ビジネスメール初心者必見！シーン別言葉遣いと例文集
シーン別の適切な言葉遣い
ビジネスメールでの言葉遣い、きちんと意識できていますか？
「メールの書き出しって何を書けばいいの？」「失礼のない言葉遣いってどうすれば…？」と、特に初めてビジネスメールを書く方は、悩むことも多いかもしれません。
ビジネスシーンにおいて、メールは重要なコミュニケーションツールです。
直接会って話すのとは違い、メールでは言葉遣い一つで相手に与える印象が大きく左右されます。
言葉遣いが適切でないと、相手に不快感を与えたり、誤解を生んだり、最悪の場合、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も…。
この記事では、ビジネスメールで適切な言葉遣いがいかに重要なのか、そして具体的なシーン別の言葉遣いと例文をたっぷりご紹介します。
この記事を読めば、もうビジネスメールで言葉遣いに迷うことはありません。
自信を持って、相手に好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを実現できるビジネスメールを作成できるようになります。
まずは、ビジネスメールで言葉遣いがなぜ重要なのか、その理由を詳しく見ていきましょう。
ビジネスメールで言葉遣いが重要な理由とは？
ビジネスメールにおける言葉遣いは、単なるマナー以上の意味を持ちます。
ここでは、その重要性を3つの側面から解説します。
第一印象を良くする言葉遣いの効果
ビジネスメールは、対面での会話とは異なり、表情や声のトーンが伝わりません。
そのため、言葉遣いが相手に与える第一印象を大きく左右します。
- 丁寧な言葉遣い: 相手への敬意を示し、好印象を与えます。
- くだけすぎた言葉遣い: 相手に不快感を与え、信頼を損ねる可能性があります。
- 誤った言葉遣い: 相手に不信感を与え、能力を疑われる可能性があります。
ビジネスの場では、初対面の人とメールでやり取りすることも少なくありません。
良い第一印象を与えることが、その後の良好な関係構築の第一歩となります。
良い例：新規取引先への挨拶メール
件名：〇〇株式会社 [会社名]様 ご挨拶
[宛先]様
初めてご連絡させていただきます。〇〇株式会社の[氏名]と申します。
この度は、貴社ホームページを拝見し、[商品/サービス]に大変興味を持ち、ご連絡いたしました。
つきましては、[商品/サービス]について、詳しくお話を伺う機会をいただけないでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
悪い例：新規取引先への挨拶メール
件名：〇〇株式会社について
[宛先]様
こんにちは！〇〇株式会社の[氏名]です！
ホームページ見ました！[商品/サービス]、めっちゃいいっすね！
詳しく教えてほしいんで、今度会えませんか？
よろしく！
誤解を防ぐ。明確なコミュニケーションの重要性
ビジネスメールでは、用件を正確かつ簡潔に伝えることが重要です。
曖昧な表現や回りくどい言い回しは、誤解を生む原因となります。
- 具体性: 5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識し、具体的に記述します。
- 簡潔性: 不要な言葉を避け、簡潔にまとめます。
- 正確性: 数字や固有名詞は正確に記述します。
誤解が生じると、業務の遅延やトラブルにつながる可能性があります。
明確なコミュニケーションを心がけることで、スムーズな業務遂行を実現できます。
良い例：会議日程調整メール
件名：【ご相談】〇〇会議の日程調整について
[宛先]様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の[氏名]です。
さて、〇〇会議の日程調整につきまして、ご相談がございます。
つきましては、[候補日1]、[候補日2]、[候補日3] のいずれかで、[時間]程度の会議を
開催させていただけないでしょうか。ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合の良い日時をご連絡いただけますと幸いです。
悪い例：会議日程調整メール
件名：会議について
[宛先]様
いつもありがとうございます！
例の件ですが、そろそろ会議しませんか？
いつがいいですかね？
連絡待ってます！
信頼関係を築く丁寧な言葉遣いの基本
ビジネスメールでは、相手への敬意を示す丁寧な言葉遣いが基本です。
丁寧な言葉遣いは、相手との良好な関係を築き、信頼を得るために不可欠です。
- 敬語: 尊敬語、謙譲語、丁寧語を適切に使い分けます。
- クッション言葉: 「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」などのクッション言葉を効果的に使用します。
- 挨拶: 状況に応じた適切な挨拶文を入れます。
信頼関係は、ビジネスを円滑に進める上で非常に重要です。
丁寧な言葉遣いを心がけることで、相手との信頼関係を深め、長期的なビジネスパートナーシップを構築することができます。
良い例：資料送付のお願いメール
件名：【お願い】〇〇資料のご送付について
[宛先]様
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の[氏名]です。
先日は、〇〇について貴重なお話をありがとうございました。
つきましては、〇〇に関する資料をご送付いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご対応いただけますと幸いです。
悪い例：資料送付のお願いメール
件名：資料くれ
[宛先]様
こないだの話の資料、送って。
早くね。
この後は、ビジネスメールにおける言葉遣いの基本をさらに詳しく解説していきます。
ビジネスメールの基本。丁寧な言葉遣いのポイント
ビジネスメールで適切な言葉遣いをすることは、相手に好印象を与え、信頼関係を築く上で非常に大切です。
ここでは、ビジネスメールで特に意識したい、丁寧な言葉遣いの基本を3つのポイントに分けて解説します。
敬語の種類と使い分け（尊敬語・謙譲語・丁寧語）
敬語は、相手への敬意を表すために不可欠な要素です。
ビジネスメールでは、主に尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類を使い分けます。
尊敬語
相手の動作や状態を高めて表現する言葉です。
例：「おっしゃる」「ご覧になる」「いらっしゃる」
謙譲語
自分側の動作や状態をへりくだって表現することで、相手への敬意を表す言葉です。
例：「申す」「拝見する」「伺う」
丁寧語
言葉遣いを丁寧にする言葉です。
文末を「です」「ます」「ございます」調にします。
これらの敬語を適切に使い分けることで、相手に失礼なく、かつ丁寧な印象を与えることができます。
状況や相手との関係性に応じて、適切な敬語を選びましょう。
例文：尊敬語の使用例
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[会議名]にご出席いただき、誠にありがとうございました。
[相手の名前]様がおっしゃっていた[内容]について、大変感銘を受けました。
この例文では、「おっしゃっていた」という尊敬語を使用することで、相手の発言に敬意を表しています。
例文：謙譲語の使用例
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[資料名]を拝見いたしました。
詳細なご説明、誠にありがとうございます。
この例文では、「拝見いたしました」という謙譲語を使用することで、自分が資料を見たことをへりくだって表現し、相手への敬意を示しています。
例文：丁寧語の使用例
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[質問内容]について、お伺いしてもよろしいでしょうか。
ご多忙のところ恐縮ですが、ご回答いただけますと幸いです。
この例文では、文末を「です」「ます」「ございます」調にすることで、丁寧な言葉遣いを心がけています。
クッション言葉で印象アップ
クッション言葉とは、相手に何かを依頼したり、断ったりする際に、直接的な表現を避けるために文頭に添える言葉です。
クッション言葉を使うことで、相手への配慮を示し、より丁寧な印象を与えることができます。
- 依頼時: 「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」「ご多忙のところ恐縮ですが」
- 断り時: 「あいにくですが」「せっかくですが」「大変心苦しいのですが」
- 質問時: 「失礼ですが」「よろしければ」「差し支えなければ」
例文：依頼時のクッション言葉
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
恐れ入りますが、[依頼内容]についてご検討いただけますでしょうか。
「恐れ入りますが」というクッション言葉を使うことで、依頼の言葉がより丁寧になり、相手に配慮していることが伝わります。
例文：お断り時のクッション言葉
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
せっかくのご提案ですが、今回は見送らせていただきたく存じます。
「せっかくのご提案ですが」というクッション言葉を使うことで、相手の提案に感謝しつつ、やむを得ず断るというニュアンスを伝えることができます。
ビジネスメールで避けるべき言葉遣い
ビジネスメールでは、相手に不快感を与えたり、誤解を招いたりする可能性のある言葉遣いは避けるべきです。
- 友達言葉: 「マジで」「ヤバい」「～っす」などの言葉は、ビジネスシーンには不適切です。
- 略語: 略語は相手に伝わらない可能性があるため、避けた方が無難です。
- あいまいな表現: 「多分」「～と思います」などのあいまいな表現は、責任感がない印象を与える可能性があります。
- 二重敬語: 「おっしゃられる」「ご覧になられる」など、敬語を重ねて使うと、かえって失礼になることがあります。
例文：避けるべき言葉遣いの例（友達言葉）
件名：[件名]
[宛先]様
[氏名]です。
マジでヤバいっす。納期、間に合わないっす。
このような言葉遣いは、ビジネスシーンでは絶対に避けましょう。
例文：避けるべき言葉遣いの例（あいまいな表現）
件名：[件名]
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[質問内容]についてですが、多分大丈夫だと思います。
「多分」「～と思います」という表現は、相手に不安感を与えてしまうため、ビジネスメールでは避け、「確認いたします」「問題ございません」など、断定的な表現を心がけましょう。
これらのポイントを踏まえ、ビジネスメールでは常に丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。
次は、具体的なシーン別に、どのような言葉遣いをすれば良いのか、例文を交えてご紹介します。
シーン別。ビジネスメールで使える言葉遣いと例文
ビジネスメールでは、相手や状況に合わせた言葉遣いが重要です。
ここでは、依頼、お礼、謝罪、催促の4つのシーン別に、具体的な例文とフレーズをご紹介します。
これらの例文を参考に、失礼のない、気持ちの良いコミュニケーションを心がけましょう。
依頼メールで使える言葉遣いと例文
依頼メールは、相手に何かをお願いする際に送るメールです。
相手に気持ちよく協力してもらえるよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
依頼メールのポイント
- 依頼内容を明確に伝える
- 相手への配慮を示す言葉を入れる
- 期日がある場合は明記する
例文：資料送付のお願い
件名：【お願い】[会議名]の資料送付について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[会議名]の件で貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
つきましては、会議で使用された資料一式をご送付いただけますでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、[期日]までにご対応いただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
このメールでは、件名で依頼内容を簡潔に伝え、本文で詳細を説明しています。
また、「お忙しいところ大変恐縮ですが」というクッション言葉で、相手への配慮を示しています。
さらに期日を明記することで、相手にいつまでに対応してほしいかを明確に伝えています。
例文：打ち合わせ日程調整のお願い
件名：【ご相談】[プロジェクト名]に関する打ち合わせ日程について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[プロジェクト名]について、[目的]のため、ぜひ一度お打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
つきましては、[候補日程1]、[候補日程2]、[候補日程3] のいずれかで、[宛先]様のご都合の良い日時をご教示いただけますでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
このメールでは、打ち合わせの目的を明確にすることで、相手に協力を仰ぎやすくしています。
また、複数の候補日程を提示することで、相手に選択肢を与え、調整の負担を軽減しています。
「ご教示いただけますでしょうか」という丁寧な表現で、相手に敬意を示しています。
お礼メールで使える言葉遣いと例文
お礼メールは、感謝の気持ちを伝えるためのメールです。
感謝の気持ちを率直に表現し、相手に良い印象を与えましょう。
お礼メールのポイント
- 何に対するお礼かを明確にする
- 感謝の言葉を具体的に述べる
- 今後の関係性への期待を込める
例文：会議後のお礼
件名：[会議名]のお礼
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
本日は、[会議名]にご参加いただき、誠にありがとうございました。
[宛先]様からいただいた貴重なご意見は、今後の[プロジェクト/業務]に大変参考になります。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
[署名]
このメールでは、会議への参加に対する感謝を具体的に述べています。
いただいた意見が参考になったことを伝えることで、相手に貢献できたという満足感を与えることができます。
さらに、今後の関係性への期待を込めることで、良好な関係を継続したいという意思を示しています。
例文：情報提供へのお礼
件名：[件名]に関する情報提供のお礼
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[件名]に関する貴重な情報をいただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、[具体的な成果]につながりそうです。
今後とも、何かとご相談させていただくことがあるかと存じますが、
その際は、何卒よろしくお願い申し上げます。[署名]
何に対するお礼かを明確にすることで、相手に感謝の気持ちが伝わりやすくなります。
情報提供によって得られた具体的な成果を伝えることで、相手に感謝の気持ちをより強く伝えることができます。
さらに、今後の関係性への期待を込めることで、良好な関係を継続したいという意思を示しています。
謝罪メールで使える言葉遣いと例文
謝罪メールは、ミスや不手際があった場合に、お詫びの気持ちを伝えるためのメールです。
誠意を込めて謝罪し、今後の対応について具体的に説明しましょう。
謝罪メールのポイント
- 何に対する謝罪かを明確にする
- 言い訳をせず、率直に謝罪する
- 今後の対応策を具体的に示す
例文：納期遅延のお詫び
件名：【お詫び】[商品名]の納期遅延について
[宛先]様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。[会社名]の[氏名]です。
この度は、[商品名]の納期が[遅延期間]遅れておりますこと、深くお詫び申し上げます。
[遅延理由]により、このような事態となってしまいました。
今後の対応といたしましては、[具体的な対応策]を講じ、[新しい納期]までには必ず納品いたします。
この度は、多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
[署名]
このメールでは、何に対する謝罪かを明確にし、深くお詫びする言葉を述べています。
遅延理由を簡潔に説明し、言い訳はしていません。
今後の対応策と新しい納期を具体的に示すことで、信頼回復に努めています。
例文：誤送信のお詫び
件名：【お詫び】メール誤送信について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先ほど、[宛先]様宛に誤った内容のメールを送信してしまいました。
大変申し訳ございません。
[誤送信の内容]について、[正しい内容]に訂正させていただきます。
今後は、このようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります。
この度は、誠に申し訳ございませんでした。
[署名]
このメールでは、誤送信というミスを率直に謝罪しています。
誤送信の内容と正しい内容を明確にすることで、相手の混乱を防ぐことができます。
今後の再発防止策を伝えることで、信頼回復に努めています。
催促メールで使える言葉遣いと例文
催促メールは、相手に依頼したことの進捗を確認したり、対応を促したりする際に送るメールです。
相手に不快感を与えないよう、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
催促メールのポイント
- 依頼内容を再確認する
- 相手の状況を気遣う言葉を入れる
- 返信期限を設ける場合は、柔らかい表現にする
例文：資料提出の催促
件名：【ご確認】[会議名]資料のご提出について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
[期日]までにご提出をお願いしておりました[会議名]の資料につきまして、
その後の状況はいかがでしょうか。お忙しいところ大変恐縮ですが、[期日]までにご提出いただけますと幸いです。
もし、ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお申し付けください。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
[署名]
依頼内容を再確認することで、相手に何を催促しているのかを明確に伝えています。
また、「お忙しいところ大変恐縮ですが」というクッション言葉で、相手への配慮を示しています。
返信期限を設ける場合は、「～いただけますと幸いです」という柔らかい表現にすることで、相手に圧迫感を与えるのを避けることができます。
例文：回答期限の確認
件名：【お願い】[件名]に関するご回答について
[宛先]様
いつもお世話になっております。[会社名]の[氏名]です。
先日は、[件名]についてお問い合わせいただき、ありがとうございました。
[期日]までにご回答いただけるとのことでしたが、その後の進捗状況はいかがでしょうか。
お忙しいところ大変恐縮ですが、[期日]までにご回答いただけますと幸いです。
何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
お手数をおかけしますが、よろしくお願い申し上げます。
[署名]
依頼内容を再確認することで、相手に何を催促しているのかを明確に伝えています。
「お忙しいところ大変恐縮ですが」というクッション言葉で、相手への配慮を示しています。
返信期限を設ける場合は、「～いただけますと幸いです」という柔らかい表現にすることで、相手に圧迫感を与えないことができます。
ビジネスメールの言葉遣いは、相手に与える印象を大きく左右します。
今回ご紹介した例文やフレーズを参考に、状況に応じた適切な言葉遣いを心がけましょう。
次は、ビジネスメールの言葉遣いに関してよくある質問について見ていきましょう。
ビジネスメールの言葉遣いに関するよくある質問
ここまでは、シーン別に適した言葉遣いと例文を紹介してきました。
ビジネスメールの言葉遣いは奥深く、他にも様々な疑問が浮かんでくるかもしれません。
ここでは、ビジネスメールの言葉遣いに関してよくある質問とその回答をまとめました。
「了解しました」は失礼？
「了解しました」は、目上の人に使うと失礼にあたる可能性があります。
「了解」は、相手と同等か目下の人に使う言葉だからです。
承知しました（例文）
件名：[件名]
[宛先]様
[書き出し]
[本文]
かしこまりました。[指示内容]について、[今後の対応]いたします。
「了解しました」の代わりに、「承知しました」や「かしこまりました」を使うと、より丁寧な印象になります。
「承知いたしました」は「承知しました」をさらに丁寧に表現した言い回しです。
状況や相手との関係性に応じて使い分けましょう。
「お世話になります」は毎回必要？
「お世話になります」は、ビジネスメールの冒頭でよく使われる挨拶ですが、毎回必ず必要というわけではありません。
社内メール（例文）
件名：[件名]
[宛先]さん
お疲れ様です。[自分の名前]です。
[本文]
頻繁にやり取りする相手へのメール（例文）
件名：[件名]
[宛先]様
いつもありがとうございます。[自分の名前]です。
[本文]
社内メールや、頻繁にやり取りする相手へのメールでは、「お疲れ様です」や「いつもありがとうございます」といった、より簡潔な挨拶でも問題ありません。
ただし、初めてメールを送る相手や、久しぶりに連絡を取る相手には、「お世話になります」を使うのが無難です。
返信が遅れた場合の適切な言葉遣いは？
返信が遅れた場合は、メールの冒頭でお詫びの言葉を添えましょう。
返信が遅れた場合のお詫び（例文）
件名：[件名]
[宛先]様
[書き出し]
返信が遅くなり、大変申し訳ございません。
[本文]
返信が遅れた場合のお詫び（例文2）
件名：[件名]
[宛先]様
[書き出し]
ご連絡が遅れましたこと、深くお詫び申し上げます。
[本文]
「大変申し訳ございません」や「深くお詫び申し上げます」といった表現を使うことで、より丁寧にお詫びの気持ちを伝えられます。
返信が遅れた理由を簡潔に説明することも、相手への誠意を示す上で大切です。
ビジネスメールの言葉遣いは、相手への配慮を示す重要な要素です。
今回ご紹介した内容を参考に、自信を持ってビジネスメールを作成してください。
最後に、ビジネスメールの言葉遣いに関するマナーをまとめます。
ビジネスメールの言葉遣いマナー まとめ
ビジネスメールの言葉遣いについて、特に重要なポイントをまとめます。
- 敬語を正しく使い分け、丁寧な言葉遣いを心掛ける。
- クッション言葉を活用し、相手への配慮を示す。
- 状況に応じた適切なフレーズを使い、誤解を防ぐ。
まずは、今回ご紹介した例文を参考に、実際にメールを作成してみるのがおすすめです。
繰り返し練習することで、自然と適切な言葉遣いが身につきますよ。
ビジネスメールは、あなたの印象を大きく左右する大切なツールです。
この記事が、あなたのビジネスコミュニケーションをより円滑にし、さらなるご活躍の一助となれば幸いです。
