契約書案送付メールで失敗しない！5つの必須ポイント
契約書案の送付
件名：【[会社名]】[契約名]契約書案送付のご連絡
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
[会社名]、[部署名]の[氏名]です。さて、先日お打ち合わせいたしました[契約名]の契約書案を作成いたしましたので、お送りいたします。
つきましては、下記についてご確認いただけますでしょうか。
- 契約期間
- 契約金額
- その他[確認事項]
ご多忙中恐縮ですが、[返信期限]までにご確認いただき、ご返信いただけますようお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします。
せっかく作った契約書案、送るメールで失敗したくないですよね。
ビジネスシーンでは、メール一つで相手に与える印象が大きく変わることも。
そこで今回は、契約書案を送る際のメールの書き方について、バッチリ解説しちゃいます。
この記事を読めば、件名から本文、添付ファイルの注意点まで、送る前に確認しておきたいポイントがまるっと分かります。
さらに、そのまま使える例文もご用意。
もうメール作成で悩む必要はありません。
さあ、一緒に「デキる人」のメール術を身につけましょう。
契約書案送付メールの基本構成と件名の書き方
件名で契約書案送付を明確に伝える
メールの件名って、実はとっても重要なんです。
毎日たくさんのメールを受け取る相手にとって、件名を見ただけで「何のメールか」がすぐに分かるように書くのが、ビジネスメールの鉄則。
契約書案を送るメールなら、件名に「契約書案」という言葉を必ず入れましょう。
「【〇〇株式会社】〇〇契約書案送付のご連絡」のように、会社名や契約内容を具体的に書くと、さらに親切です。
これだけで、相手は「あ、契約書のメールだな」とすぐに理解できます。
件名で内容を明確に伝えることで、相手は安心してメールを開封できます。
件名で内容をしっかり伝えることは、ビジネスメールの基本中の基本。
これを守るだけで、あなたのメールの印象がグッと良くなりますよ。
例文：件名で契約書案送付を明確に伝える
件名：【[会社名]】[契約名]契約書案送付のご連絡
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
さて、先日お打ち合わせいたしました[契約名]の契約書案を作成いたしましたので、お送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
[署名]
契約書案を送るメールでは、件名で「何のメールか」を明確に伝えることが重要です。
これにより、相手はメールの内容を事前に把握でき、スムーズな確認作業につながります。
具体的な会社名や契約名を記載することで、さらに分かりやすくなります。
宛名と挨拶で丁寧な印象を与える
件名で「何のメールか」を伝えたら、次は宛名と挨拶です。
メールの冒頭で、相手の名前を間違えるなんて、絶対に避けたいですよね。
「〇〇株式会社 [部署名] [役職] [氏名]様」のように、会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載しましょう。
相手が複数いる場合は、「関係各位」とすることもできます。
宛名の後には、必ず挨拶を入れましょう。
「いつもお世話になっております」や「拝啓」などの挨拶は、丁寧な印象を与えます。
挨拶に続けて、自分の会社名と氏名を名乗ることも忘れずに。
丁寧な宛名と挨拶は、ビジネスメールの基本です。
これらの基本をしっかり守って、相手に失礼のないメールを心がけましょう。
次は、契約書案送付メールの本文構成と記載内容について解説していきます。
契約書案送付メールの本文構成と記載内容
契約書案を送るメールの本文は、相手に誤解なく内容を伝えるために、いくつかの要素を盛り込む必要があります。
ここでは、本文の構成と具体的に記載すべき内容について解説します。
本文冒頭で送付目的を簡潔に説明する
まず、メールの冒頭で、なぜこのメールを送ったのか、つまり契約書案を送付する目的を明確に伝えましょう。
これにより、相手はメールの内容をスムーズに理解し、その後の対応に移りやすくなります。
長々と説明するのではなく、簡潔に用件を伝えることが大切です。
例文 契約書案送付の挨拶
件名：[契約書名]案送付のご案内
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
さて、先日お打ち合わせいたしました[契約内容]に関する契約書案を作成いたしましたので、お送りいたします。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
この例文では、挨拶と自己紹介に続けて、契約書案を送る目的を簡潔に伝えています。
このように、冒頭で目的を明確にすることで、読み手はメールの意図をすぐに理解できます。
契約書案の内容と確認事項を明記する
次に、送付する契約書案の内容と、相手に確認してほしい事項を具体的に記載します。
契約書名だけでなく、契約の主な内容や、特に確認してほしい条項などを明記することで、相手は契約書案をスムーズに確認できます。
確認事項が複数ある場合は、箇条書きにするなどして、見やすく整理しましょう。
例文 確認事項を明記
件名：[契約書名]案送付のご案内
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日は、[打ち合わせ内容]についてお打ち合わせいただき、ありがとうございました。
つきましては、[契約書名]の契約書案を作成いたしましたので、添付ファイルにてお送りいたします。
ご確認いただきたい点は、下記の通りです。
- 契約期間について
- 契約金額について
- [その他確認事項]
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
この例文では、契約書案とともに、特に確認してほしい点を具体的に記載しています。
これにより、相手はどの部分を重点的に確認すればよいのかが明確になります。
返信期限と連絡方法を伝える
最後に、契約書案に対する返信期限と、連絡方法を明確に伝えましょう。
期限を設定することで、相手に迅速な対応を促すことができます。
また、返信方法や連絡先を明記することで、相手はスムーズに回答できます。
期限については、相手の状況も考慮して、無理のない範囲で設定することが大切です。
例文 返信期限と連絡方法を明記
件名：[契約書名]案送付のご案内
[会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
添付ファイルにて、[契約書名]の契約書案をお送りいたします。
ご多忙中恐縮ですが、[返信期限]までにご確認いただき、ご返信いただけますようお願いいたします。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
[あなたの連絡先]
この例文では、返信期限と連絡先を明確に記載しています。
このように、期限と連絡先を伝えることで、相手はスムーズに返信できます。
契約書案を添付する際の注意点とマナー
ファイル形式とファイル名に配慮する
契約書案をメールで送る際、まず気をつけたいのがファイル形式です。
一般的には、Word形式（.docx）やPDF形式（.pdf）が使われます。
Word形式は修正がしやすい一方、環境によってはレイアウトが崩れる可能性があります。
PDF形式はレイアウトを固定できるため、契約書案の内容を正確に伝えたい場合に適しています。
どちらの形式が良いかは、相手の環境や契約内容によって使い分けるのがおすすめです。
ファイル名も重要です。
契約書の種類や日付、自社の会社名などを入れると、相手がファイルを管理しやすくなります。
例えば、「〇〇契約書案_20240715_株式会社△△.pdf」のように、具体的に記載しましょう。
ファイル名を見ただけで内容が把握できるように、分かりやすい命名を心がけてください。
セキュリティ対策を怠らない
契約書案には、重要な情報が記載されています。
そのため、セキュリティ対策は必須です。
特に、機密性の高い情報が含まれる場合は、パスワードを設定するなど、情報漏洩のリスクを減らすように心がけましょう。
また、メールを送る際は、宛先を間違えないように注意が必要です。
送信前に必ず宛先を確認し、誤送信がないようにダブルチェックを行いましょう。
もし誤送信をしてしまった場合は、速やかに相手に連絡し、指示を仰ぐようにしてください。
パスワード設定が必要な場合の手順
契約書案にパスワードを設定する場合は、メール本文でパスワードを伝えるのではなく、別の方法で伝えるのがマナーです。
例えば、パスワードを記載したメールを別途送信したり、電話で伝えたりするなどの方法があります。
パスワードは、できるだけ複雑なものを使用し、第三者が容易に推測できないようにしましょう。
また、パスワードを伝える際は、誤字脱字がないか十分に確認してください。
パスワードが間違っていると、相手は契約書案を開封できず、業務に支障をきたしてしまう可能性があります。
契約書案送付メールの例文とテンプレート活用
状況別の例文を参考にする
契約書案の送付メールを作成する際、状況に応じた適切な例文を参考にすることは非常に有効です。
例えば、初めて契約書案を送付する場合と、修正版を送付する場合では、文面や記載する内容が異なります。
また、相手との関係性によっても、表現を調整する必要があるでしょう。
以下に、状況別の例文を提示しますので、参考にしてください。
初めて契約書案を送付する場合の例文
件名：【[会社名]】[契約種類]に関する契約書案送付のご案内
[相手会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日は、[契約内容に関する簡単な説明]についてお打ち合わせいただき、誠にありがとうございました。
さて、先日お打ち合わせいたしました内容に基づき、[契約種類]に関する契約書案を作成いたしましたので、お送りいたします。
ご多忙中とは存じますが、内容をご確認いただき、ご意見やご質問などございましたら、お気軽にご連絡ください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]
この例文は、初めて契約書案を送付する際に、丁寧で失礼のない印象を与えるように作成しています。
相手に契約書案の内容を確認してもらい、不明点があれば連絡してもらうことを促す内容になっています。
契約書案の修正版を送付する場合の例文
件名：【[会社名]】[契約種類]に関する契約書案（修正版）送付のご案内
[相手会社名] [部署名] [役職] [氏名]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの氏名]です。
先日は、契約書案についてのご指摘をいただき、誠にありがとうございました。
ご指摘いただいた点を修正し、契約書案の修正版を作成いたしましたので、お送りいたします。
お忙しいところ大変恐縮ですが、再度内容をご確認いただけますようお願いいたします。
何かご不明な点等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの部署名]
[あなたの氏名]
[あなたの連絡先]
この例文は、契約書案の修正版を送付する際に、修正箇所を明確にし、再度確認を依頼する意図を伝えています。
丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に不快感を与えないように注意しています。
テンプレートをカスタマイズする際の注意点
契約書案送付メールのテンプレートは、業務効率化に役立つ便利なツールですが、そのまま使用するのではなく、状況に応じてカスタマイズすることが重要です。
テンプレートをカスタマイズする際の注意点を以下に示します。
まず、件名は相手に内容を正確に伝えるために、契約の種類や送付目的を具体的に記載しましょう。
次に、挨拶文は丁寧な言葉遣いを心がけ、相手との関係性に合わせて適切な表現を選びましょう。
また、本文では、契約書案の内容や確認事項を具体的に記載し、相手がスムーズに内容を理解できるように努めましょう。
さらに、返信期限や連絡方法も明確に記載することで、相手にスムーズな対応を促すことができます。
テンプレートをそのまま使うのではなく、これらの点を意識して調整することで、より丁寧で効果的なコミュニケーションが可能になります。
契約書案送付後のフォローアップと注意点
契約書案を送付した後も、油断は禁物です。
スムーズな契約締結のためには、適切なフォローアップと注意が欠かせません。
ここでは、送付後の対応について確認しましょう。
期限内に返信がない場合の対応
契約書案を送付する際に、返信期限を設定しているはずです。
しかし、期限を過ぎても相手から返信がない場合もあります。
まずは、相手にメールや電話で連絡を取り、状況を確認しましょう。
返信を促すメール例文
件名：ご送付した契約書案のご確認について
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[契約書の種類]の契約書案をお送りさせていただきました。
ご多忙中とは存じますが、ご査収いただけましたでしょうか。
つきましては、内容について[返信期限]までにご連絡をいただけますと幸いです。
もし、何かご不明な点やご質問等ございましたら、ご遠慮なくお申し付けください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文は、相手にプレッシャーを与えすぎないように、丁寧な言葉遣いを心がけています。
返信期限を再度伝えつつ、不明点があれば遠慮なく連絡してほしいという意思を伝えます。
状況によっては、電話で直接確認することも検討しましょう。
修正依頼があった場合の対応
契約書案の内容について、相手から修正依頼が来ることもあります。
修正依頼があった場合は、まず依頼内容をしっかりと確認しましょう。
具体的にどの部分をどのように修正してほしいのかを把握することが重要です。
修正内容を確認したら、速やかに対応しましょう。
修正後の契約書案を送付する際には、修正箇所を明記すると親切です。
修正内容が複数ある場合は、箇条書きにするなどして、分かりやすく伝えましょう。
修正後の契約書案を送付するメール例文
件名：[契約書の種類]契約書案の修正版送付のご連絡
[相手の名前]様
いつもお世話になっております。[あなたの会社名]の[あなたの名前]です。
先日は、[契約書の種類]の契約書案について、修正のご依頼をいただきありがとうございました。
ご指摘いただいた内容を修正いたしましたので、改めてご確認をお願いいたします。
主な修正点は以下の通りです。
・[修正点1]
・[修正点2]上記以外にも、細かな修正を加えております。
ご不明な点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願いいたします。
[あなたの会社名]
[あなたの名前]
この例文は、修正依頼への感謝の気持ちを示し、修正点を具体的に伝えることで、相手の確認作業をスムーズにするように配慮しています。
また、修正後の契約書案について、不明点があれば遠慮なく連絡してほしいという意思も伝えます。
修正依頼への対応は、今後の関係性を築く上で非常に重要です。
迅速かつ丁寧な対応を心がけましょう。
契約書案送付メールの重要ポイントまとめ
契約書案送付メールを作成する上で、特に重要なポイントをまとめると以下のようになります。
- 件名で契約書案送付を明確に示す
- 契約書案の内容と確認事項を具体的に記載する
- 返信期限と連絡方法を明記する
これらのポイントを意識することで、相手に失礼なく、スムーズに契約締結へと進めることができるでしょう。
契約書案を送る際には、今回お伝えした内容を参考に、ぜひ一度、メールの構成や文面を見直してみてください。
きっと、より丁寧で分かりやすいメールを作成できるようになるはずです。
そして、それが円滑なコミュニケーションへとつながり、ビジネスの成功を後押ししてくれるでしょう。
