予算案提出依頼メールの書き方と3つのポイント
予算案の提出依頼
件名：【ご依頼】[年度]年度 予算案ご提出のお願い
株式会社[会社名]
[部署名] [役職] [氏名]様お世話になっております。
株式会社[会社名]、[部署名]の[氏名]です。平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、[年度]年度の予算編成にあたり、誠に恐縮ではございますが、貴部署の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、大変お忙しいところ恐縮ですが、[提出期限]までにご提出いただきますようお願いいたします。
提出方法：[提出方法]
提出先：[提出先]ご多忙中大変恐縮ですが、
何卒ご協力のほど、よろしくお願い申し上げます。[署名]
予算編成の時期がやってきましたね。
企業の円滑な運営には、各部署からの正確な予算案が不可欠です。
でも、いざ依頼メールを書くとなると、「何を書けばいいのか」「どうすればスムーズに提出してもらえるのか」と悩んでしまうこともあるかもしれません。
この記事では、そんな悩みを解決するために、予算案提出依頼メールの書き方を徹底解説します。
基本構成から、作成時のポイント、注意点、よくある疑問まで、この記事を読めば、明日から自信を持って予算案の提出依頼メールを作成できるようになります。
まずは基本の構成から見ていきましょう。
予算案提出依頼メールの基本構成
予算案提出依頼メールは、ビジネスコミュニケーションの基本を押さえつつ、相手に失礼なく、かつスムーズに予算案を提出してもらうための工夫が必要です。
ここでは、メールの基本構成を2つの要素に分けて解説します。
件名と宛名の書き方
メールの件名は、内容を端的に伝えるだけでなく、受信者が「これは重要なメールだ」と認識できるようにする必要があります。
件名を見ただけで、何のメールか、誰からのメールかがわかるようにすることが重要です。
宛名は、部署全体に送る場合は「[部署名]の皆様」とし、個人に送る場合は、役職と氏名を正しく記載しましょう。
例文 件名と宛名
件名：【ご依頼】2025年度 予算案ご提出のお願い
[部署名] の皆様
この例文では、件名に【ご依頼】と明記することで、メールの重要度を伝えています。
また、年度を記載することで、どの予算案に関するメールかが一目でわかります。
宛名は、部署全体に送ることを想定して「[部署名] の皆様」としています。
依頼内容と提出期限の明記
メール本文では、なぜ予算案の提出が必要なのか、具体的に何を依頼したいのかを明確に伝える必要があります。
提出期限は、各部署が予算案を作成するのに十分な時間を考慮し、無理のない期日を設定しましょう。
また、提出方法や提出先についても明確に記載することで、担当者が迷うことなくスムーズに提出できるように配慮が必要です。
例文 依頼内容と提出期限
平素は格別のご尽力いただき、厚く御礼申し上げます。
さて、2025年度の予算編成にあたり、誠に恐縮ではございますが、貴部署の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、大変お忙しいところ恐縮ですが、[提出期限] までにご提出いただきますようお願いいたします。
提出方法：[提出方法]
提出先：[提出先]何卒ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
この例文では、最初に丁寧な挨拶で書き出し、次に予算案の提出を依頼する旨を明確に伝えています。
提出期限、提出方法、提出先についても記載し、担当者が迷うことなく提出できるように配慮しています。
予算編成メール作成の3つのポイント
予算案提出依頼メールを作成する上で、さらに気を配りたい3つのポイントがあります。
これらを意識することで、よりスムーズな予算編成が可能になります。
丁寧な言葉遣いを心がける
予算案の提出は、各部署にとって重要な業務の一つです。
そのため、依頼メールでは相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
特に、期日を守ってもらう必要があるため、相手に不快感を与えないように注意が必要です。
具体例としては、「ご多忙のところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を使うと、より丁寧な印象になります。
丁寧な言葉遣いの例
件名：[件名]
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。
さて、[年度]の予算編成につきまして、ご多忙のところ大変恐縮ですが、[部署名]の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、[提出期限]までにご提出いただけますよう、よろしくお願いいたします。
[署名]
予算案フォーマットの添付
予算案を提出してもらう際には、必ずフォーマットを添付しましょう。
フォーマットがないと、各部署がバラバラの形式で予算案を作成してしまい、集計や分析に手間がかかってしまいます。
フォーマットは、Excelなどの編集しやすい形式で提供するのがおすすめです。
また、フォーマットには、必要な項目や記入例を記載しておくと、各部署がスムーズに作成を進めることができます。
予算案フォーマット添付の例
件名：[件名]
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。
さて、[年度]の予算編成につきまして、[部署名]の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
予算案の作成にあたりましては、添付のフォーマットをご利用ください。[提出期限]までにご提出いただけますよう、よろしくお願いいたします。
[署名]
質問受付と担当者の明記
予算案の作成中に、各部署から質問が出る可能性があります。
そのため、メールには質問を受け付ける窓口と担当者を明記しましょう。
質問窓口を明確にしておくことで、各部署は安心して予算案の作成に取り組むことができます。
また、担当者を明記することで、質問がスムーズに処理され、回答も迅速に行えるようになります。
質問受付と担当者明記の例
件名：[件名]
[宛先]様
いつも大変お世話になっております。[部署名]の[氏名]です。
さて、[年度]の予算編成につきまして、[部署名]の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
予算案の作成にあたり、ご不明な点がございましたら、[担当者名]（[連絡先]）までお気軽にお問い合わせください。[提出期限]までにご提出いただけますよう、よろしくお願いいたします。
[署名]
予算管理ビジネスメールで注意すべき点
予算提出依頼文のテンプレート
予算案の提出を依頼するメールを作成する際、テンプレートを活用すると効率的です。
テンプレートを使うことで、毎回同じ内容を記述する手間が省けます。
また、記載漏れや誤字脱字も防ぐことができます。
予算提出依頼メールテンプレート
件名：[年度]予算案のご提出について
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、[年度]の予算編成にあたり、貴部署の予算案をご提出いただきたく、ご連絡いたしました。
つきましては、下記の要領にてご提出をお願い申し上げます。
- 提出期限：[提出期限]
- 提出先：[提出先]
- 提出形式：添付の予算案フォーマットをご利用ください。
ご不明な点がございましたら、[担当者名]までお気軽にお問い合わせください。
ご多忙中恐縮ですが、期日までにご提出いただけますよう、よろしくお願いいたします。敬具
[会社名]
[部署名]
[氏名]
[連絡先]
このテンプレートは、必要に応じて調整してください。
例えば、提出期限や提出先、提出形式などは、状況に応じて変更する必要があります。
提出状況の確認とリマインド
予算案の提出依頼メールを送った後は、提出状況を定期的に確認することが重要です。
提出期限が近づいてきたら、まだ提出していない部署や担当者にリマインドメールを送りましょう。
リマインドメールを送る際は、相手に不快感を与えないように配慮が必要です。
例えば、期限を過ぎていない場合は、催促ではなく、提出状況の確認を促すような文面にしましょう。
また、提出期限が過ぎている場合は、提出を促すとともに、何か問題があれば連絡するように促すことが重要です。
提出状況確認メール
件名：[年度]予算案のご提出状況について
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
先日は[年度]の予算案ご提出のお願いをさせていただきましたが、その後の進捗はいかがでしょうか。
提出期限の[提出期限]が近づいてまいりましたので、ご多忙中恐縮ですが、提出状況についてご確認させていただければと存じます。
もし何かご不明な点や問題がございましたら、お気軽にご連絡ください。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
[会社名]
[部署名]
[氏名]
[連絡先]
提出期限超過のリマインドメール
件名：【要ご対応】[年度]予算案のご提出について
[部署名] [役職] [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
先日は[年度]の予算案ご提出のお願いをさせていただきましたが、[提出期限]を過ぎてもご提出をいただいておりません。
大変恐縮ですが、至急ご提出いただけますようお願い申し上げます。
もし何かご事情がおありでしたら、お手数ですがご一報いただけたら幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
敬具
[会社名]
[部署名]
[氏名]
[連絡先]
これらのリマインドメールは、あくまでも例文です。
状況に応じて適宜修正して使用してください。
特に、提出期限を過ぎている場合は、相手の状況を考慮し、丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。
予算案提出依頼メール作成時のQ&A
部署ごとに依頼内容を変えるべきか
予算案の提出依頼をする際、部署ごとに依頼内容を変えるべきかどうかは、組織の規模や予算管理体制によります。
基本的には、各部署の特性や業務内容に合わせて、具体的な予算項目や必要な情報を明確に伝えることが望ましいです。
例えば、営業部には売上目標や販売促進費、開発部には研究開発費や人件費など、それぞれの部署が担当する主要な予算項目を中心に依頼をすることで、より正確で実用的な予算案を収集できます。
しかし、全ての部署に対して個別の依頼を作成することが難しい場合は、共通のフォーマットを基本としつつ、部署ごとに補足情報を加えるなどの工夫をすると良いでしょう。
重要なのは、各部署が予算案を作成する際に、何を考慮すべきかを理解できるように、明確かつ丁寧な説明を心がけることです。
部署別依頼の例
件名：[部署名] 2024年度予算案のご提出について
[部署名] 部長 [氏名]様
平素は格別のご尽力、誠にありがとうございます。
さて、2024年度の予算編成にあたり、[部署名]の予算案をご提出いただきたく、ご依頼申し上げます。
今回は特に、[具体的な予算項目]について、詳細な内訳と根拠を含めてご提出をお願いいたします。
提出期限は[提出期限]までとさせていただきます。ご多忙中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
経理部 [担当者名]
この例では、件名と宛名を部署ごとに変更し、本文では具体的な予算項目に触れています。
このように、部署ごとの状況に合わせて依頼内容を調整することで、より実効性の高い予算案を収集できます。
提出期限はどのくらいが適切か
予算案の提出期限は、予算編成のスケジュール全体を考慮して設定する必要があります。
一般的には、各部署が予算案を作成するのに十分な時間を確保しつつ、最終的な予算決定までの期間を考慮して、2週間から1ヶ月程度の期間を設定することが多いです。
提出期限が短すぎると、各部署は十分な検討時間が取れず、不正確な予算案が提出される可能性が高まります。
一方で、期限が長すぎると、予算編成のプロセスが遅延し、全体のスケジュールに影響を与える可能性があります。
また、提出期限を設定する際には、部署ごとの業務量や繁忙期を考慮に入れることも重要です。
例えば、月末や四半期末は業務が集中しやすいため、提出期限を避けるなどの配慮が必要です。
提出期限設定の例
件名：2024年度予算案ご提出のお願い
各部署ご担当者様
2024年度の予算案作成にあたり、ご協力をお願いいたします。
提出期限につきましては、[提出期限]とさせていただきます。
提出期限までにご提出いただきますよう、よろしくお願いいたします。
なお、ご不明な点がございましたら、経理部 [担当者名] までお気軽にお問い合わせください。
経理部 [担当者名]
この例では、具体的な提出期限を明記し、問い合わせ先も記載することで、各部署がスムーズに予算案を提出できるように配慮しています。
提出期限は、余裕を持たせつつ、全体のスケジュールを考慮して設定することが大切です。
予算案提出依頼メール作成のまとめ
予算案の提出依頼メール作成について、ここまで様々な角度から見てきました。
改めて、特に重要なポイントを3つに絞って確認しましょう。
- 件名で目的を明確にし、宛名を正しく記載する
- 依頼内容と提出期限を具体的に示す
- 丁寧な言葉遣いを心がけ、予算案フォーマットを添付する
これらのポイントを踏まえ、さらに一歩進んで、作成したメールを送信する前に必ず見直しをしてください。
特に、提出期限が明確に記載されているか、添付ファイルに間違いがないかなど、細部まで確認することで、よりスムーズな予算編成につながるでしょう。
今回の記事が、あなたの予算案提出依頼メール作成の一助となれば幸いです。
各部署からの予算案が集まり、精度の高い予算編成ができることを心から応援しています。
