ビジネスメール初心者必見！よくある失敗と正しい書き方7選
よくある失敗とその対処法
ビジネスメールは、ビジネスコミュニケーションの基本であり、あなたの印象を大きく左右するツールです。
しかし、初めてビジネスメールを書く方にとっては、何から手をつけて良いのか、どんな点に注意すれば良いのか、不安に感じることも多いのではないでしょうか。
「件名がこれで良いのか…」「宛名の書き方は？」「敬語はこれで失礼にあたらないだろうか…」など、悩みは尽きないものです。
この記事では、ビジネスメール初心者が陥りやすい失敗例と、その具体的な対策を7つのパターンに分けて解説します。
この記事を読むことで、あなたはビジネスメールの基本的なマナーを理解し、自信を持ってメールを作成・送信できるようになるでしょう。
本記事では、まず初心者が陥りやすい失敗例を7つ紹介し、その後、件名、宛名、敬語、本文の書き方、返信マナーについて、具体的なポイントと例文を交えながら詳しく解説していきます。
ビジネスメールで初心者が陥りやすい失敗例7パターン
ここでは、ビジネスメール初心者が特に注意すべき7つの失敗パターンを具体的に見ていきましょう。
これらの失敗を避けることで、相手に失礼な印象を与えることなく、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
件名が曖昧で内容が伝わらない
ビジネスメールにおいて、件名はメールの内容を簡潔に伝える重要な役割を果たします。
件名が曖昧だと、相手はメールを開封する前に内容を把握できず、後回しにされたり、見落とされたりする可能性があります。
例文：件名が曖昧な例
件名：先日はありがとうございました
[宛先]様
先日はありがとうございました。
[本文]
[署名]
この例では、「先日はありがとうございました」という件名だけでは、何に対する感謝なのか、具体的な内容が全く伝わりません。
改善例：具体的な件名
件名：〇〇会議（[日付]）議事録送付のお礼
[宛先]様
先日は〇〇会議（[日付]）の議事録をご送付いただき、誠にありがとうございました。
[本文]
[署名]
このように、具体的な日付や会議名を入れることで、相手はメールの内容を一目で理解できます。
宛名の間違いや敬称の使い方の誤り
宛名や敬称の間違いは、相手に大変失礼な印象を与えます。
特に、会社名、部署名、役職名、氏名の順序や、「様」「殿」「御中」の使い分けには注意が必要です。
例文：宛名の間違い
件名：[件名]
[会社名][部署名]
[本文]
[署名]
宛名が会社名、部署名だけで、個人名がない場合、誰宛のメールか分からず、担当者に届かない可能性があります。
例文：敬称の間違い
件名：[件名]
[会社名][部署名][役職名][氏名]殿
[本文]
[署名]
個人名に「殿」を使うのは、一般的に目下の人に対して使うため、ビジネスシーンでは不適切です。
敬語が不適切、または過剰な敬語表現
敬語は、相手への敬意を示すために重要ですが、不適切であったり、過剰であったりすると、かえって失礼な印象を与えたり、慇懃無礼な印象を与えたりします。
例文：不適切な敬語
件名：[件名]
[宛先]様
[本文]
[相手の行動]していただけますでしょうか。
[署名]
「～していただけますでしょうか」は、相手に何かを依頼する際に使うには、ややカジュアルで、失礼にあたる可能性があります。
例文：過剰な敬語
件名：[件名]
[宛先]様
[本文]
ご覧になられるご予定でいらっしゃいますでしょうか。
[署名]
「ご覧になられる」と「いらっしゃいます」は二重敬語であり、過剰な敬語表現です。
長文で要点が分かりにくい
ビジネスメールは、簡潔で分かりやすいことが重要です。
長文で要点がまとまっていないメールは、相手に読む負担をかけ、内容が正確に伝わらない可能性があります。
例文：長文で要点が分かりにくいメール
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[自分の会社名][部署名][氏名]です。
さて、先日は[日付]に[場所]で開催されました[会議名]にご出席いただき、誠にありがとうございました。
その際にご説明させていただきました[商品名]の件でございますが、その後、社内で検討を重ねました結果、[詳細な検討結果]という結論に至りました。
つきましては、[具体的な提案内容]をご提案させていただきたく、[日付]の[時間]にご都合はいかがでしょうか。
ご多忙中とは存じますが、何卒よろしくお願い申し上げます。[署名]
このメールは、1文が長く、情報が整理されていないため、要点が非常に分かりにくいです。
返信が遅い、または返信しない
ビジネスメールでは、迅速な返信が求められます。
返信が遅い、または返信しないことは、相手に不快感を与え、信頼関係を損なう可能性があります。
添付ファイルの付け忘れ、ファイル形式の間違い
添付ファイルは、メール本文だけでは伝えきれない情報を補足するために重要です。
しかし、添付ファイルの付け忘れや、ファイル形式の間違いは、相手に迷惑をかける可能性があります。
- 「資料を添付しました」と記載したにもかかわらず、ファイルを添付し忘れて送信してしまう。
- 相手が開けないファイル形式（例えば、特殊なソフトウェアでしか開けない形式）で添付してしまう。
このようなミスに気をつけるようにしましょう。
誤字脱字が多い、言葉遣いが乱暴
誤字脱字が多い、言葉遣いが乱暴なメールは、相手に不快感を与え、あなたの社会人としての常識を疑われる可能性があります。
例文：誤字脱字が多い
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になております。
[本文]
ご検討よろしおねがいします。
[署名]
「なっております」「よろしおねがいします」など、明らかな誤字があります。
例文：言葉遣いが乱暴
件名：[件名]
[宛先]
[本文]
ちゃんと確認しろよ。
[署名]
「～しろよ」という命令口調は、ビジネスシーンでは不適切です。
これらの失敗例を参考に、ご自身のビジネスメールを見直してみてください。
次のセクションからは、より具体的に、失敗しないためのビジネスメールの書き方を解説していきます。
失敗しない。ビジネスメールの件名の書き方3つの基本
ビジネスメールで最初に目にするのは件名です。
せっかく本文を丁寧に書いても、件名が曖昧だと開封してもらえない、後回しにされる、といった可能性があります。
ここでは、相手に「読みたい。」と思わせる件名の書き方の基本を3つご紹介します。
具体的に内容を示すキーワードを入れる
件名を見ただけでメールの内容をある程度推測できるように、具体的なキーワードを入れましょう。
「〇〇について」や「△△のご連絡」といった抽象的な表現ではなく、「〇〇会議議事録」「△△商品見積依頼」のように、具体的な言葉を選ぶことが重要です。
例文：具体的なキーワードを入れた件名
件名：【ご報告】〇〇プロジェクト進捗状況(〇月〇日)
上記の例では、「〇〇プロジェクト」「進捗状況」「〇月〇日」という具体的なキーワードが入っているため、メールの内容が一目で分かります。
例文：抽象的な件名（悪い例）
件名：〇〇について
これでは、何についてのメールなのか全く分からず、開封率が下がる可能性があります。
【重要】【至急】などを適切に使う
緊急度の高いメールには、【重要】や【至急】といった言葉を件名の冒頭に付け加えることで、相手にすぐに対応してもらえる可能性が高まります。
ただし、多用は禁物です。
本当に重要なメールにのみ使用し、緊急度の低いメールには使わないようにしましょう。
例文：緊急度の高いメールの件名
件名：【至急】〇〇システム障害発生のお知らせと対応のお願い
このように記載することで、相手は緊急度の高いメールであることを認識し、優先的に対応してくれるでしょう。
例文：緊急度が低いのに【至急】を使った件名（悪い例）
件名：【至急】〇〇会議の出欠確認
緊急度の低いメールに【至急】を使うと、相手に不快感を与えたり、「狼少年」のように信用を失ったりする可能性があります。
長すぎる件名は避ける
件名が長すぎると、メールソフトやデバイスによっては途中で途切れてしまい、内容が伝わりにくくなります。
また、長い件名は一目で内容を把握しにくく、読む気を失わせる原因にもなります。
件名は20～30文字程度に収めるのが理想的です。
例文：長すぎる件名（悪い例）
件名：〇〇株式会社様との〇〇プロジェクトに関する進捗状況のご報告と、〇月〇日に開催予定の定例会議の議題についてのご提案、ならびに〇〇に関する資料の送付
例文：適切な長さの件名
件名：〇〇PJ進捗報告/定例会議議題提案/〇〇資料送付
上記のように、要点を絞り、簡潔にまとめることで、内容が伝わりやすくなります。
件名の書き方をマスターしたら、次は宛名と敬称です。
間違えやすいポイントをしっかり押さえ、失礼のないメールを作成しましょう。
宛名と敬称で失敗しないためのマナーと注意点
件名に続いて、ビジネスメールで特に注意したいのが宛名と敬称です。
間違った宛名や敬称は、相手に不快感を与え、ビジネスマナーを疑われる原因となります。
ここでは、宛名と敬称の正しい書き方をマスターし、相手に失礼のないメールを作成するためのポイントを解説します。
会社名、部署名、役職名、氏名の正しい順序
ビジネスメールの宛名は、会社名、部署名、役職名、氏名の順に書くのが基本です。
それぞれの要素を正しく記載することで、相手に敬意を示し、スムーズなコミュニケーションを実現できます。
例文：基本の宛名
株式会社[会社名]
[部署名]
[役職名] [氏名]様いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
この例では、会社名、部署名、役職名、氏名、敬称（様）の順に宛名が構成されています。
個人宛の場合は、「様」を使用します。
例文：部署宛の宛名
株式会社[会社名]
[部署名] 御中いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
部署宛にメールを送る場合は、部署名の後に「御中」を付けます。
「御中」は組織や団体に対する敬称です。
「様」「殿」「御中」の使い分け
敬称には、「様」「殿」「御中」などがあります。
それぞれの使い分けを理解し、適切に使い分けることが重要です。
- 様: 個人宛の敬称として最も一般的です。社内外問わず使用できます。
- 殿: 個人宛の敬称ですが、「様」よりもやや改まった印象を与えます。主に社内の目下の人に対して使用されますが、最近では「様」に統一される傾向があります。
- 御中: 部署や団体など、組織宛の敬称です。個人名が分からない場合に、「[部署名]御中」のように使用します。
例文：「様」と「御中」の使い分け
株式会社[会社名]
[部署名] [役職名] [氏名]様いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。株式会社[会社名]
[部署名] 御中いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
個人宛には「様」、部署宛には「御中」を使い分けます。
複数人に送る場合の宛名の書き方
複数の人に同時にメールを送る場合は、宛名の書き方に注意が必要です。
全員の氏名を書くか、「各位」を使用するか、状況に応じて使い分けましょう。
例文：役職が同じ複数人に送る場合
株式会社[会社名]
[部署名]
[役職名] [氏名1]様
[役職名] [氏名2]様
[役職名] [氏名3]様いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
役職が同じ場合は、氏名を並べて記載し、それぞれに「様」を付けます。
例文：役職が異なる複数人に送る場合
株式会社[会社名]
[部署名]
[役職名1] [氏名1]様
[役職名2] [氏名2]様
[部署名]の皆様いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
役職が異なる場合は、上位の役職の方から順に記載し、最後に「[部署名]の皆様」とまとめても良いでしょう。
例文：「各位」を使用する場合
株式会社[会社名]
[部署名] 各位いつもお世話になっております。
[あなたの会社名]の[あなたの部署名]の[あなたの氏名]です。
「各位」は、複数の人に対して敬意を表す言葉で、「皆様」よりも改まった印象を与えます。
社内メールや、関係部署への一斉送信などに適しています。
宛名と敬称は、ビジネスメールの第一印象を左右する重要な要素です。
正しく使いこなせるようになったら、次は、ビジネスメールで好印象を与える敬語の使い方を学びましょう。
ビジネスメールで好印象を与える敬語の使い方
ビジネスメールにおいて、敬語は相手に敬意を払い、良好な関係を築くための重要な要素です。
しかし、不適切な敬語や過剰な敬語は、かえって相手に不快感を与えてしまうこともあります。
ここでは、ビジネスメールで好印象を与える敬語の使い方をマスターしましょう。
尊敬語・謙譲語・丁寧語の基本ルール
敬語には、大きく分けて「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の3種類があります。
それぞれの基本的なルールを理解し、適切に使い分けることが大切です。
尊敬語
相手の動作や状態を高めて表現する言葉です。
「いらっしゃる」「おっしゃる」「ご覧になる」などがあります。
謙譲語
自分側の動作や状態をへりくだって表現することで、相手を高める言葉です。
「伺う」「申し上げる」「拝見する」などがあります。
丁寧語
相手に敬意を払い、丁寧な言葉遣いをするための言葉です。
「です」「ます」「ございます」などがあります。
これらの敬語を適切に使い分けることで、相手に失礼なく、かつ丁寧な印象を与えることができます。
二重敬語や過剰な敬語を避ける
二重敬語とは、一つの言葉に敬語を二重に使ってしまうことです。
例えば、「おっしゃられる」は「言う」の尊敬語「おっしゃる」に、さらに尊敬語の「れる」を付けた二重敬語です。
正しくは「おっしゃる」です。
また、過剰な敬語も避けましょう。
例えば、「〇〇様がおっしゃられた資料を拝見させていただきました」は、敬語が多すぎて不自然です。
「〇〇様がおっしゃった資料を拝見しました」で十分です。
敬語は、適切に使うことで相手に好印象を与えますが、使い方を間違えると逆効果になることもあります。
正しい敬語の使い方を身につけ、ビジネスメールでのコミュニケーションを円滑に進めましょう。
さて、敬語を正しく使っても、文章が長すぎると相手に負担をかけてしまいます。
次は、簡潔で分かりやすいビジネスメール本文の書き方について見ていきましょう。
簡潔で分かりやすいビジネスメール本文の書き方
敬語を適切に使っても、本文が長くて分かりにくいと、相手に負担をかけてしまいます。
ここでは、簡潔で分かりやすいビジネスメールの本文を作成するための3つのポイントをご紹介します。
これらのポイントを押さえることで、相手にスムーズに内容を伝え、良好なコミュニケーションを築くことができるでしょう。
結論を最初に書く
ビジネスメールでは、結論を最初に述べることが重要です。
何についてのメールなのか、相手に何をしてほしいのかを最初に伝えることで、相手はメールの主旨をすぐに理解できます。
例文：〇〇の件についてのお願い
件名：〇〇の件についてのお願い
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
早速ですが、〇〇の件について、[期日]までにご回答いただけますようお願い申し上げます。
[具体的な依頼内容]
ご多忙のところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
この例文では、「〇〇の件について、[期日]までにご回答いただけますようお願い申し上げます」と最初に結論を述べています。
これにより、相手はメールの目的をすぐに把握し、その後の詳細な内容をスムーズに理解できます。
1文を短く、簡潔にまとめる
1文が長すぎると、内容が理解しにくくなります。
1文は40文字程度を目安に、短く簡潔にまとめることを心がけましょう。
また、句読点を適切に使い、文の構造を明確にすることも大切です。
例文：〇〇に関するお問い合わせ（修正前）
件名：〇〇に関するお問い合わせ
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、〇〇の件で大変お世話になり、誠にありがとうございました。おかげさまで、〇〇の件は無事に解決し、〇〇の件についても順調に進んでおりますので、ご安心いただければと存じます。
つきましては、〇〇について、いくつか確認させていただきたい事項があり、ご連絡させていただきました。
例文：〇〇に関するお問い合わせ（修正後）
件名：〇〇に関するお問い合わせ
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は〇〇の件で大変お世話になり、誠にありがとうございました。
〇〇について、いくつか確認させていただきたい事項がございます。
修正前の例文は、1文が長く、内容が把握しづらくなっています。
修正後の例文では、1文を短く区切り、簡潔に表現することで、内容が理解しやすくなりました。
箇条書きを活用する
複数の情報を伝える場合は、箇条書きを活用すると効果的です。
箇条書きを使うことで、情報が整理され、視覚的にも分かりやすくなります。
例文：〇〇会議の議題（箇条書き）
件名：〇〇会議の議題
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
来週開催予定の〇〇会議の議題について、ご連絡いたします。
議題は以下の通りです。
- [議題1]
- [議題2]
- [議題3]
各議題について、事前にご検討いただけますと幸いです。
この例文のように、箇条書きを使用することで、会議の議題が整理され、一目で内容を把握できます。
ビジネスメールの本文は、簡潔で分かりやすく書くことが重要ですが、相手への配慮も忘れてはいけません。
特に、返信は迅速に行うことが、相手との信頼関係を築く上で非常に大切です。
次のセクションでは、ビジネスメールの返信マナーと遅延時の対処法について解説します。
ビジネスメールの返信マナーと遅延時の対処法
ビジネスメールは、迅速かつ丁寧な返信が信頼関係構築の鍵となります。
ここでは、返信のマナーと、遅れてしまう場合の対処法を解説します。
24時間以内の返信を心がける
ビジネスメールは、24時間以内に返信するのを基本としましょう。
迅速な返信は、相手への配慮を示すとともに、業務を円滑に進める上で非常に大切です。
すぐに返信できない場合は、メールを受け取った旨と、いつまでに返信できるかを伝える「一次返信」を送りましょう。
一次返信は、相手に安心感を与え、良好な関係を維持するのに役立ちます。
例文：一次返信（すぐに回答できない場合）
件名：Re: [元のメールの件名]
[会社名] [部署名]
[役職名] [氏名]様いつもお世話になっております。[自分の会社名]の[自分の名前]です。
この度は、お問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
頂戴いたしました件につきまして、[担当部署/担当者]に確認の上、改めて[具体的な返信期日]までにご連絡差し上げます。
今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
[署名]
返信が遅れる場合の連絡方法
万が一、返信が24時間以内にできない場合は、必ず事前に連絡を入れましょう。
連絡が遅れる理由と、いつまでに返信できるかを具体的に伝えることが重要です。
メールだけでなく、電話など、状況に応じてより確実な連絡手段を選びましょう。
期日までに回答できないことが確定した段階で、早めに連絡することが大切です。
例文：返信遅延のお詫び（期日を過ぎてしまった場合）
件名：お詫び：[元のメールの件名]へのご返信遅延について
[会社名] [部署名]
[役職名] [氏名]様いつもお世話になっております。[自分の会社名]の[自分の名前]です。
[日付]に頂戴いたしました[件名]の件につきまして、ご返信が遅れてしまい、誠に申し訳ございません。
[返信が遅れた理由]により、[具体的な返信期日]までにご返信が難しい状況でございます。
大変恐縮ではございますが、今しばらくお待ちいただけますようお願い申し上げます。
ご迷惑をおかけいたしますこと、重ねてお詫び申し上げます。
[署名]
返信不要の場合の対応
相手からのメールに「返信不要」と明記されている場合は、基本的に返信は必要ありません。
ただし、内容を確認したことを伝えたい場合や、重要な情報が含まれている場合は、感謝の気持ちを込めて短い返信をしても良いでしょう。
「返信不要」の記載があっても、感謝の気持ちを伝えることで、相手に好印象を与えられます。
ただし、相手の意図を汲み取り、簡潔な返信に留めることが大切です。
例文：返信不要メールへの返信（確認の連絡）
件名：Re: [元のメールの件名]
[会社名] [部署名]
[役職名] [氏名]様いつもお世話になっております。[自分の会社名]の[自分の名前]です。
ご連絡ありがとうございます。
確かに[件名]の件、承知いたしました。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
[署名]
ビジネスメールは、件名、宛名、敬語、本文の書き方、そして返信のマナーなど、様々な要素が組み合わさって、相手への印象を決定づけます。
最後に、これまで解説してきた内容をまとめ、ビジネスメール初心者の方が陥りやすい失敗を回避するためのポイントを総括します。
ビジネスメールの返信マナーと遅延時の対処法
ビジネスメールにおいて、迅速かつ丁寧な返信は信頼関係構築の基本です。
ここでは、返信のマナーと遅延時の対処法を解説します。
24時間以内の返信を心がける
ビジネスメールは、24時間以内に返信するのを基本としましょう。
迅速な返信は、相手への配慮を示すとともに、業務を円滑に進めることにも繋がります。
例文：受信メールへの返信
件名：Re: [元のメールの件名]
[送信者名]様
お世話になっております。[自分の名前]です。
ご連絡ありがとうございます。
[内容について返信する]
今後ともよろしくお願いいたします。
返信が遅れる場合の連絡方法
何らかの理由で返信が遅れる場合は、その旨を事前に連絡することが重要です。
いつまでに返信できるか、具体的な期日を伝えるようにしましょう。
例文：返信遅延の連絡
件名：Re: [元のメールの件名]（ご返信遅れます）
[送信者名]様
お世話になっております。[自分の名前]です。
ご連絡ありがとうございます。
恐れ入りますが、[理由]のため、ご返信が[期日]まで遅れる見込みです。
ご迷惑をおかけしますが、何卒ご容赦ください。
[期日]までには必ずご返信いたします。
返信不要の場合の対応
相手からのメールに「返信不要」と記載されている場合は、基本的に返信は必要ありません。
ただし、内容を確認したことを伝えたい場合や、感謝の気持ちを示したい場合は、簡単なメッセージを送っても良いでしょう。
例文：返信不要メールへの返信（任意）
件名：Re: [元のメールの件名]
[送信者名]様
お世話になっております。[自分の名前]です。
ご連絡ありがとうございます。
内容、承知いたしました。
今後ともよろしくお願いいたします。
ビジネスメール初心者向けよくある失敗と対策のまとめ
ビジネスメールで特に注意したいポイントは以下の3点です。
- 件名：具体的に内容を伝え、開封を促す
- 宛名と敬称：相手に失礼のないよう、正しく記載する
- 返信：24時間以内を心がけ、遅れる場合は必ず連絡する
まずは、今回ご紹介した例文を参考に、テンプレートを作成してみるのがおすすめです。
自分なりの型を持つことで、スムーズにメールを作成できるようになりますよ。
ビジネスメールは、あなたの印象を大きく左右するコミュニケーションツールです。
最初は戸惑うこともあるかもしれませんが、基本をしっかり押さえて、自信を持ってメールを送れるようになりましょう。
あなたのビジネスが、メールを通じてさらに発展することを心から応援しています。
