著作権侵害を発見！ビジネスメールで通知する5つの手順
著作権侵害への対応
件名：【重要】著作権侵害に関するご連絡
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様お世話になっております。[あなたの会社名]、[あなたの部署名]の[あなたの名前]です。
さて、貴社が運営する[ウェブサイト名やサービス名]において、弊社が著作権を有する[著作物の種類 例:画像]である[著作物の具体的な名称 例:〇〇の画像]が、弊社の許可なく使用されていることを確認いたしました。
具体的には、[侵害されている箇所や内容の詳細 例:貴社サイトの〇〇ページにおいて、弊社サイト掲載の〇〇画像が無断で転載されています]において、弊社の著作物が無断で利用されています。
これは、著作権法に違反する行為です。つきましては、速やかに当該著作物の利用を停止していただきますようお願いいたします。
また、今後の対応について[日数 例:7日]以内にご返信いただけますようお願い申し上げます。[必要であれば追記 例:本件に関しましては、法的措置も視野に入れて検討しております。]
今後とも、貴社との良好な関係を築いていきたいと考えておりますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの名前]
[あなたの連絡先]
著作権侵害、見つけたらどうすればいい？
ビジネスで著作権侵害を発見した場合、どう対応すれば良いか悩みますよね。
この記事では、著作権侵害を特定するところから、通知メールの書き方、その後の対応まで、ビジネスシーンで必要な知識と対応方法をステップごとに解説していきます。
もう著作権侵害で慌てることはありません。
さあ、一緒に見ていきましょう。
著作権侵害を特定する基礎知識と確認
まずは、著作権侵害を特定するための基礎知識を身につけましょう。
何が著作権侵害に当たるのか、どのように確認すれば良いのかを理解することで、スムーズな対応が可能になります。
侵害されている著作物の特定
最初に確認すべきは、どの著作物が侵害されているのかを特定することです。
ここで言う著作物とは、小説、音楽、絵画、写真、映像、プログラムなど、著作権法で保護される様々な創作物のことを指します。
具体的には、自社で作成したコンテンツが、他社に無断で使用されていないかを確認します。
たとえば、自社サイトに掲載しているオリジナルの画像が、他のサイトに無断で転載されている場合、この画像が侵害されている著作物となります。
また、自社で作成したプレゼンテーション資料の内容が、許可なく他社の資料にコピーされている場合も同様です。
どの著作物が、いつ、誰によって作成されたものなのかを明確にすることで、その後の対応がスムーズになります。
侵害行為の具体的な内容を把握
次に、どのような行為が著作権を侵害しているのかを具体的に把握しましょう。
著作権侵害には、複製、翻案、公衆送信、譲渡など様々な形態があります。
たとえば、自社のロゴマークが、他社の製品に無断で使用されている場合は「複製」にあたります。
また、自社の小説を無断で翻訳して公開している場合は「翻案」に該当します。
さらに、自社で作成した動画を、許可なくインターネット上で公開している場合は「公衆送信」にあたります。
侵害行為の内容を正確に把握することで、通知メールの内容もより具体的になり、相手に侵害行為を認識させやすくなります。
著作権侵害の証拠を収集する方法
著作権侵害を特定したら、その証拠をしっかりと収集しましょう。
証拠は、相手に侵害行為を認めさせ、損害賠償を請求する際に非常に重要になります。
証拠の収集方法としては、スクリーンショット、URLの記録、日付の記録などが挙げられます。
たとえば、他社が自社のコンテンツを無断で使用しているWebページを見つけた場合は、そのページのスクリーンショットを保存し、URLと日付を記録しておきましょう。
また、著作権侵害が疑われるコンテンツが印刷物の場合には、現物を保管しておきましょう。
これらの証拠は、後の法的措置を検討する際にも役立ちます。
次のステップでは、いよいよ著作権侵害の通知メールを作成する際のポイントについて解説していきます。
著作権侵害の通知メールを作成する際のポイント
著作権侵害を特定し、証拠を収集したら、次は侵害者に通知メールを送付する段階です。
このメールは、あなたの権利を守るための重要なステップです。
ここでは、通知メールを作成する際のポイントを2つに絞って解説します。
通知メールに記載すべき必須項目
通知メールには、いくつかの必須項目があります。
これらの項目を正確に記載することで、あなたの主張を明確にし、相手に適切な対応を促すことができます。
具体的には、以下の項目を必ず含めるようにしましょう。
差出人の情報
あなたの氏名または会社名、住所、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
これにより、相手があなたに連絡を取る手段を明確にします。
著作権侵害の事実
どの著作物が、どのように侵害されているのかを具体的に記述します。
単に「著作権を侵害している」とだけ書くのではなく、侵害されている箇所を特定し、URLや具体的な内容を示すことが重要です。
著作権の根拠
あなたが著作権者であることを示す情報や、著作権の登録番号などを記載します。
これにより、あなたが権利者であることを明確に示します。
侵害行為の停止要求
侵害行為の停止を明確に求めます。
具体的に、いつまでに、どのような行為を停止すべきかを指示します。
今後の対応
損害賠償請求を行う可能性がある場合は、その旨を記載します。
また、返信を求める期限や連絡方法を明記することも効果的です。
これらの情報を網羅することで、相手に誤解を与えることなく、あなたの主張を明確に伝えることができます。
相手に誤解を与えない警告文の書き方
警告文は、相手に侵害行為を認識させ、適切な対応を促すための重要な要素です。
しかし、感情的な表現や攻撃的な言葉遣いは避け、冷静かつ客観的な文面を心がける必要があります。
以下に、誤解を与えないためのポイントをまとめました。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 相手に不快感を与える言葉遣いは避け、丁寧な表現を心がけましょう。
- 事実に基づいた記述: 感情的な表現ではなく、事実に基づいて具体的に記述します。
- 法的根拠を示す: あなたの主張が法律に基づいて正当であることを示すことで、相手の理解と協力を得やすくなります。
- 冷静なトーンを保つ: 感情的にならず、冷静に状況を伝えることが重要です。
- 具体的な指示: 曖昧な表現は避け、具体的な対応を求めることで、相手がどのように行動すべきかを明確にします。
例えば、「あなたの行為は著作権侵害にあたります」と直接的に指摘するのではなく、「弊社の著作物と酷似した内容が、貴社のウェブサイトで確認されました。
これは、著作権法に抵触する可能性がございます」といった表現を用いることで、より冷静かつ客観的な印象を与えることができます。
次は、これらのポイントを踏まえ、実際に侵害者に送る通知メールのテンプレートと例文を解説していきます。
侵害者に送る通知メールテンプレートと例文
ここでは、実際に著作権を侵害していると思われる相手に送る通知メールのテンプレートと例文を紹介します。
侵害の停止を求める場合と、損害賠償請求を含める場合の2つのパターンを用意しました。
状況に応じて適切な方を選び、必要に応じて内容を修正して使用してください。
侵害の停止を求める通知メール例文
最初に、著作権侵害の停止を求める通知メールの例文です。
このメールは、穏便に問題を解決したい場合に有効です。
まずは相手に著作権侵害の事実を認識させ、自主的な改善を促すことを目的とします。
侵害停止通知メール例文
件名：【重要】著作権侵害に関するご連絡
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
さて、貴社が運営する[ウェブサイト名やサービス名]において、弊社が著作権を有する[著作物の種類]である[著作物の具体的な名称]が、弊社の許可なく使用されていることを確認いたしました。
具体的には、[侵害されている箇所や内容の詳細]において、弊社の著作物が無断で利用されています。これは、著作権法に違反する行為です。
つきましては、速やかに当該著作物の利用を停止していただきますようお願いいたします。
今後とも、貴社との良好な関係を築いていきたいと考えておりますので、ご理解とご協力をお願い申し上げます。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
[あなたの連絡先]
この例文は、丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように配慮しています。
しかし、著作権侵害の事実を明確に伝え、適切な対応を求める意思表示をすることが重要です。
損害賠償請求を含む通知メール例文
次に、損害賠償請求を含む通知メールの例文です。
こちらは、著作権侵害の悪質性が高い場合や、既に損害が発生している場合に送付を検討します。
より強い警告として機能し、相手に真剣な対応を促すことが期待できます。
損害賠償請求通知メール例文
件名：【重要】著作権侵害および損害賠償請求に関する通知
[相手の会社名]
[相手の担当者名]様拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
さて、貴社が運営する[ウェブサイト名やサービス名]において、弊社が著作権を有する[著作物の種類]である[著作物の具体的な名称]が、弊社の許可なく、かつ営利目的で使用されている事実を確認いたしました。具体的には、[侵害されている箇所や内容の詳細]において、弊社の著作物が無断で利用されています。これは、著作権法に明確に違反する行為であり、弊社に多大な損害を与えているものと認識しております。
つきましては、速やかに当該著作物の利用を停止していただくとともに、弊社が被った損害に対する賠償を請求いたします。具体的な損害賠償額につきましては、別途、資料を提示の上、ご請求させていただきます。
誠に遺憾ではございますが、本件につきましては、法的措置も視野に入れて対応を進めて参ります。
敬具
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
[あなたの連絡先]
この例文は、より強い表現を使用し、相手に法的な責任を認識させることを目的としています。
損害賠償請求の意思を明確に伝えることで、相手に早急な対応を促すことができます。
返信を促すための効果的なフレーズ
メールの最後に、返信を促すための効果的なフレーズを加えることも重要です。
相手に「無視できない」と思わせることで、迅速な対応につながることが期待できます。
つきましては、本メール到着後[日数]以内に、ご回答いただけますようお願い申し上げます。
このように、具体的な期限を示すことで、相手の返信を促すことができます。
期限を過ぎても返信がない場合は、次のステップに進むことを検討しましょう。
著作権侵害への対応で注意すべき法的リスク
著作権侵害への対応は、適切な手順を踏まないと、法的リスクを招く可能性があります。
特に、通知書の送付やその後の交渉においては、慎重な対応が求められます。
ここでは、著作権侵害への対応で注意すべき法的リスクについて解説します。
内容証明郵便の活用と注意点
内容証明郵便は、送付した文書の内容、送付日、送付先を郵便局が証明してくれるサービスです。
著作権侵害の通知を送る際、この内容証明郵便を利用することで、後日「送っていない」「そのような内容ではなかった」といった主張を防ぐことができます。
しかし、内容証明郵便はあくまで送付の事実を証明するものであり、相手に必ずしも法的な義務を課すものではありません。
また、内容証明郵便を送付する際には、記載内容に不備がないか、法的に問題がないかなどを事前に確認する必要があります。
不適切な内容の通知を送ってしまうと、逆にこちらが訴えられるリスクも考えられます。
弁護士への相談を検討すべきケース
著作権侵害の通知を送る前に、弁護士への相談を検討すべきケースはいくつかあります。
例えば、侵害の規模が大きく、損害賠償請求額が多額になる可能性がある場合や、相手が企業である場合、過去に同様のトラブルを起こしている場合などです。
また、著作権侵害の事実が明確でない場合や、法的な解釈が難しい場合も、専門家である弁護士に相談することで、適切な対応策を講じることができます。
弁護士に相談することで、法的リスクを回避できるだけでなく、交渉を有利に進めることができる可能性もあります。
著作権侵害通知後の具体的な対応と流れ
相手からの返信への対応方法
著作権侵害の通知後、相手から何らかの返信が来る可能性があります。
その返信内容に応じて、適切な対応を取る必要があります。
返信の種類としては、主に以下の3つが考えられます。
1. 侵害を認める場合
相手が侵害を認め、謝罪や今後の対応について具体的な提案をしてきた場合は、その内容を慎重に検討しましょう。
必要に応じて、損害賠償の交渉や侵害物の撤去などを進めることになります。
合意に至った場合は、書面で合意内容を交わしておくことが重要です。
2. 侵害を否定する場合
相手が著作権侵害を否定し、正当な利用であると主張してきた場合は、まずその根拠を確認する必要があります。
相手の主張が法的に妥当かどうかを判断するために、専門家（弁護士など）に相談することも検討しましょう。
場合によっては、証拠をさらに収集したり、専門家を通じて反論したりする必要があります。
3. 返信がない場合
通知を送付しても、相手から何の返信もないケースも考えられます。
この場合は、再度通知を送付するか、内容証明郵便で送付するなど、より強い措置を検討する必要があります。
それでも反応がない場合は、法的措置を視野に入れる必要が出てきます。
相手からの返信には、誠実かつ冷静に対応することが大切です。
感情的な対応は、交渉を不利に進める可能性があります。
常に法的な根拠に基づき、適切な対応を心がけましょう。
また、やり取りの記録はきちんと残しておくようにしましょう。
交渉が不成立の場合の次のステップ
著作権侵害の通知を送付し、相手と交渉を試みても合意に至らない場合があります。
その場合、次のステップとして法的措置を検討する必要があります。
1. 訴訟の提起
最も一般的な法的措置は、裁判所に訴訟を提起することです。
訴訟では、著作権侵害の事実と損害額を証明する必要があります。
そのため、事前の証拠収集が非常に重要になります。
訴訟を提起する際には、弁護士に依頼することを強くお勧めします。
2. 調停の申し立て
訴訟以外にも、調停という解決方法があります。
調停とは、裁判所が関与して当事者間の和解を仲介する手続きです。
訴訟に比べて、時間や費用を抑えられる可能性があります。
しかし、調停はあくまで当事者間の合意を前提としているため、相手が合意しなければ成立しません。
3. 警告書の送付（弁護士名義）
訴訟や調停の前に、弁護士名義で警告書を送付するという方法もあります。
弁護士が関与することで、相手に心理的なプレッシャーを与え、早期解決につながる可能性があります。
また、警告書の内容は、後の訴訟で有利に働く可能性もあります。
法的措置は、時間も費用もかかるため、慎重に検討する必要があります。
事前に弁護士に相談し、最適な解決方法を選択することが大切です。
また、知的財産権に詳しい弁護士を選ぶことも重要です。
専門知識を持つ弁護士は、著作権侵害に関する複雑な問題をスムーズに解決することができます。
著作権侵害への適切な対応 まとめ
この記事では、著作権侵害を発見した際の対応について、具体的な手順と注意点を解説してきました。
改めて、重要なポイントを以下にまとめます。
- 侵害された著作物の特定、侵害内容の把握、証拠収集を確実に行う
- 通知メールには、必須項目を記載し、誤解のない警告文を作成する
- 状況に応じて、侵害停止、損害賠償請求を求めるメールを使い分ける
これらのポイントを踏まえ、まずは冷静に状況を整理し、証拠を揃えることから始めましょう。
そして、通知メールを送る際には、相手に誠意をもって対応することが大切です。
もし、ご自身での対応が難しいと感じた場合は、ためらわずに専門家である弁護士に相談することも検討してみてください。
知的財産は、ビジネスを行う上で非常に重要な財産です。
適切な対応によって、あなたのビジネスがさらに発展することを願っています。
