【代筆さん使い方】AIにあなたのビジネスを教え込む！精度が飛躍的に向上する「業務知識ベース」機能

「AIが生成する文章、もう少し自社の状況に合わせてくれないかな…。」

「うちの会社の商品名や専門用語、ちゃんと反映してほしい！」

AIによる文章生成は便利です。

でも、一般的な知識しか持たないため、あなたのビジネス特有の情報を完璧に反映させるのは難しい場合があります。

「代筆さん」の「知識」機能は、そんな課題を解決します！

この機能を使えば、あなたの会社や業界で使われる専門用語、商品・サービス名、独自の言い回しなどを事前に登録しておくことで、AIがそれらの情報を自動的に考慮し、よりパーソナルで精度の高い文章を生成できるようになります。

知識機能のメリット

• 文章の精度が格段にアップ: AIがあなたのビジネスを理解するため、生成される文章に専門用語や固有名詞が自然に盛り込まれ、より的確でプロフェッショナルな内容になります。
• パーソナライズされた文章作成: まるで社内の人間が書いたかのような、状況に即したパーソナルな文章をAIが作成します。
• 説明の手間を削減: 文章生成の指示を出す際に、毎回「〇〇（商品名）について」「△△（専門用語）を使って」のように細かく指定する必要がなくなります。
• 社内用語の統一にも貢献: チームで共通の知識ベースを使えば、社内で使われる用語や表現のブレを減らす効果も期待できます。

知識機能の使い方

設定は簡単です。

1. 代筆さんのメニューから「業務知識ベース」を選択します。
2. 「新規登録」ボタンなどをクリックし、登録したい情報を入力します。
   • 登録する情報の例:
     • 会社・部署名: 正式名称、略称
     • 商品・サービス名: 正式名称、特徴、キャッチコピー
     • 専門用語: 業界特有の言葉、社内用語、略語とその意味
     • 人物名・役職: よく登場する社内外の人物名や役職
     • 独自の言い回し・定型表現: 「弊社では〇〇と呼んでいます」のような表現
3. 情報を入力したら「保存」します。複数の情報を登録できます。
4. あとは通常通り文章を生成するだけ！ AIは文章を作成する際に、登録された業務知識ベースの内容を自動的に参照し、可能な限り文章に反映させます。

ポイント

• 情報は具体的かつ分かりやすく登録しましょう。
• 情報が古くなったら、適宜更新・修正することが精度維持のコツです。

活用シーン例

• 新商品・サービスの紹介メール: 商品名やスペック、特徴などを知識ベースに登録しておけば、AIがそれらを盛り込んだ魅力的な紹介文を作成します。
• 顧客への技術的な説明: 専門用語や製品固有の情報を正確に含んだ、分かりやすいサポートメールや説明文書を作成できます。
• 社内向けマニュアル・報告書: 社内用語や部署名を正しく使用した、スムーズに理解できる文書を作成できます。
• プレスリリース: 会社名、サービス名、担当者名などを正確に反映した公式文書の下書きを作成します。
• 業界動向レポート: 業界特有の専門用語や略語を適切に使用したレポートを作成できます。

知識は、「代筆さん」をあなた専用の優秀なアシスタントへと進化させるための重要な機能です。

この機能を活用して、AIが生み出す文章の質をさらに高め、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進めましょう。

→ 「代筆さん」で業務知識を登録してみる

次の記事では、作成した文章を後から見返したり、再利用したりするのに便利な「生成履歴管理」機能についてご紹介します！ 

→【代筆さん使い方】過去の文章もすぐ見つかる！便利な生成履歴管理機能