文の構成要素｜挨拶・出展概要・来場のお願い
本文は、読者に展示会への来場を促すための重要な部分です。
ここでは、挨拶、出展概要、来場のお願いの3つの要素をバランスよく盛り込む必要があります。
まず、冒頭の挨拶は、丁寧かつ親しみやすい言葉遣いを心がけましょう。
「いつもお世話になっております」といった一般的な挨拶に加え、
〇〇様におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
のような、相手への気遣いを加えるのもおすすめです。
次に、出展概要では、展示会名、開催日時、場所、ブース番号など、基本的な情報を正確に記載します。
さらに、展示内容や見どころを具体的に説明することで、読者の興味を引くことができます。
例えば、
- 弊社自慢の新製品を実際に体験いただけます
- 専門スタッフが皆様の疑問にお答えします
など、具体的なメリットを提示しましょう。
最後に、来場のお願いでは、読者に来場を促す言葉を添えます。
「皆様のご来場を心よりお待ちしております」といった丁寧な表現とともに、「ぜひ、〇〇ブースへお立ち寄りください」のように、具体的な行動を促す言葉を使うのも効果的です。
これらの要素を適切に組み合わせることで、読者に展示会への期待感を持たせることができます。
締めの言葉と署名で丁寧な印象を
メールの最後を飾る締めの言葉と署名は、相手に与える印象を左右する大切な要素です。
締めの言葉は、
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
のような、今後の関係継続を願う言葉が適切です。
また、
展示会でお目にかかれるのを楽しみにしております。
のような、具体的な期待感を込めた言葉も効果的です。
署名は、会社名、部署名、氏名、連絡先などを記載します。
これらの情報が正確に記載されていることで、相手は安心して連絡を取ることができます。
さらに、会社のロゴやウェブサイトのリンクを記載することで、会社の信頼性を高めることができます。
締めの言葉と署名は、メール全体の印象をまとめ、読者に安心感と信頼感を与える役割を果たします。
これらの要素を丁寧に作成することで、ビジネスシーンにふさわしい、丁寧な印象を与えることができます。
展示会案内文で伝えるべき5つの情報
展示会への出展を告知するメールでは、受け取った方がスムーズに来場できるよう、必要な情報を分かりやすく伝えることが大切です。
ここでは、案内文に盛り込むべき5つの情報について、具体的に解説していきます。
展示会名と開催日時を明確に記載
まず、最も重要なのが展示会名と開催日時です。
これらが不明確だと、相手は「いつ、どこで？」と疑問を持ち、来場意欲を失ってしまう可能性があります。
正確な情報を記載し、参加を検討してもらうための第一歩としましょう。
例：[展示会名] ([開催期間])
開催期間は、開始日と終了日を明記しましょう。
時間も合わせて記載することで、より正確な情報を伝えられます。
出展ブースの場所と見どころを紹介
次に、自社のブースがどこにあるのかを具体的に伝えましょう。
広い展示会場では、目的のブースを見つけるのに苦労する場合があります。
ブース番号だけでなく、近くの目印となる場所や主要な通路からのアクセス方法などを記載すると、より親切です。
また、ブースの見どころも簡単に紹介することで、来場者の興味を引くことができます。
例：弊社ブースは、[展示ホール名]の[ブース番号]です。
[ブースの見どころ]
ブースの場所を具体的に示すことで、来場者はスムーズに辿り着けます。
自社の展示内容や製品の魅力をアピール
今回の展示会で、どのような製品やサービスを展示するのか、具体的な内容を伝えましょう。
製品の機能やメリットを分かりやすく説明し、来場者が興味を持つように工夫することが大切です。
展示する製品だけでなく、技術やソリューションなど、自社の強みをアピールしましょう。
例：[製品名]の[機能やメリット]をご覧いただけます。
[展示内容の詳細]
展示内容を事前に伝えることで、来場者は効率的に情報収集できます。
来場者特典やキャンペーン情報を告知
展示会での来場者特典やキャンペーン情報を告知することも、集客力を高める上で有効です。
特典の内容を具体的に示し、来場意欲を刺激しましょう。
限定ノベルティのプレゼントや、展示会限定の割引キャンペーンなど、魅力的な特典を用意することで、より多くの来場者を見込めます。
例：ご来場いただいた方には、[特典内容]をプレゼントいたします。
[キャンペーンの詳細]
特典やキャンペーンは、来場者にとって大きな動機づけとなります。
地図やアクセス方法を分かりやすく提示
最後に、会場までの地図やアクセス方法を分かりやすく提示しましょう。
最寄りの駅や交通機関、駐車場などの情報を記載すると、来場者はスムーズに会場に辿り着けます。
ウェブサイトの地図へのリンクや、会場までの簡単な地図をメールに添付するなど、様々な方法で情報を伝える工夫をしましょう。
例：会場へのアクセスは[最寄駅]から徒歩[所要時間]です。
詳細は[地図へのリンク]をご覧ください。
地図やアクセス方法の提供は、来場者の負担を軽減します。
展示会出展告知メールの件名例と書き出し
開封率を高める件名パターンを紹介
展示会出展の告知メールは、まず件名で興味を引くことが重要です。
開封されなければ、せっかく作成したメールも読んでもらえません。
ここでは、開封率を高めるための件名パターンをいくつか紹介します。
新製品発表の件名例
件名：【新製品発表！】展示会[展示会名]出展のお知らせ
新製品発表など、具体的な情報を盛り込むことで、読者の関心を惹きつけます。
特に目玉となる製品やサービスがある場合に効果的です。
シンプルな件名例
件名：[会社名]、展示会[展示会名]に出展します！
シンプルな件名ですが、会社名を入れることで、取引先や関係者への告知として効果を発揮します。
出展をダイレクトに伝えることで、用件が明確になります。
体験を取り入れた件名例
件名：展示会[展示会名]で[製品名/サービス名]を体験しませんか？
具体的な製品やサービス名を記載することで、より興味関心を惹きつけます。
体験という言葉を使うことで、展示会への来場を促す効果も期待できます。
「ご招待」を使った件名例
件名：【ご招待】展示会[展示会名]へぜひお越しください
ご招待という言葉を使うことで、特別感を演出できます。
来場を促す効果を高めることができ、顧客との関係を強化したい場合に有効です。
ビジネスシーンで適切な書き出しの例
ビジネスシーンでは、丁寧で失礼のない書き出しが求められます。
ここでは、相手に好印象を与える書き出しの例を紹介します。
拝啓 [時候の挨拶]の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
拝啓
[時候の挨拶]の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
最も丁寧な書き出しで、ビジネスメールの基本となる表現です。
初めてメールを送る相手や、重要な取引先へのメールに適しています。
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
いつも大変お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
日頃から関係のある相手へのメールに適しています。
挨拶と自己紹介を兼ねており、丁寧で親しみやすい印象を与えます。
[宛先]様、平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
[宛先]様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
取引先や顧客など、ビジネス関係において幅広く使用できる丁寧な書き出しです。
日頃の感謝の気持ちを伝えることができます。
親近感が湧くカジュアルな書き出しの例
親しい関係の顧客や、社内へのメールでは、より親近感の湧くカジュアルな書き出しも有効です。
ここでは、親しみやすさを感じさせる書き出しの例を紹介します。
[宛先]様、こんにちは。[会社名]の[氏名]です。
件名：[件名]
[宛先]様
こんにちは。[会社名]の[氏名]です。
親しい顧客や社内のメンバーへのメールに適した書き出しです。
挨拶と自己紹介を兼ねており、明るく親しみやすい印象を与えます。
[宛先]様、お世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
件名：[件名]
[宛先]様
お世話になっております！[会社名]の[氏名]です。
ビジネスシーンでも使えるカジュアルな表現です。
少しくだけた印象を与えたい場合に使用できます。
[宛先]様、お元気ですか？[会社名]の[氏名]です。
件名：[件名]
[宛先]様
お元気ですか？[会社名]の[氏名]です。
親しい関係の相手に使える、さらにカジュアルな表現です。
相手を気遣う言葉を添えることで、より親近感がわきます。
メール作成時の注意点とよくある疑問
展示会出展の告知メールは、顧客との重要な接点です。
だからこそ、細心の注意を払って作成する必要があります。
ここでは、メール作成時に気をつけたいポイントと、よくある疑問について解説します。
誤字脱字や記載漏れがないかの確認
メールを作成したら、必ず送信前に内容をチェックしましょう。
誤字脱字は、読み手に不信感を与えてしまう可能性があります。
また、展示会名、日時、場所などの基本情報に記載漏れがあると、相手に正確な情報が伝わりません。
送信前に複数人で確認し、ミスのないメールを作成することが重要です。
例文 最終チェックリスト
- 誤字脱字がないか
- 日時、場所、企業名などの基本情報に間違いがないか
- URLリンクが正しく機能するか
- 添付ファイルがある場合、ファイルが開けるか
- 参加登録が必要な場合、登録フォームへのリンクが機能するか
上記のようなチェックリストを作成し、送信前に確認することで、ミスを防ぐことができます。
メール配信のタイミングはいつが最適？
メールを配信するタイミングは、開封率に大きく影響します。
展示会直前すぎると、相手のスケジュールが埋まってしまっている可能性があり、早すぎると忘れられてしまうかもしれません。
一般的には、展示会の1ヶ月前～2週間前を目安に送るのが良いでしょう。
また、一度送った後、展示会直前にもう一度リマインドメールを送るのも効果的です。
ただし、顧客によって最適なタイミングは異なるため、過去の配信データなどを参考に、配信タイミングを調整することも重要です。
返信を促す適切な表現とは？
展示会への来場を促すためには、メール内で返信を促す表現を効果的に使うことが重要です。
例えば、「ご来場の際は、ぜひ事前にご連絡ください」といった表現は、来場予定の有無を把握するのに役立ちます。
また、「ご不明な点がありましたら、お気軽にお問い合わせください」と伝えることで、問い合わせのハードルを下げることができます。
返信を促す際は、一方的な押しつけにならないように注意し、相手に寄り添った表現を心がけましょう。
例文 返信を促す表現
件名：[展示会名]出展のお知らせ
[宛先]様
[挨拶]
[本文]
ご多忙中とは存じますが、ぜひこの機会にご来場いただけますと幸いです。
ご来場の際は、お手数ですが事前にご連絡いただけますようお願い申し上げます。
[結び]
上記例文のように、返信を促す表現と合わせて、来場を歓迎する言葉を添えることで、より効果的に来場を促すことができます。
まとめ 展示会出展メールで顧客との繋がりを強化
展示会出展のお知らせメールは、顧客との関係を深める絶好の機会です。
ここまでの内容を振り返り、特に重要なポイントを3つにまとめました。
- 興味を引く件名で開封率アップ
- 必要な情報を分かりやすく記載
- 丁寧な言葉遣いで好印象を与える
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んだメールを作成するために、配信前に必ず内容を再度見直すことをおすすめします。
誤字脱字や情報の不足がないか、顧客の視点に立って確認することで、より効果的なメールにすることができます。
今回の展示会出展メールを通じて、皆様との繋がりがより一層深まることを願っております。
展示会で直接お会いできることを楽しみにしております。
